タスク管理が苦手な人の5つの特徴と克服方法｜続く仕組みとツールの選び方

公開日 2026/1/26更新日 2026/10/6

監修：山田怜司（Notion認定コンサルタント）

「ToDoリストを作っても、気づくと見なくなっている」「やることが多すぎて、何から手を付ければいいか分からない」

手帳やアプリを変えても続かないと、「自分はタスク管理に向いていない」と考えてしまうかもしれません。ただ、うまくいかない理由を分けてみると、やることの置き方・分け方・見直し方などで止まっている場合があります。その場合は、止まっている場所を直せば、道具を変えなくても立て直せます。

結論から言うと、タスク管理が苦手な人がまずやることは、やることを1か所に集める・次の行動まで分ける・決まった時間に見直す、の3つを小さく回すことです。道具を変えるのは、そのあとで十分です。

本記事では、タスク管理が苦手な人に共通する5つの特徴、放置すると起きること、克服する5つの方法、ツール・アプリの選び方、Metooの支援現場で見てきた「続かない原因」を解説します。

なお、合同会社Metooでは、会社のタスク管理や情報共有の仕組みをNotionで整え、社内で使われ続ける状態まで定着させる支援を行っています。

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合同会社Metoo代表　山田怜司（管理の山田）

Notion認定コンサルタント・Notion公式アンバサダー・JCC認定プロコーチ。バックオフィス業務に16年携わった経験を活かし、法人40社以上（2026年4月時点）にNotion導入・活用のコンサルティングを提供。YouTube登録者は23,000人超（2026年9月時点）。業務効率化やチームマネジメントに強みを持つ。

タスク管理が苦手な人に共通する5つの特徴

タスク管理がうまくいかないときは、やることの「置き方」「分け方」「選び方と見積もり方」「仕組みの作り方」「見直し方」のどこで止まっているかを確かめます。当てはまるものを見つけるための目安が、次の5つの特徴です。

やることを頭の中だけで覚えている
タスクが大きいまま、次の行動が見えない
全部を今日やろうとして、かかる時間を見積もっていない
仕組みを最初から作り込みすぎている
書き出したまま、見直す時間がない

当てはまる特徴が分かれば、次の章以降で対応する方法を選べます。

やることを頭の中だけで覚えている

頼まれごとや思いついた用事を頭の中だけで覚えている場合、忙しくなって抜け落ちても、抜けたこと自体に気づきにくくなりがちです。抱えている量も目に見えないため、新しい仕事を引き受けてよいかを判断しにくい場合があります。

メモを取っていても、手帳・付せん・スマホのメモ・チャットの自分宛てメッセージのように書く場所が散らばっている場合は、頭の中で覚えているのと近い状態になりがちです。どこに何を書いたかを覚えておく必要が出てくるからです。

タスクが大きいまま、次の行動が見えない

「企画書を作る」「経費を整理する」のような書き方は、やることの名前であって、手を動かす単位ではありません。この書き方のままだと、読んでも何から始めればよいかが決まらず、着手が後回しになる場合があります。

大きいまま置かれたタスクは、どこまで進んだのかも分かりにくくなりがちです。「構成案を箇条書きで書く」「先月分の領収書を集める」のように、次にやる行動が1つ見える言葉になっているかを確かめると、この特徴に当てはまるかどうかが分かります。

全部を今日やろうとして、かかる時間を見積もっていない

書き出したやることを全部同じ重さで扱い、目についたものから手を付けている場合、期限の近いものや、ほかの人に影響するものが後回しになる場合があります。1つひとつにかかる時間を見積もらずに予定を組んでいる場合は、1つの遅れで1日の計画が崩れがちです。

予定が崩れた分を夜や翌日に回すと、次の日の計画も崩れる場合があります。頼まれた仕事を断れずに抱え込んでいる場合も、自分が抱えている量を時間で把握できているかを確かめると、引き受けられるかどうかを判断しやすくなります。

仕組みを最初から作り込みすぎている

色分け・タグ・優先度・カテゴリなどを最初から細かく決めた場合、項目が増えるほど1件を書き込む手間が増えます。忙しい日にはその手間をかけられず、入力そのものを飛ばしがちです。新しいアプリを入れるたびに設定から始める場合も、使い始める前に手間がかかります。

入力を飛ばした日が続くと、リストと実際のやることがずれ、リストを見なくなる場合があります。毎日続けるには手間が大きすぎないかを確かめると、この特徴に当てはまるかどうかが分かります。

書き出したまま、見直す時間がない

やることを書き出すことはできても、そのあとに見直す時間を取っていない場合、リストには終わったもの・もう不要なもの・いつやるか決まっていないものが混ざりがちです。書き足すだけで消さないリストは、日を追うごとに長くなります。

古い項目が増えたリストは、見ても今やるべきことが分かりにくくなります。リストを信用できなくなると、また頭の中で覚える状態に戻る場合があります。書き出すことと同じように、見直す時間を決めておく必要があります。

タスク管理が苦手なまま放置すると起きる4つのこと

苦手なまま放置すると、期限の抜け漏れ、大事な仕事の後回し、残業の増加、相談の遅れが起きることがあります。それぞれ、前の章の特徴とつながっています。

起きること	つながる特徴	対応する方法（次の章）
期限を忘れる・頼まれごとが漏れる	頭の中だけで覚えている	方法1
目の前の作業に追われ、大事な仕事が後回しになる	タスクが大きいまま、次の行動が見えない	方法2
予定が崩れ、残業や持ち帰りが増える	全部を今日やろうとして、時間を見積もっていない	方法3
遅れに気づくのが遅れ、相談が間に合わない	見直す時間がない	方法5

右の列は、次の章で説明する方法の番号です。全部を一度に始めなくても、表の中で自分に当てはまる行の方法から取り入れられます。

仕事をチームで進めている場合は、1人の遅れがほかのメンバーの予定にも響きます。チーム全体でタスクを共有する仕組みや道具の選び方は、チームで使うタスク管理ツールの選び方とコツで解説しています。

苦手なタスク管理を克服する5つの方法

優先順位の付け方の型（アイゼンハワーマトリクス）や、時間を区切って集中する方法（ポモドーロテクニック）など、詳しい手順はタスク管理を上手に行う方法に任せ、ここでは苦手な人が止まりやすい点と、その直し方を扱います。方法は、特徴の章の5つに上から順に対応しています。

方法1：やることを1か所に集めて書き出す
方法2：タスクを「次にやる行動」の言葉で書く
方法3：今日やるものを選び、かかる時間を見積もる
方法4：書き込む項目は少なく始める
方法5：決まった時間に見直して、リストを信用できる状態に保つ

やることを1か所に集めて書き出す

止まりやすいのは、置き場所を決めたあとも、チャットやメールで頼まれたことが元の場所に残ったままになる場合です。仕事と私用を別々に書いている場合も、置き場所が2つに分かれます。直し方は、「やることは、ここを見れば全部ある」と言える場所を1か所に決め、頼まれたらその場で写すことです。

置き場所は紙のノートでもアプリでもかまいません。紙とアプリを両方使う場合も、やることを書く場所はどちらか1つに決めておきます。書くときは思いついた言葉のまま入れ、分類や優先度は方法5の見直しでまとめて決めると、書く手間が増えません。

タスクを「次にやる行動」の言葉で書く

止まりやすいのは、「企画書を作る」のように、タスクの名前のまま置いてある場合です。直し方は、すぐに手を付けられないタスクを、最初の一歩の行動に言い換えることです。「企画書を作る」なら「去年の企画書を開いて構成を確認する」、「歓迎会の準備」なら「候補の店を3つ調べる」という具合です。

目安は、タスクを読んだ瞬間に、何をすればよいかが分かることです。動詞で終わる言葉にすると、行動が見えやすくなります。全工程を見通せない大きな仕事でも、最初の一歩だけ分ければ始められます。その一歩が終わった時点で、次の一歩を書き足します。

今日やるものを選び、かかる時間を見積もる

止まりやすいのは、途中で差し込みの依頼が来て、選んだ順番が崩れる場合です。直し方は、集めたやることの中から、期限が近いものと、やらないとほかの人や仕事に影響が出るものを今日やるものとして選び、差し込みは今すぐ対応しないと困るもの以外を置き場所に書いて、次に選ぶときに入れ直すことです。

選んだものには、かかりそうな時間を書き添えます。1日の終わりに見積もりと実際の時間を比べると、自分の見積もりのずれ方が分かります。見積もりの合計が使える時間を超える場合は、今日やるものを減らします。

書き込む項目は少なく始める

止まりやすいのは、使い始めてすぐに、色分けやタグ、優先度の項目を足したくなる場合です。直し方は、紙でもアプリでも、最初はやることの名前と、期限がある場合の期限くらいから書き始め、使ってみて「これがないと困る」と分かった項目だけを足すことです。

アプリを使う場合も、最初から細かく設定しなくてかまいません。1件を入れる手間が小さければ、忙しい日でも入力にかかる時間を抑えられます。足した項目を使っていないと気づいたときは、その項目を外して、1件を入れる手間を元に戻します。

決まった時間に見直して、リストを信用できる状態に保つ

止まりやすいのは、忙しい日に見直しが後回しになる場合です。直し方は、1日の始めか終わりに見直す時間を決め、終わったものに印を付け、不要になったものを消し、書き出しただけのものには「いつやるか」を決めることです。予定に入れるもの、あとで考えるもの、やらないと決めるものに分けると、リストに残るのは今後やるものだけになります。

見直しの時間は、「時間があればやる」ではなく、毎日の予定として先に入れておきます。予定に入れていない場合、忙しい日から見直しが抜け、特徴の章の「見直す時間がない」状態に戻りがちです。

タスク管理が苦手な人のツール・アプリの選び方

ツールは、機能の多さではなく、「1人で使うか、共有するか」「タスクだけか、資料やメモもつなげたいか」の2つで選びます。今の道具で1か所に集められているなら、無理に変える必要はありません。

使い方	道具の例	選ぶときの見方
自分1人で、やることを忘れなければよい	紙の手帳、スマホのToDoアプリ、 Trelloなどのボード型のツール	すぐ書けて、自分が続けやすい形（リスト・カード）か
チームで、担当者と期限を共有したい	Asana、Notionなどチームで使えるツール	全員が同じ場所を見て更新できるか
タスクを資料・議事録・メモとつなげて管理したい	Notion	タスクと関連する情報を 1か所にまとめられるか

道具を変える前に、克服する5つの方法が今の道具で回っているかを確かめます。回っていない場合は、道具よりも先に使い方を見直す余地があります。回っていて、それでも足りない機能がはっきりした場合は、その機能を基準に道具を選ぶと、乗り換えたあとに何を使うかで迷いません。

Notionでタスクを管理する場合は、ステータス・担当者・期日の項目を持つデータベースを「タスクデータベース」に変換すると、ワークスペース内のタスクデータベースから自分のタスクが「マイタスク」に集まります（2026年10月時点）。作り方の手順は、Notionでのタスク管理の方法で解説しています。

Notionの基本はNotionとは？初心者でも押さえておくべき基本機能、ほかのツールとの違いはNotionとTrelloの違い・使い分けとNotionとAsanaの違い・選び方で比べています。

参考：スプリントとタスクデータベース（Notionヘルプセンター）

Metooの支援現場で：タスク管理が続かない原因と、削るもの・残すもの

ここは、会社やチームでタスク管理を導入する相談で見てきたことです。Metooの支援現場で見る「タスク管理が続かない」原因は、道具の機能よりも手前にあります。やり方を1つにそろえようとすること、「あれもこれも」と作り込みすぎること、何のためにやるのかに納得できていないことの3つです。

続かない原因は、やり方の統一と「あれもこれも」

タスク管理のやり方は、人それぞれがこれまでの経験から自分の型を持っています。そのため、組織で「このやり方でやりましょう」と1つに統一すること自体が、とても難しいことです。これはNotionに限りません。

Notionの場合は、いろいろなことができるからこそ、あれもこれもと項目や機能を足して複雑になり、手間ばかりかかって運用できなくなる、という話をよく聞きます。そして、「どんな状態を目指してタスク管理をするのか」にみんなが納得できていないと、続けることは難しくなります。使われ続ける会社と途中で止まる会社の差は、運用ルールと仕組み、そして目的の設計にあると考えています。

まず入れるのは3つの項目と3つのビュー。やり方は選べるようにする

支援先でタスク管理を作るとき、欠かせないのは、ステータス・日付・担当者の3つの項目と、「自分のタスク」「未完了」「完了」の3つのビューです。複雑な仕組みより、こうした基本と使いやすさを先に押さえます。必要そうな項目をたくさん足して、使われていない項目が多くなっているデータベースも多く見てきました。その場合は、目的に必要な情報を整理し直し、使われていない項目を削ります。

そのうえで、やり方は複数から選べるようにします。チェックを付けるだけで完了にする単純なToDoの形、ボタンを押して完了した時刻を記録する形、ステータスと実行予定の日付で管理する形などを、1つのデータベースに別々のビューとして用意し、使う人が自分に合うものを選べるようにするのがMetooの対処です。そろえるのは「Notionでタスクを管理する」という点と、時間をすべて記録するといった組織にとって必須のルールです。

メモの扱いも同じ考え方です。メモを用途ごとに分けると、書くたびに分ける判断が必要になり、続かなくなります。後でやることのメモはタスクとして同じ場所に入れ、手を付けていないものを「インボックス」として残しておき、毎日のルーティンとして整理する運用をおすすめしています。詳しくはNotionでのメモ管理の方法で解説しています。

道具を移さなくてよい場合もある

相談を受けても、道具を移すことを勧めない場合があります。個人で使っている道具を、無理にNotionへ移すよう勧めることは基本的にありません。

チームのタスク管理についても、目的がはっきりしないまま全員のやり方をそろえようとしている場合は、統一すること自体をやめる提案のほうが、どちらかといえば多いです。紙で管理している場合も、Notionをどう使うかより先に、デジタルにどう移していくかを整理するところから始めます。

タスク管理が苦手な人によくある質問

Q. スケジュール管理とタスク管理は何が違いますか？

スケジュールは会議や外出のように日時が決まった予定、タスクは期限までに終わらせる作業です。別々の場所で見ていると、予定で埋まった日に作業を入れてしまうことがあります。Notionカレンダーは、Google・iCloud・Microsoft Outlookのカレンダーと一緒に、Notionのデータベースを並べて表示できます。なお、Outlookカレンダーのモバイル対応は近日公開予定です（2026年10月時点）。使い方はNotionカレンダーの使い方で解説しています。

Q. 期限を忘れないようにするには、どうすればよいですか？

期限にリマインダーを設定すると、指定したタイミングで通知を受け取れます。Notionでは、データベースの日付の項目をクリックし、30分前などリマインダーを受け取るタイミングを設定します。通知は受信トレイとプッシュ通知で届き、Notionを開いていないときはメールでも届きます。なお、繰り返しのリマインダーにはまだ対応していません（2026年10月時点）。

参考：リマインダー（Notionヘルプセンター）

Q. 毎週の定例準備のような、繰り返しの作業はどう管理すればよいですか？

繰り返す作業は、決まった間隔で自動的にタスクが作られるようにしておくと、毎回書き出す必要がなくなります。Notionでは、データベーステンプレートの「•••」から「繰り返し」を設定すると、毎日・毎週・毎月・毎年の間隔と、開始日・作成する時間を指定して、そのテンプレートのページを作れます（2026年10月時点）。

参考：データベーステンプレート（Notionヘルプセンター）