【Salesforceからの脱却】「話していることが資産」と気づいて労働生産性が2倍になったNotionコンサル事例

株式会社シナジーは、広島県東広島市を拠点に人材サービス・ビルメンテナンス・警備業など10以上のサービスを展開する複合サービス企業です。経営推進責任者の小濱様は、Salesforceの運用コストと柔軟性の限界に悩んでいたため、独学でNotionを導入し運用を進めていましたが「遠回りしているのではないか」という課題感から、当社にご相談いただきました。

コンサルティングを通じて、Salesforceからの段階的な移行、ワークフローの整備、営業管理の刷新、そしてNotion AIの活用まで、幅広い支援を実施。その結果、コスト削減はもちろん、メンバーの自発的な業務改善や、企業文化そのものの変革にまでつながっています。

今回は小濱様に、導入の経緯から現在の成果、そして今後の展望までを伺いました。

この事例のキーワード

Salesforce移行、コスト削減、ワークフロー整備、Notion AI活用、ナレッジ蓄積、メンバー育成

     

プロフィール

会社紹介

株式会社シナジー

• Webサイト： https://www.kk-synergy.co.jp/
• 設立： 1995年（平成7年）2月
• 所在地： 広島県東広島市西条町寺家6840-1 アロフトユーカリ1階
• 代表： 代表取締役社長 樽本 陽輔
• 主な事業： コンサルティング事業（採用支援・経営支援）、人材サービス事業（人材派遣・人材紹介・製造請負）、ビル総合メンテナンス事業、警備業、建設工事業

「遠回りしている」という危機感と独学の限界

山田： 小濱様、本日はよろしくお願いいたします。まずNotionを導入される前についてお聞きしたいんですが、業務管理はどのようにされていましたか？

小濱様： 基本はSalesforceをベースに行っていました。ただ、Notionのような手軽さはなくて、ワークフローを発行するのにも手間がかかるんです。細々したものをSalesforceに入れるのはやりにくさを感じていましたし、コストもかなり重かったですね。やめたいなというのはずっとありました。

山田： Notionにはどのように辿り着いたんですか？

小濱様： YouTubeで生産性を上げるために色々探していたらNotionという言葉が出てきて、「ちょっとやってみようかな」ぐらいの感じでしたね。2年〜2年半くらい前でしょうか。ある程度自社で使えるようにはなっていたんですが、あくまで独学なので、ちょっと遠回りしているんじゃないかと。専門の人に話を聞きながら、やりたいことの実現に向けて最速で行った方がいいなと思ったんです。

山田： なるほど。Notionって自由すぎるが故に正解が分からないんですよね。専門の人として当社を選んでいただけたポイントはどこでしたか？

小濱様： 山田さんのYouTubeを見させてもらって、すごくわかりやすかったんです。私だけが使えてもしょうがなくて、メンバーのスキルアップも一つポイントだったので、業務の仕組み化に特化されていた経歴も魅力でした。

初めてお話しした時の印象もYouTubeで見たまんまで、すごく丁寧で上手いなぁと感じたんですよね。

「準備は当日30分前でも余裕」予想を超えた生産性の変化と削減コストの可視化

山田： ありがとうございます。具体的な支援内容についてもお聞きしてよろしいでしょうか？

小濱様： まず初めは「Salesforceでかかっていた費用を削減した」という目に見える成果を残したいと思っていたので、Salesforceのデータ移行から入りました。移行すべきデータ・移行しない方がいいデータの選別をしていただきながら、人材派遣のデータベース管理から始めて、その後プロジェクト・タスク管理、営業管理、Notion AIへと広げていったんです。

山田： 移行を進めていく中で業務の進め方やメンバーとの連携に変化はありましたか？

小濱様： 山田さんが作るものはビジュアル的にすごく見やすいんです。プロジェクトの議事録の見せ方や、フローでまとめてくれるので、自分自身の頭の整理にもなるし、効率的な業務フローを自然と作れています。

メンバーの徳永さんと樋野さんも最初はやらされ感がちょっとあったかなと思うんですけど、今ではしっかりリーダーとして責任を持ってNotionを中心とした業務管理を推進してくれています。

山田：お二人の変化は僕も実感していて、質問の質がどんどん上がってきているなと感じています。

小濱様： そうなんですよ。徳永は自分で工夫し始めるんですよね。元々得意ではあったんですが、私も知らないような仕組みを考えて作ってくるので驚きでした。樋野はNotionを通じて見える化させることでマネジメント手法が変わってきましたね。

山田：良い変化ですね。小濱さん自身はどうですか？

小濱様： 私自身の生産性も1.5〜2倍ぐらいに上がっていますね。情報がNotionにまとまっているので、準備は当日の30分前で十分間に合うという心の余裕が持てるようになりました。その分、重要だけど時間がなくてできなかったことに時間を使えています。

自分たちの会話が資産だと気づけたことが何よりも大きい

山田： 「導入して本当に良かった」と特に感じているものはありますか？

小濱様： AIミーティングノートです。自分たちが話していることが資産なんだということに気づけましたね。喋っていることがスライドやマニュアルのもとになる。この情報を活用しないなんてもったいないことを今までずっとしていたんだなと痛感しました。

山田： 本当そうなんですよね。会議って情報の宝庫なんです。

小濱様： あとはルールの明文化もそうですね。指摘事項をNotionに貼り付けてAIにルール化させるとそれがそのまま教育資料になる。この十何年間、もったいないことをしていたんだなと痛感しました。ただ、昔はこの技術がなかったのでしょうがない。今それができるようになったのは本当に大きいです。

山田： たしかにAIがすぐ横にいるからこそ可能なことですね。

小濱様： お客様にNotionの画面を見せるとそれだけで一目置かれるんですよ。それきっかけで興味を持っていただいたお客様からはDX系の仕事も受注しそうなんです。

あとたまにAI関連の営業が来るんですけど、うちのNotionを見せると「地方でここまでやってる会社いないですよ」って言われてすぐに話が終わっちゃうんです（笑）。

常にアップデートし続けている人だからこそ信頼できる

山田： 当社ならではの特徴ってどんなものがありそうですか？

小濱様： まず業務理解が圧倒的に早いですね。正直、リアルで合わないと複雑なうちの業務を理解できないんじゃないかなと思ってたんですけど、オンラインでここまで続いているところは他にないです。

あとはNotionに限らず周辺のシステムや業務の流れも理解した上でアドバイスをくれますし、Notionに向いているところとそうじゃないところを含めてしっかり説明してくれるところが信頼できます。

山田： ありがとうございます。それは嬉しいですね。

小濱様： 山田さんは一言で表すと「常にアップデートし続けている人」ですね。やっぱり成長している人と一緒に成長していきたいですし、そうじゃないと信頼できないじゃないですか。アップデートを楽しんで、それを惜しみなく教えてくれるところが山田さんに惹かれるポイントかなと思います。

山田： 「これめっちゃ良いですよ」って話すのが単純に好きなのもありますね。音声AIのこととか。

小濱様： 徳永や樋野からも、「山田さんは聞きやすい」「イメージを1伝えるとそれ以上のものが返ってくる」という話はよく出てきますね。1回のセッションも次に持ち越さないという特徴があるなと感じていて、ある程度の形をその場で完結させるスピード感がすごくいいなと思っています。

バックオフィスゼロ、教育ゼロを目指して

山田： 今後はどんな姿を目指していきたいですか？

小濱様： エージェントを含めて、いかにバックオフィスの人をゼロにできるか、といった目標で業務改善をしていきたいですね。あとは教育コストゼロも目指したいです。いかに再現性を持った状態で教えなくても自律的に育っていける環境を作れるか。そういったところをNotionを活用してひたすら磨き続けたいなと思っています。

山田： 最後に、Notion導入やNotionコンサルティングを検討している方へメッセージをお願いします。

小濱様： 実はもう周りの経営者には勧めてるんです。 まずは無料で使えるので、とにかく試してみればいいと。

今後、自社の情報資産をどんどん蓄積させていかないとAIの独自性がなくなって勝っていけないんじゃないかなと思っています。山田さんと話していると特にそう感じるので、自社の情報を蓄積して独自性を持った会社が一社でも増えるといいなと思っています。

山田のあとがき

小濱様との最初の打ち合わせで印象的だったのは、「数字として残さないといけない」という言葉でした。コンサルに投資する以上、まず目に見える成果を出したい。その意思の明確さがこのプロジェクトの推進力になったと感じています。

Salesforceからの移行というスタート地点は決して珍しくありません。ただシナジー社が他と違ったのは、単なるツール移行で終わらなかったこと。セッションを重ねるごとに小濱さん自身が「これも資産化できるのでは」「この業務もNotionで回せるのでは」と発想を広げていかれた。こちらが提案する前に、自分で可能性を見つけて動き始める状態にどんどんなっていったんです。

それがメンバーにも伝わっていって、最近ではエラーが起きた時に「知らなかった」という言葉が出てこなくなったそうです。なにか問題が起きた時にはまずNotionで調べる・Notion AIに聞くということが徐々に浸透してきているとのこと。これは上長が率先してそのように行動しているからこそ起きている現象です。

「バックオフィスゼロ」「教育ゼロ」

一見突飛に聞こえるかもしれませんが、シナジー社で起きている組織の変化を見ていると、現実味を帯びてくる目標だと感じています。