システム導入で業務効率化はどこまでできる？選び方と進め方を解説

「システムを入れれば業務が楽になると思ったのに、思ったほど変わらない」「業務効率化のシステムを検討しているが、何から決めればよいか分からない」

業務効率化のシステムは種類も製品も多く、比べ始めると機能や料金の違いばかりに目が行きます。その結果、入れたあとに「誰がどう使うのか」が決まらないまま、使われなくなることもあります。

結論から言うと、手順とルールが決まっている作業は、システムに任せやすい作業です。一方で、何を目指すか、どう運用するか、例外をどう扱うかは人が決めることです。Metooの支援現場では、ここが定まらないまま高機能なシステムを入れ、使いこなせない・続かないという例を多く見てきました。そのため、システムを選ぶ前に、今の業務の棚卸しと目的の設定から始めます。

本記事では、システムでできること・できないことの線引き、業務効率化に使われるシステムの種類、導入の進め方の5つのステップ、新しいシステムを入れるか今のツールを改善するかの判断基準、選ぶときに確かめる4つのこと、Metooの支援現場で見てきた詰まりどころを解説します。

なお、合同会社Metooでは、業務の棚卸しと目的の設定から、運用とルールの設計、Notionでの仕組みづくり、社内で使われ続けるまでの定着を支援しています。

Notion導入・定着支援（Purpose Engine）を見る

業務の情報を1か所にまとめる道具として、Metooが支援で使っているNotionの基本の使い方を、動画でも解説しています。あわせてご覧ください。

     

システム導入で業務効率化はどこまでできる？

システムに任せやすいのは、「いつ・誰が・何を・どの順で」が決まっている作業です。入力・集計・転記・連絡のように手順が決まっていれば、システムが速く正確に繰り返してくれます。反対に、目的や基準そのものを決めることは、システムには任せられません。

業務を4つの場面に分けると、システムに任せやすいことと、人が決めることは次のように分かれます。

場面	システムに任せやすいこと	人が決めること
入力・集計	決まった形式での入力、 自動の集計、転記をなくす	何を記録するか、 どの項目で集計するか
連絡・承認	決まった順番での回付、 次の人への通知	誰が承認するか、 差し戻しや例外の扱い
情報の共有	1か所に集めて、 誰でも検索できるようにする	何をどこに残すか、 誰がいつ更新するか
判断	条件が決まった振り分け、 基準に沿った候補の提示	基準そのもの、 前例のない判断と最終判断

表の右の列が決まっていないままシステムを入れると、紙やExcelで起きていた迷い・確認・待ちが、システムの中でもそのまま起きることがあります。入力する人によって書き方が違う、承認が誰で止まっているか分からない、といった状態です。

つまり、システムにどこまで任せられるかは、業務のうち、手順とルールが決まっている部分がどれだけあるかによって変わります。基準に沿った判断をシステムに任せる場合も、その基準を決めるのは人です。

業務効率化に使われるシステムの種類と、効率化しやすい業務

業務効率化に使われるシステムは、どの業務の手間を減らすかで種類が分かれます。代表的な種類と、効率化しやすい業務、入れる前に決めておくことをまとめると次のとおりです。

システムの種類	効率化しやすい業務	入れる前に決めておくこと
勤怠管理・ 給与計算	打刻の集計、 給与計算への転記	就業のルール、締め日、 休暇や残業の申請方法
会計・ 経費精算	仕訳の入力、 領収書の回収と精算	経費の区分の付け方、 精算の締め日
顧客管理・ 営業支援	顧客の情報と 商談の進み具合の共有	顧客と案件の区切り方、 商談の段階の名前
ワークフロー （申請・承認）	稟議や申請の回付、 進み具合の確認	申請の種類ごとの承認者、 金額などの基準
情報共有 （社内wiki、予定や掲示板を 共有するグループウェア）	マニュアル・議事録・ お知らせの共有	ページやフォルダの分け方、 古い情報の整理のしかた
業務の自動化 （パソコン操作を自動化するRPA、 システム同士をつなぐ連携ツール）	決まった手順の繰り返し、 システム間の転記	自動にする手順、 止まったときに直す人

どの種類にも、右の列の「入れる前に決めておくこと」があります。システムはこの部分を代わりに決めてはくれません。たとえばワークフローのシステムを入れても、承認の経路や差し戻したあとの戻り先が決まっていなければ、申請はシステムの中で止まります。申請・承認の流れを、誰から誰へ何が渡るかから書き出して仕組みにする例は、Notionでワークフローを可視化する方法で解説しています。

同じ種類のシステムにも多くの製品があり、機能や料金はそれぞれ違います。製品ごとの違いは各社の公式サイトで確かめることにして、まずは自社で手間がかかっている業務がどの種類に当たるかを見極めます。どの種類から手を付けるかは、次の章の進め方で決めます。

システム導入で業務効率化を進める5つのステップ

システム導入は、棚卸し→目的の設定→課題と優先順位→運用とルールの設計→手段を決めて試すの順に進めます。どのシステムを入れるかを決めるのは、5つ目のステップです。

1.今の業務と情報の流れを棚卸しする

最初に、今の業務がどう進んでいるかを書き出します。誰がどの作業をしていて、どの情報をどこに記録し、それを誰が受け取って何に使っているかです。部署ごとの細かい作業と、部署をまたぐ会社全体の流れの両方を見ます。

紙・Excel・チャット・個人のメモなど、記録が散らばっている場所もあわせて洗い出します。置き場所を並べると、同じ情報を何度も書き写していることや、どれが最新版か分からない情報に気づけます。あわせて、置き場所ごとに、誰がその記録を何に使っているかも確かめます。見落とした使われ方があると、切り替えたあとに困る作業が出てくるためです。

2.目指す状態（目的）を決める

次に、システムを入れて「どんな状態を作りたいか」を決めます。「業務を効率化したい」だけでは、どの作業から変えればよいか、何をもって効率化できたとするかが決まりません。

たとえば「案件の状況を、担当者に聞かなくても管理者が画面で把握できる」「申請が今どこで止まっているかを、申請した人が自分で確かめられる」のように、誰が・何を・どうできるようになるかまで言葉にします。あわせて、経営層と現場の担当者で、思い描いている状態がずれていないかを確かめます。目指す状態が人によって違うと、システムを選ぶ基準や使い方も人によって変わるためです。

3.目的との差分を課題にし、優先順位をつける

棚卸しした今の状態と、目指す状態を並べ、その差を課題として書き出します。差はいくつも見つかるため、すべてを同時に解決しようとせず、どこから手を付けるかの順番を決めます。

順番を決めるときは、課題ごとに影響する業務と、関わる人の範囲を確かめます。部署をまたぐ課題なら、その情報を前提にしているほかの部署の作業も確認します。何度も転記されている情報なら、どこで誰が転記しているかを書き出します。1つの作業だけの課題なら、その作業に合った小さな道具で済むかどうかも検討の対象になります。

4.運用とルールを設計する

優先する課題について、システムを入れたあとの運用とルールを決めます。誰が・いつ・何を入力するか、誰が確認や承認をするか、差し戻しや例外が出たときにどこへ戻すか、といった決めごとです。

あわせて、決めたルールを、ふだんの作業の流れの中で無理なく守れるかを確かめます。入力する画面がふだん使っている画面と別になっていないか、入力する項目が目的に対して多すぎないか、といった点です。ここまで決めると、必要なシステムの条件がはっきりします。「この項目を、この人が、この順番で扱えること」が、次のステップでシステムを選ぶときの物差しになります。

5.手段を決めて、小さく試しながら直す

最後に、設計した運用とルールを実現する手段を決めます。新しいシステムを入れるのか、今使っているツールの使い方を改善するのかは、ここで判断します（判断の目安は次の章）。

手段が決まったら、全社に広げる前に、1つの部署や1つの業務で試せるかを検討します。試した範囲で、決めた運用どおりに回るか、見落としていた使い方がないかを確かめ、使いながら直せます。今のやり方から切り替える場合は、古いやり方をいつまで残すか（並行して使う期間）も決めておきます。

新しいシステムを入れるか、今のツールを改善するかの判断基準

判断の基準は、ステップ4で決めた運用とルールを、今のツールで回せるかどうかです。回せるなら今のツールの使い方を改善し、回せない理由がツールの側にあるときに、新しいシステムを検討します。状況ごとの目安は次のとおりです。

今の状況	向いている選択
必要な機能は今のツールにあるが、 人によって使い方や書き方が違う	今のツールのまま、 運用とルールを決め直す
1つの部署・1つの作業だけで 困っている	その作業に合った 専用のツールで済ませる
同じ情報を何か所にも転記している、 最新版がどれか分からない	情報を1か所にまとめる システムを検討する
部署をまたいで情報を集め、 活用したい	情報の基盤になる ツール（Notionなど）を検討する
手順が決まった繰り返しの作業が 多い	自動化を検討する。 止まったときに直せる人も決める

表の1行目のように、困りごとの原因が運用とルールにある場合は、新しいシステムに替えても同じことが起きやすくなります。この場合は、まず今のツールで運用とルールを決め直し、それでも回らない理由がツールの側にあるかを確かめます。

新しいシステムを入れる場合は、データを移す手間と、全員が新しい画面に慣れるまでの時間もかかります。今のツールから情報を移すときの進め方は、Notionへの移行の進め方で、移すものと残すものの考え方とあわせて解説しています。

システムを選ぶときに確かめる4つのこと

新しいシステムを選ぶときは、機能の多さではなく、決めた運用を回せるか、社内で続けられるか、ほかの情報とつながるか、費用と手間が見合うかの4つを確かめます。

決めた運用とルールを、そのまま回せるか

ステップ4で決めた「誰が・いつ・何を入力し、誰が確認するか」を、そのシステムで再現できるかを確かめます。入力する項目、承認の経路、通知の相手、見る人ごとの画面などです。

機能が多いシステムほど、使わない機能も増えます。自社の運用に必要な機能がそろっているかを先に確かめます。使わない機能が多いと、画面や設定が複雑になり、覚えることも増えます。無料の試用期間があれば、実際の業務の一部を入れて、決めた流れで回るかを確かめると、導入後のずれを減らせます。

社内で設定を直し、運用し続けられるか

業務は変わり続けるため、導入したあとも、項目を足す・流れを変えるといった直しが必要になります。そのたびに外部の業者に頼まないと直せない、作った人しか分からない、という状態では、直しが追いつかず使われなくなるおそれがあります。

選ぶときは、社内の誰が設定を直し、運用を見守るのかまで決めておきます。複数のシステムを自動でつなぐ場合も同じで、つなぎ方が複雑になるほど、仕様が変わったときに止まりやすくなります。直せる人がいない場合に、自動でつながなくても人の運用で回せるかも確かめておきます。

ほかの情報と1か所につながるか

1つの業務だけを見て選ぶと、システムごとに情報が分かれ、同じ顧客や案件の情報を何か所にも入力することになります。部署をまたいで情報を使いたいのに、それぞれのシステムを開いて回らないと全体が分からない、という状態です。

そのため、そのシステムに入れた情報が、ほかの業務の情報と1か所にまとまるかを確かめます。今使っているツールとつなげられるか、データを書き出して移せるかも見ておくと、将来ほかのシステムに替えるときにも困りません。

導入と運用にかかる費用と手間が、効果に見合うか

費用は、月額や初期費用だけではありません。データの移行、使い方の研修、ルールづくり、導入したあとの設定の直しといった、社内の人の時間もかかります。見積もりを比べるときは、こうした社内の手間も含めて考えます。

効果は、ステップ2で決めた目指す状態に近づくかで考えます。あわせて、減らせる手間より、増える管理の手間のほうが大きくならないかを確かめます。中小企業がシステムを導入するときに使える補助金については、よくある質問で紹介します。

Metooの支援現場：システムを入れても効率化しないのは、運用とルールが決まっていないから

Metooの支援現場で、システムを入れても業務効率化につながらなかった会社を見ると、詰まっているのは、ほとんどが運用とルールの設計です。

高機能なシステムを入れていても、それをどう運用するか、組織としてどんなルールにするかが定まっていないと、うまく使いこなせなかったり、続けられなかったりします。そうなると、システムを入れた意味がなくなってしまいます。これまで、そうした例をたくさん見てきました。

そのため、「新しいシステムを入れるか、今のツールを改善するか」という相談を受けたとき、Metooではその問いから入りません。「どのシステムにするか」から考え始めること自体が、順番として違うと考えているからです。

最初にやるのは、現状の棚卸しと目的の設定です（進め方は5つのステップのとおり）。運用とルールまで決まると、新しいシステムを入れるのがよいか、今のツールを改善するのがよいかは、自然と決まっていきやすくなります。

今の業務や業務フローをすべて把握できている人は社内にほとんどいないため、会社全体と部署ごとの業務の両方から把握します。

期間は、MetooのNotion導入支援では移すものの範囲で変わり、データだけなら1週間程度、仕組みごと見直す場合は数か月から1年近くかかります（詳しくはNotionへの移行の進め方）。

また、局所的な課題なら専用のツールで十分で、Notionは組織の情報を資産にしていくためのツールだと考えています。仕組みを選ぶときも、運用し続けられない仕組みは入れません。理想より手間が1つ増えても、社内で回し続けられる形を選びます。Notionを組織の情報の基盤にすると決めたあとの進め方は、Notionの企業導入が難しい理由と進め方で解説しています。

システム導入による業務効率化に関するよくある質問

Q. システム導入に使える補助金はありますか？

中小企業・小規模事業者等を対象に、「デジタル化・AI導入補助金2026」（旧：IT導入補助金）があります。労働生産性の向上を目的として、デジタル化やDX等に向けたAIを含むITツール（ソフトウェア、サービス等）の導入を支援する制度です（2026年10月時点、中小企業庁のミラサポplusで確認）。対象となるツールや補助額、申請の時期は公募ごとに決まるため、申請を考えるときは公募要領で最新の条件を確かめてください。

参考：デジタル化・AI導入補助金2026の公募要領を公開（ミラサポplus）

Q. 業務効率化の効果は、どう測ればよいですか？

ステップ2で決めた目指す状態に近づいたかが分かる数字を、導入の前と後で比べます。たとえば、1件の申請が承認されるまでの日数、担当者への確認の問い合わせの件数、同じ情報を転記している回数などです。効果を比べるには導入前の数字が必要なので、システムを入れる前に、今の状態を一度測っておきます。ログイン数のように、使われているかどうかだけを示す数字は、効果を測る数字とは分けて見ます。

システム導入による業務効率化でお悩みなら「合同会社Metoo」にご相談ください

システム導入で業務効率化を進めるときの要点をまとめます。

• 手順とルールが決まっている作業は、システムに任せやすい
• 目的・運用・例外の扱いは人が決める。定まらないまま入れると、高機能なシステムでも使いこなせない・続かないことがある
• 進め方は「棚卸し→目的→課題と優先順位→運用とルール→手段を決めて試す」の順
• 新しいシステムか今のツールの改善かは、決めた運用を今のツールで回せるかで決める
• 選ぶときは、運用を回せるか・社内で続けられるか・ほかの情報とつながるか・費用と手間が見合うかを確かめる

システムの種類や製品は、これからも増え、入れ替わっていきます。それでも、「何を目指し、どう運用するか」を先に決めておけば、どのシステムを選ぶか、今のツールで足りるかを自分たちで判断できます。この順番は、使う道具が変わっても変わりません。

合同会社Metooでは、業務の棚卸しと目的の設定から、運用とルールの設計、Notionでの仕組みづくり、社内で使われ続けるまでの定着を支援しています。自社に合う進め方を相談したい方は、サービスと料金をご覧のうえ、お気軽にご相談ください。