【当たり前が変わった】情報の乱立・属人化を乗り越え、共有知を集約するNotionコンサル事例

株式会社AZismは、ラーメン店「大和家」や居酒屋「ダンダダン酒場」「串カツ田中」などの飲食業態に加え、トレーディングカード専門店「PAO」を展開する、グループ約40店舗を擁する企業です。今回、営業サポート部で全社のバックオフィスを統括する外海様に、Notion導入の背景から成果、そしてチームに起きた変化についてお話を伺いました。

この事例のキーワード

Notion導入支援、情報一元化、タスク管理改善、社内ポータル構築、AI活用、チームのマインドチェンジ

     

プロフィール

会社紹介

会社名：株式会社AZism（エーゼットイズム）

Webサイト：https://www.az-zone.com/gaiyou/

設立：1986年4月1日

従業員数：990名（パート・アルバイト含むグループ合計／2026年1月時点）

所在地：東京都立川市西砂町2-17-4

主な事業：飲食業（ラーメン・居酒屋）、小売業（トレーディングカード・TVゲーム）、サバイバルゲームフィールド運営 他

ツールが変わるたびに大事な情報が置き去りになっていた

山田： 本日はお忙しい中ありがとうございます。まず、Notionを導入する前の御社の状況を教えていただけますか？

外海様： 社内SNSのTalkNoteを使っていましたが、フロー情報がメインでストック情報が一つの場所に集まっていない状態でした。OneDriveやローカルPC、形式もPDF・Word・Excel・スプレッドシートとバラバラ。タスク管理もTrello、Planner、ChatWork、LINE WORKSと本当にいろんなツールを触りました。ツールを切り替えるたびに、そこに大事な情報が残ってしまうという弊害もありましたね。

山田： 特にストレスを感じていた場面はありましたか？

外海様： マニュアルや社内ルールの最新情報がどれか特定できないことです。例えば慶弔休暇ルールは会社に一つのはずなのにバージョンが複数存在していて、「TalkNoteのスレッドでは3日ルール」「Excelでは2日ルール」といった状態でした。正解がどれなのか分からないことが一番の問題でしたね。

山田： そんなツール迷子の状態で、さらにツールを増やすNotion導入を決めたきっかけは何だったんですか？

外海様： Notionはもともと話題には上がっていて今度こそ情報の一元化ができるんじゃないかと可能性を感じていたんですが、一方で汎用性がありすぎて難しいんじゃないかという印象もありました。

でも近い業種の企業がお客様向けのマニュアルをNotionで公開しているのを見かけて、「社外用にいけるなら社内用にもできるよね」と思ったのがきっかけです。

山田： この企業もNotion使ってるんだ！って思うと勇気づけられますよね。

手段の一つとしてNotionがあるというスタンスが決め手

外海様： あとは山田さんのYouTubeも大きかったです。とにかく一番分かりやすくNotionを言語化してくれていました。システムというよりは、自分たちのやりたいことの手段としてNotionがあるという説明が印象的でした。

山田： 私がしつこいぐらいにどの動画でも言ってることですね（笑）

外海様： 他のコンサルに話を聞いた時は「ここまではうちはできません」という感じだったのに対して、山田さんは「これはこういう形で実現できます」「これはNotionじゃなくてもいいと思います」と柔軟に対応してくださる点が全然違いました。

山田： YouTubeの印象と実際に話した時のギャップってありましたか？

外海様： ギャップがないのがすごかったです。YouTubeを見て人柄が良さそうだなと思っていたんですが、その延長線上でお話しできるような安心感がありました。他の方は「YouTubeはYouTube、コンサルはコンサル」という感じでしたが、山田さんは手段としてコンサルとYouTubeがあるだけ、という印象でした。社内でNotionをやろうとなった時も、メンバーへの事前共有はほぼ山田さんの動画でしたね。

未来を見せてくれた設計と、根本から突っ込むタスク管理

山田： では実際の支援内容をお聞きしてもよろしいですか？

外海様： 大きく3つです。まず、情報が乱立している状態を一元化する考え方やデータベースの設計を整理していただいたこと。次に、タスク管理ツールからNotionへの移行。そして、「タスクを後回しにしてしまう」「人によって量が違いすぎる」「チームで誰が何を持っているか分からない」といった本質的な課題への伴走です。

山田： 乱立したツールの一本化は大工事でしたね。特に印象に残っていることはありますか？

外海様： 2つあります。1つ目はNotionやAIを活用した先にある未来を見せてくれたこと。導入相談の時から、Notionにデータを貯めていくことで将来どんなことができるかといったイメージを共有してくれました。その話があったからこそ、Notion AIの登場とともに「Notionで貯めていくことが正しい」と確信できました。ダッシュボードやポータルページなど、データベースとは思えない見た目に変えられる発想も素晴らしかったです。

山田： Notion AIの進化がちょうどいいタイミングで来てくれたので、実感していただきやすかったですね。

外海様： 2つ目は、タスク管理で「これ期限超えて赤くなってるのになんで誰も気にならないんですか？」「他の人がやってくれると思ってませんか？向き合えてますか？」と根本の部分から突っ込んでいただいたこと。大体みんなスルーしてしまいそうなところを、違和感を無視せずに指摘してくださいました。ツールの使い方ではなく、タスクを管理する姿勢に向き合っていただいたと感じています。

メンバーが自然にAIを使い始め、月200件以上の社内問い合わせが可視化された

山田： 導入後、具体的にどんな変化がありましたか？

外海様： まず社内ポータルページができたことが大きいです。点在していた情報を、いろんな人に質問しなくても正解にたどり着ける環境を作れました。

山田： 同じ質問ってする方もされる方もリソースを奪われますもんね。

外海様： はい、まさにそうなんです。さらにタスク管理では、どの事業部からどんな依頼が多くてどれくらいの時間を使っているかが可視化されました。タスクは累計1,600件以上、毎月200件以上の依頼があることが見えるようになり、「バックオフィスにお金をかけていいのか」という経営陣の問いに対して「月に数百件の依頼を受けて何十時間分の貢献ができている」という根拠資料になっています。

山田： 日々作業しているだけで根拠データが貯まる環境になりましたね。

外海様： あとはメンバーの情報をまとめるスピード感が変わりました。メモレベルから社内公開に上げる時にハードルを感じるメンバーが多かったんですが、Notion AIの力を見せていただいてからはそのハードルがグッと下がりました。突発的なイレギュラー事例も蓄積し始めています。

山田： NotionAIの本領を発揮されてますね。

外海様： 特に予想外だったのが、NotionやAIへの関心が薄かったメンバーがAIを活用するようになったことです。最初は興味がなかったのに、山田さんに実演いただいてからAIの使い方について質問まで出るようになって、確実にマインドチェンジがあったと感じています。

山田： 私もあの瞬間すごく嬉しかったことを覚えています。

「できないことは弱みじゃない」予想外のマインドチェンジ

山田： 仕組み面の変化は大きいですね。一方でメンバーのマインドにも変化はありましたか？

外海様： 実は一番の予想外はそこなんです。各自が「できない」と思っていることが明確になったことが思わぬ副産物でした。これまでは無理して苦手な部分を隠していましたが、Notionに触れることで「できないことは弱みじゃない」という発想ができるようになりました。できないことが次の改善のヒントになるという考え方に変わったんです。

山田： 全員で真剣に課題に取り組んだからこそ得られた成果ですね。

外海様： はい、同じ仕組みをみんなで作り上げる経験がこれまでなかったんですが、それぞれの発想で新規ページを作ったりAIに聞いてページを作ったりと、チャレンジできる経験が増えました。共通の課題に対してそれぞれがアプローチすることで、お互いの長所短所も見えましたし、他の人のやり方に影響を受けることもありました。

山田： チームで作り上げるからこそ見えるものがありますよね。

外海様： あと、まさにこれが当初やりたかったことだ！と実感した瞬間があって。

山田： おぉ、気になります。

外海様： それは、ポータルページを作る時に新規ページを作り始めた瞬間なんです。それぞれがAZismに勤める中で気がついてきた「残した方がいいもの」がそこに詰まっていると感じました。本来は個人のメモに残していて、共有した方がいいものがたくさんあるのに、「小さすぎるから」と止まっていた属人化の種が、Notionの新規ページでみんなの見えるところに投げてくれている。

山田： なんでも可視化できる箱を作ったからこそ起きたことですね。

外海様： そうなんです。これが当初やりたかったことの根幹「共通の経験値をデータベースにして会社の資産にしていくこと」だ！と強く実感できた瞬間でした。

自分が見切れていない時間で、チームのメンバーはこんなにいろんな気づきをして学んでいるんだと分かりました。この体験が今後会社全体の1,000人規模まで広がったら、日々の接客や知見がどんどん集まっていく。その過程で新しいビジネスさえ生まれてしまうんじゃないかというワクワクを感じましたね。

山田： それはぜひ実現していきましょう！

課題が見えていない人にこそ一度話を聞いてみてほしい

山田： Notionってどんな企業と相性が良さそうですか？

外海様： 従業員が多くて同じ質問や対応をよくされるところですかね。正直普通だと思ってましたが、情報をストックしておけば必要がないことだし「それって当たり前じゃないですよ」と気付かせてもらいました。

山田： 中にいるとなかなか気付けないことって多いですよね。

外海様： そうなんです。山田さんは「半分会社に足を突っ込んでくれる人」。外から見た目線と社内に入った上で見る目線、両方から課題を捉えて見える化してくれたのが印象的でした。私たちの事情や視点も考えた上で、当たり前を押し付けずに一人ひとりの歩幅に合わせてくれましたね。でも一方で、スピード感が遅い時にはしっかりケツを叩いてくれてありがたかったです。

山田： 信頼していただけた決め手は何かありましたか？

外海様： 不具合が起きた時のレスポンスですね。「調べます」だけで終わらず、問題の根本を理解した上で「こういうことだと思うのでこう対応します」と仮説を持って動いていただけました。システム系で一番不安になる瞬間って「調べます」の一言なんですよ。それだけだとサポートセンターと変わらないですから。山田さんは事実確認をもとに仮説を立てて検証してくれる。そこが信頼の決め手でした。

山田： ありがとうございます。では最後にNotion導入やコンサルティングを検討している方へメッセージをお願いします。

外海様： すごく困っている人はもちろん、課題感を強く持っていない方こそ一度話を聞いてみるのが良いんじゃないかなと思います。山田さんは課題を見える化することに力があります。尖った課題にはそれ専用のツールがありますが、自分たちだけでは見えていない課題をNotionを通じて可視化してもらうと長期的に価値が残る仕組みづくりに繋がるんじゃないかなと思います。

例えば当社と同じように社内で同じ質問を複数人からされているケース。それって実は課題なんです。Metooに相談することで、その当たり前が当たり前じゃないことに気づけますよ。

山田のあとがき

AZism様との取り組みで最も印象に残っているのは、チームの「マインド」が変わっていく過程でした。

Notionの機能やデータベースの設計はあくまで手段です。大切なのは、その手段を通じてメンバー一人ひとりが「自分にもできるかもしれない」と感じられるかどうか。外海様が語ってくださった「できないことは弱みじゃない」という言葉は、まさにその変化を象徴しています。

これまで関心が薄かったメンバーがAIを使い始め、事業部から「Notionで自分たちのマニュアルを管理したい」という依頼が自然と生まれるようになった。これはツールの導入成果ではなく、チームの中に「共有知を作ろう」という文化が根づいた証だと思います。

外海様が「半分会社に足を突っ込んでくれる人」と表現してくださいましたが、その言葉の裏にある信頼に応え続けることが、コンサルタントとしての自分の原点です。外から見た視点と、中に入って初めて見える視点。その両方を持ちながら、必要な情報を必要なだけ届ける。AZism様との関わりの中で、改めてその大切さを確認できました。

パート・アルバイトを含め990名を擁するグループの「見えない資産のインフラ」として、Notionがさらに根づいていく未来がとても楽しみです。