エクセル共有のデメリットとは？会社で起きることとNotionへ移す判断の目安
公開日
監修：山田怜司（Notion認定コンサルタント）
「共有フォルダーに同じエクセルが何個もあって、どれが最新か分からない」「誰かが手元にコピーして更新していて、内容が食い違っている」「エクセルで共有するのをやめたいが、何に移せばいいのか、どこまで移せばいいのか分からない」
会社でエクセルのファイルを共有し続けていると、こうした困りごとが少しずつ増えていきます。結論から言うと、エクセル共有のいちばんのデメリットは、ファイルの写しが増えて「どれが正しい情報か」が分からなくなることです。今のエクセルには共同編集やバージョン履歴があり、1つのファイルを同時に編集すること自体はできます。それでも困りごとが残るのは、ファイルが情報のまとまりの単位になっているからです。複数の人が更新し、切り口を変えて見たい情報は、Notionのデータベースに作り直すと、この構造ごと変えられます。
本記事では、エクセル共有で起きること、今のエクセルで解決できることと残ること、デメリットが起きる理由、Notionのデータベースに移すと変わること、移す判断の目安と進め方を、Metoo（ミトウ）の判断とあわせて紹介します。
なお、合同会社Metooでは、エクセルやファイルに散らばった情報の整理から、Notionでの仕組みづくり、社内で使われ続けるまでの定着を支援しています。
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合同会社Metoo代表 山田怜司（管理の山田）
Notion認定コンサルタント・Notion公式アンバサダー・JCC認定プロコーチ。バックオフィス業務に16年携わった経験を活かし、法人40社以上（2026年4月時点）にNotion導入・活用のコンサルティングを提供。YouTube登録者は23,000人超（2026年9月時点）。業務効率化やチームマネジメントに強みを持つ。
目次
エクセル共有のデメリットは「どれが正しいファイルか」が分からなくなること
エクセルを会社で共有し続けると、同じ表の写しが増え、どれが最新で正しい情報なのかが分からなくなります。同時に編集して上書きし合う問題よりも、写しが増えて食い違う問題のほうが、日々の仕事では起きやすいものです。
エクセルのファイル共有で起きやすいことは、次のとおりです。
- 「最新版」「最新版_修正」のように、似た名前のファイルが増える
- 手元にコピーして更新した人がいて、内容が食い違う
- どのファイルを直せばよいか、毎回だれかに確認する
- 情報を足すたびに列が増え、表が横に長くなる
- 関係する情報が別のファイルに散らばり、つながらない
- 更新されなくなり、作った人だけが使う表になる
どれも、最初は小さな手間です。けれども、確認や突き合わせの手間が積み重なると、「この数字は合っているのか」を疑いながら仕事をすることになります。チームのタスク管理をエクセルやスプレッドシートで行っている会社では、表が更新されなくなり、結局は一人ひとりが自分用に使っているだけ、という状態になりやすいとMetooは見ています。
なお、顧客管理の表に絞った限界のサインと移し方は、エクセルの顧客管理はどこで限界が来るかで詳しく解説しています。この記事では、顧客管理に限らず、会社でエクセルを共有し続けること全体のデメリットと、移すかどうかの判断を扱います。
今のエクセルの共同編集で、解決することと残ること
今のエクセルでは、1つのファイルを複数人で同時に編集し、前の状態に戻すことまではできます。一方で、ファイルの写しが増えることや、情報があちこちのファイルに分かれることは、機能を使っても運用しだいで残ります。
Microsoftの公式ヘルプで確認できる、今のエクセルの共有の機能は次のとおりです（2026年11月時点）。
| 機能 | できること | 主な条件 |
|---|---|---|
| 共同編集 | 1つのブックを複数人で同時に編集し、 お互いの変更を数秒で確認できる | Microsoft 365のExcel、 .xlsx・.xlsm・.xlsb形式 |
| バージョン履歴 | 古いバージョンのファイルを確認し、 復元できる | OneDriveまたは SharePointに保存 |
| シートビュー | 共同編集中でも、ほかの人に影響せずに 自分用の並べ替え・フィルターを使える | Microsoft 365・Excel 2021以降で、 OneDriveまたは SharePointに保存 |
表のとおり、「同時に開くとぶつかる」「間違えて消したら戻せない」「並べ替えるとほかの人の画面まで変わる」といった困りごとは、条件をそろえれば今のエクセルでも減らせます。共有のやり方と注意点は、Excelの共有のやり方と3つの注意点で手順つきで紹介しています。
それでも残るのが、ファイルの外で起きることです。メールやチャットにファイルを添付して配る、手元にダウンロードして作業する、「名前を付けて保存」で別のファイルを作る。こうした使い方が一人でも混ざると、写しが生まれ、共同編集の外で更新が進みます。また、案件・顧客・会議のように関係する情報がそれぞれ別のファイルにあると、どのファイルも正しく更新されているかを、人が突き合わせて確かめることになります。
参考（2026年11月時点）：Excel ブックの共同編集を使用して同時に共同作業を行う（Microsoft サポート）／OneDrive に保存されているファイルの以前のバージョンを復元する（Microsoft サポート）／Excel でシート ビューを作成および管理する（Microsoft サポート）
デメリットが起きる理由は、ファイルが情報の単位になっていること
Metooでは、エクセル共有のデメリットは使う人の不注意というより、ファイルが情報のまとまりの単位になっている構造から生まれやすいと見ています。ファイルは、コピーしたり添付したりして手軽に複製できる単位だからです。
エクセルでは、表を1つのファイルとして保存し、そのファイルを置き場所ごと共有します。ファイルは「持ち運べる」ことが便利な点ですが、会社で共有するときにはこれが裏目に出ます。手元で作業したい人はコピーし、取引先に送りたい人は添付し、少し形を変えたい人は別名で保存します。どれも、その場では自然な行動です。写しが増えるのは、だれかがルールを破ったからではなく、ファイルという単位が複製されやすいからです。
もう一つは、1つの表に情報を足していくことになりがちなことです。たとえば案件の表に、やり取りの記録や関係する資料、担当者ごとの状況を足していくと、列がどんどん増え、表が横に長くなります。別のファイルに分けると、今度はファイルどうしを人がつなげて見ることになります。
Metooでは、あらゆる情報はデータベースを使って構造的に管理するほうがよいと考えています。情報にはさまざまな切り口があり、ファイル名のような表面的な情報だけでは、その情報を適切に表せないためです。マスタ（正となる情報）を1つに決めて、写しが要るなら手で作らずに自動で作られるようにする。エクセル共有の困りごとは、この考え方の反対側で起きています。
Notionのデータベースに移すと何が変わるか
Notionのデータベースに移すと、情報の単位がファイルではなく「1件ごとのページ」になり、置き場所が1か所のまま、見る人ごとに見方を変えられます。写しを作らなくても、それぞれが必要な形で見られるようになるのが大きな違いです。
| 観点 | エクセルのファイル共有 | Notionのデータベース |
|---|---|---|
| 情報の単位 | ファイル（表全体） | 1件ごとのページ |
| 見方を変える | 並べ替え・フィルターや シートビューで切り替える | ビューを作って保存し、 だれでも切り替えて使える |
| 関係する情報 | 別のファイルやシートに分かれ、 人が突き合わせる | リレーションで 別のデータベースとつなぐ |
| やり取り・資料 | 列を足すか、 別のファイルに置く | 各ページの本文に書く・置く |
| だれが見て編集するか | ファイルや フォルダーごとに決める | データベースや ページごとに決める |
Notionのデータベースでは、入力した1件1件がそれぞれNotionのページになり、開けば本文にメモや資料を書けます。表が横に長くなる原因だった「やり取りの記録」や「関係する資料」は、列を足さずにページの中へ入れられます。同じデータを、テーブル・ボード・カレンダーなどのビューで切り替えて見られ、ビューごとにフィルターや並べ替えを保存できます。フィルターや並べ替えは、自分だけに当てるか全員に保存するかも選べます（2026年11月時点）。
案件と顧客、案件と議事録のように関係する情報は、リレーションで別のデータベースとつなげます。顧客のページを開けば、その顧客の案件や議事録が並ぶので、ファイルを行き来して突き合わせる必要がなくなります。権限は、データベースの共有の設定で閲覧・編集できる人を決められ、ビジネスプラン・エンタープライズプランでは中の個々のページごとにも設定できます。間違えて書き換えたときは、ページの履歴から戻せます。履歴をさかのぼれる期間は、フリープランが7日間、プラスプランが30日間、ビジネスプランが90日間、エンタープライズプランが無期限です（2026年11月時点）。
参考（2026年11月時点）：データベースの紹介（Notionヘルプセンター）／ビュー、フィルター、並べ替え（Notionヘルプセンター）／リレーションとロールアップ（Notionヘルプセンター）／共有と権限（Notionヘルプセンター）／コンテンツの削除と復元（Notionヘルプセンター）
Notionへ移す判断の目安：大抵の表は移し、移すメリットが薄い表は無理に移さない
Metooでは、会社でエクセルを使って管理している表の大抵は、Notionのデータベースに移したほうがよいと考えています。判断の分かれ目は表の大きさではなく、複数の切り口で切り替えて見たいか、ほかの情報とつながっているかです。
| 表の状態 | 判断 | 理由 |
|---|---|---|
| 複数の人が更新し、担当者別・期限別など 切り口を変えて見たい | 移す | ビューで切り替えられ、 写しを作らずに済む |
| ほかの表やファイルと 同じ情報を書き写している | 移す | マスタを1つにして、 二重管理をやめられる |
| 情報を足すたびに 横に長くなり続けている | 移す | 記録や資料をページの中に入れ、 関係する情報はリレーションでつなげる |
| 一度きりの計算に使う表や、 ほかの情報とつながらない単純な表 | 無理に移さない | 移す手間に対して 得られるものが少ない |
| マクロ（VBA）などで処理を組んでいて、 止まると影響が大きい | まず残して検討 | 作り直せることが多いが、 影響の大きさを見て決める |
データベースにするかどうかは、「複数の軸で切り替えて見たいか」で決めます。見る切り口が一つしかなく、ほかの情報ともつながらない表なら、データベースにしても効果は小さく、移すメリットは薄くなります。一方で、案件・タスク・顧客・問い合わせのように、人によって見たい切り口が違う情報は、移したときの変化が大きくなります。
マクロ（VBA）などの自動の処理が入った表も、Metooの経験では、基本的にはNotionのオートメーションやAIで作り直せます。ただし、処理が止まったときに業務への影響が大きいものは、すぐに移さずに残す判断をすることがあります。どの表から移すかは、困りごとの大きさと、移したときに変わる大きさの両方で決めます。
移すときの進め方：埋め込まずに作り直し、並行期間を置く
エクセルからNotionへ移すときは、エクセルを貼り付けるのではなくデータベースとして作り直し、マスタとして使っていた表は並行期間を置いて切り替えます。進め方の大まかな順番は次のとおりです。
- その表で何を見たいか、だれがどう使っているかを書き出す
- 列を「残す・削る・別のデータベースに分ける」に仕分ける
- CSVに書き出して取り込み、数式やリレーションを作り直す
- しばらくエクセルと並行して使い、更新する側を決めて切り替える
エクセルのファイルをNotionのページに埋め込めば、一応は見られます。けれども、見やすくはなく、ファイルが情報の単位であることも変わりません。Metooでは、移すと決めた表は埋め込まずにデータベースで作り直しています。エクセルの表は、CSVに書き出して取り込むと新しいデータベースになり、行がページ、列がプロパティになります。CSVの取り込みでは数式やリレーションは作られないため、取り込んだあとにNotionで作り直します（2026年11月時点）。
マスタとして使っていた表は、一度に切り替えずに並行期間を置きます。移してみて初めて、表を別の用途に使っていた人や、見えていなかった使い方が出てくるためです。エクセルやWordに慣れた人ほど、Notionには取っつきにくさを感じやすく、拒否反応が起きることもあります。最初は困りごとが大きい表を1つ選び、使う人にとって何が楽になるかを見せながら広げていくと、移行が止まりにくくなります。会社で移行を進める手順と期間の目安は、Notionへの移行の進め方で詳しく解説しています。既存の表をNotionのデータベースに作り直す支援は、Notionカスタマイズでも承っています。
参考（2026年11月時点）：Notionへのデータのインポート（Notionヘルプセンター）
Metooの判断：支援先ではエクセルのファイル共有を前提にしない
Metooでは、支援先の会社の仕組みを作るときに、エクセルのファイル共有を前提にした形はとっていません。
代表の山田自身も、会社員だったころに、エクセルのファイル共有の困りごとを一通り経験してきました。同時に編集してぶつかることは、実はそれほど多くありませんでした。多かったのは、最新版がどれか分からなくなることと、ファイルのコピーが増えていくことです。だれかが悪いわけではなく、ファイルで共有している限り、こうしたことは繰り返し起きていました。
こうした経験から、複数の人で使う情報は、写しが生まれない置き場所に1か所で持つほうがよいと考えています。そのうえで、移すメリットが薄い表まで無理に移すことはしません。エクセルの機能そのものの良し悪しではなく、会社の情報をどこに一つにまとめるかという設計の問題として扱っています。
エクセル共有のデメリットに関するよくある質問
Q. 共同編集を使えば、エクセル共有のデメリットはなくなりますか？
同時に編集して上書きし合う問題は、共同編集で大きく減らせます。ただし、ファイルを添付して配ったり、手元にコピーして作業したりする使い方が残ると、写しが増えて最新版が分からなくなる問題は残ります。置き場所を1つに決め、全員がそこから開く運用とセットで考えます。
Q. Googleスプレッドシートに変えれば解決しますか？
Googleスプレッドシートも、複数の人が1つのスプレッドシートを同時に編集できます（2026年11月時点）。ただ、複数の切り口で切り替えて見たい、ほかの情報とつなげたいという目的なら、データベースに作り直すほうが向いています。
Q. エクセルのファイルを、そのままNotionに取り込めますか？
エクセルの表は、CSVに書き出してから取り込むと、Notionのデータベースになります。行が1件ずつのページ、列がプロパティになります。数式やリレーションは取り込みでは作られないため、取り込んだあとに作り直します（2026年11月時点）。
Q. エクセルに慣れた社員が、Notionを嫌がりませんか？
エクセルに慣れた人ほど、最初は取っつきにくさを感じやすいのは確かです。いきなりすべての表を移さず、困りごとが大きい表を1つ選び、「どのファイルが最新かを探さなくてよくなる」のように、使う人にとって楽になる点を見せてから広げると受け入れられやすくなります。
エクセル共有をやめて情報をまとめたいなら「合同会社Metoo」にご相談ください
エクセル共有のデメリットと、Notionへ移す判断の目安をまとめます。
- エクセル共有のいちばんのデメリットは、写しが増えて正しい情報が分からなくなること
- 今のエクセルは共同編集・バージョン履歴で同時編集の困りごとを減らせる
- 写しが増えるのは不注意ではなく、ファイルが情報の単位だから
- Notionのデータベースなら1件ごとのページとビューで、置き場所1つのまま見方を変えられる
- 移すかは「複数の切り口で見たいか」で決め、移すなら作り直して並行期間を置く
エクセルもNotionも、これから機能が変わっていきます。それでも、会社で使う情報は、写しが生まれない場所に1つにまとめ、見方は見る人ごとに変えるという考え方は、道具が変わっても使えます。
合同会社Metooでは、エクセルやファイルに散らばった情報の整理から、Notionのデータベースでの仕組みづくり、社内で使われ続けるまでの定着を支援しています。無料相談（60分・オンライン）では、代表の山田が今のエクセルの使われ方を伺い、どの表から移すかを一緒に整理します。Notionを導入する前の段階でもご相談いただけます。相談から1週間以内に、支援の範囲と進め方、お見積もりをお送りします。サービスの内容と料金は、サービスと料金にまとめています。