企業のNotion活用事例｜部署別の使い方と、成果が出る会社の進め方

「Notionを会社で使っている例を、部署ごとに知りたい」「自社ならどの部署から使い始めればよいのか分からない」

Notionは使い道が広いぶん、他社の活用事例を見ても「うちの会社に当てはめると、どの部署の何の業務になるのか」が分かりにくいツールです。事例をそのまま真似して始めたものの、思ったように使われないという相談も、Metooには届きます。

結論から言うと、企業でのNotion活用は、営業の顧客管理、会議の記録と共有、バックオフィスの社内ポータルと問い合わせ管理、経営層の情報共有、現場の進捗管理などで成果が出ています。ただし、どの部署から始めるかは「よくある順番」で決まるものではありません。目指す状態と今の状態を把握し、目的に一番早く近づく業務から始めることが、成果が出る会社に共通する進め方です。

本記事では、Metooが支援した企業の公開事例をもとに、部署別のNotionの活用例、公開事例で見る困りごととNotionで整えた業務、成果が出る会社の進め方、Metooの支援現場での判断を解説します。会社ごとの導入事例を詳しく読みたい方は、Notionを活用した企業の導入事例もあわせてご覧ください。

なお、合同会社Metooでは、目的の設計からNotionの構築、現場での定着まで、企業のNotion活用を伴走で支援しています。

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Notionを初めて使う方に向けて、基本の使い方を動画でも解説しています。あわせてご覧ください。

     

企業はNotionを何に活用している？部署別の使い方と事例

企業でのNotion活用は、部署ごとにばらばらだった情報を、業務を進めながら1か所に貯めていく使い方が中心です。Metooの支援先で成果が出ている使い方を、部署・業務ごとに紹介します。

• 営業：顧客管理（CRM）と商談の振り返り
• 会議：AIミーティングノートでの記録と共有
• バックオフィス：社内ポータルと問い合わせのタスク管理
• 経営・幹部：考えていることと判断材料の共有
• 現場の業務管理：進捗と貢献度の見える化

営業：顧客管理（CRM）と商談の振り返り

営業部門では、顧客と商談の情報をNotionのデータベースで管理する使い方が代表的です。Metooの支援先では、Notionで顧客と商談を管理するようにしてから、営業ごとの顧客対応の数や、商談・成約につながる割合が上がった例があります。

効果は数だけではありません。自分の過去の商談の記録をもとに次の商談を改善できるほか、成績のよい営業担当がどう商談を進めているかを、ほかのメンバーが同じ画面で見られるようになります。トップの営業担当の進め方が共有されることで、ほかのメンバーの商談の質が上がり、成約率の向上につながった例もあります。

Salesforceから段階的にNotionへ移したシナジー様の事例では、営業管理の刷新とあわせてライセンス費用を削減し、労働生産性は2倍になったと伺っています（お客様の申告にもとづく）。Notionで顧客管理を作るときの項目やデータベースの考え方は、Notionで顧客管理をする方法で解説しています。

会議：AIミーティングノートでの記録と共有

部署を問わず使われているのが、会議の記録です。NotionのAIミーティングノートを使うと、会議の内容を文字起こしし、要約までNotionの中で作れます（2026年10月時点、ビジネスプラン以上で利用できます。参考：Notion公式ヘルプ「AIミーティングノート」）。記録を取る作業から手が離れるため、参加者が会議そのものに集中できるようになります。

要約はそのまま関係者に共有でき、会議に出ていない人も決まったことをすぐに確かめられます。Metooの支援先でも、特別な設計をしなくてもシンプルに使われ続けている使い方の1つです。最初に効果を感じやすく、使い始めるまでの準備も少ないため、社内でNotionに触れるきっかけにもなります。

シナジー様からは、ミーティングノートを使い始めて「自分たちが話していることが資産だ」と気づけたことが大きかった、という声をいただいています。話した内容が、資料やマニュアルの元になるためです。議事録の作り方はNotionで議事録を作成する方法で詳しく紹介しています。

バックオフィス：社内ポータルと問い合わせのタスク管理

人事・総務・経理などのバックオフィスでは、社内の情報を1か所にまとめる「社内ポータル」と、ほかの部署からの問い合わせや依頼の管理が中心です。

全社のバックオフィスを統括する営業サポート部でNotionを導入したAZism様の事例では、マニュアルや社内ルールが複数のツールと複数の版に散らばり、どれが最新か分からない状態でした。Notionで社内ポータルを作ったことで、いろいろな人に聞かなくても、正しい情報にたどり着けるようになりました。

あわせて、ほかの部署からの問い合わせや依頼をNotionのタスクとして管理したことで、どの事業部からどんな依頼が多く、どれだけ時間を使っているかが見えるようになりました。月200件以上の社内問い合わせが可視化され、たまっている対応もタスクとして見える状態になっています（お客様の申告にもとづく）。

経営・幹部：考えていることと判断材料の共有

経営層や幹部の会議では、それぞれの頭の中にある考えや前提をNotionに書き出し、判断に使う情報と一緒に共有する使い方があります。口頭のやり取りだけでは残らない「なぜその判断をしたか」が残るため、幹部どうしの認識合わせにかかる時間を減らせます。

整骨院やデイサービスなどのヘルスケア事業を展開するEmaps様の事例では、資料が散らばって探す時間がストレスになっていた状態から、幹部の頭の中を見える化し、実務の仕組みに落とし込みました。Notionの運用だけでなく、幹部のマネジメントそのものが変わり、考えを振り返る場所がはっきりしたことで、物事を進めるスピードが上がったと伺っています。

経営層が使う情報は、現場の記録とつながっていてこそ役に立ちます。現場で入力された情報が、そのまま経営の判断材料になる形を作れることが、全社で1つのツールを使う利点です。

現場の業務管理：進捗と貢献度の見える化

制作や運用代行など、案件ごとに複数の工程が動く現場では、業務の進み具合と、誰がどれだけ担っているかの見える化に使われています。

ショート動画の運用代行を手がけるFUNNY様の事例では、LINEのグループと手作業に頼っていた管理を、Notionでの進捗管理に切り替えました。業務の進み具合を自動で集計し、タスクごとのポイントでリモートで働くメンバーを含めた全員の貢献度を見える化したことで、メンバーから「もっとこういうものが欲しい」と改善の声が上がるようになったと伺っています。

介護事業などを展開するMAKE YOU SMILE様の事例のように、情報を一元管理して書類作成にかかっていた時間を1時間以上から5秒に縮めた例もあります（お客様の申告にもとづく）。現場の作業から自然に情報が貯まる形にすると、管理のための入力を増やさずに済みます。

公開事例で見る：困りごとと、Notionで整えた業務

Metooが支援した会社の公開事例を、導入前の困りごとと、Notionで整えた業務の組み合わせで並べると次のとおりです。自社の困りごとに近い行から、事例を読む手がかりにしてください。

導入前の困りごと	Notionで整えた業務	事例
情報があちこちにあり、 探す・聞く時間が長い	社内ポータル、 マニュアル・ルールの集約	AZism様
営業のやり方や数字が 人によって違う	顧客管理（CRM）、 商談の記録	シナジー様
会議が多く、 決まったことが残らない	会議の記録と共有 （AIミーティングノート）	シナジー様
誰が何をしているか、 進み具合が見えない	タスク・進捗の管理	FUNNY様
経営層と現場で、 考えや前提がずれている	考えと判断材料の共有	Emaps様

ただし、この表は「この困りごとならこの業務から」という決まりではありません。同じ「情報が散らばっている」状態でも、目指す状態が「新しいメンバーがすぐ仕事を覚えられる」なのか「問い合わせに素早く答えられる」なのかで、最初に整える情報は変わります。表を当てはめる前に、自社が何を目指しているかを言葉にすることが先です。

一方で、会計や給与計算のように法律や制度に沿った処理が必要な業務は、Notionに載せず専用のツールに任せることをおすすめしています。何でもNotionにまとめるのではなく、Notionに集めると価値が出る情報を見極めます。

Notion活用で成果が出る会社の進め方

成果が出ている会社は、Notionを作り始める前に、目指す状態と今の状態を把握し、そこから最初に取り組む業務を決めています。進め方は次の順番です。

1. 目指す状態を決める：Notionを使って、誰が・何を・どうできるようになっていたいかを言葉にする
2. 今の状態を把握する：業務の流れと、情報がどこに・どんな形で置かれているかを、全体と部署ごとの両方で書き出す
3. 課題と優先順位を決める：目指す状態との差を課題にし、目的に一番早く近づく課題から順番をつける
4. 最初の業務で運用とルールを決めて試す：誰が・いつ・何を入力し、誰が見るかを決め、使いながら直す
5. ほかの部署へ広げる：広げる先の部署でも、目的と今の状態を確かめ直してから形を決める

特に気をつけたいのは5つ目です。1つの部署でうまくいったからといって、同じ形をそのまま別の部署に広げると、つまずきやすくなります。部署によって扱う情報も、仕事の進め方も違うためです。広げるときも、その部署の目的と今の状態から考え直します。

使い続けられる会社と止まってしまう会社の差は、運用のルールと仕組み、そして目的の設計ができているかどうかです。導入の進め方そのものはNotionの企業導入が難しい理由と進め方で詳しく解説しています。

Metooの支援現場：最初の部署は「選ぶ」のではなく、目的と現状から決まる

「最初はどの部署から始めるのがよいですか」という質問をよくいただきます。Metooの支援現場では、決まった基準で部署を選ぶことはしていません。そもそも、部署という切り口から入ることがないからです。

ご相談いただく会社には、多くの場合「ここをまず進めたい」という課題感があります。その希望も伺いながら、まずは会社としてどんな状態を目指したいのか（目的）と、今の業務や情報がどうなっているのか（現状）を把握します。目的と現状が分かると、その間にある課題が見えてきます。

そのうえで、どの課題を解決すると目的に一番早く近づくのか、今の困りごとが一番解消されるのかを考え、お客様と一緒に優先順位を立てます。「まずはこの業務からやっていきましょう」と決まるのは、この整理の結果です。部署や業務は、その結果として定まります。

大事なのは、何から始めるかではなく、目的と現状を先に押さえることだと考えています。他社の事例は、自社の目的を考えるときのヒントとして使うと役に立ちます。

企業のNotion活用に関するよくある質問

Q. 営業部門だけなど、1つの部署から使い始めてもよいですか？

始めて構いません。Metooの支援でも、目的と現状から優先順位を決めた結果、1つの部署の業務から始めることはよくあります。その場合も、ほかの部署とやり取りする情報（顧客や案件など）があるなら、あとで全社の情報とつなげられるように、最初から置き場所と項目の決め方をそろえておくと広げやすくなります。

Q. ほかの部署へ広げるとき、作り直しは必要ですか？

部署によっては必要です。1つの部署でうまくいった形を、そのまま別の部署に当てはめるとつまずきやすいためです。広げる先の部署でも、目的と今の業務を確かめ直し、使える部分は使い、合わない部分は作り直します。最初から完成形を目指さず、使いながら直していく前提で進めます。

Q. 部署ごとに別のワークスペースを作ったほうがよいですか？

Metooの支援では、ワークスペースを1つに統一するか、分ける場合は何をどちらに置くかのルールを決めるか、のどちらかにします。ワークスペースや使うアカウントがばらばらのまま使い始めると、情報の置き場所が分かれてしまうためです。

Q. AIミーティングノートは、無料のプランでも使えますか？

2026年10月時点の公式ヘルプでは、AIミーティングノートの利用条件はビジネスプランかエンタープライズプランを使っていることとされています。会議の記録から始めたい場合は、どのプランで使うかを先に確かめてください。プランの違いはNotionの料金プランの解説でまとめています。

企業のNotion活用でお悩みなら「合同会社Metoo」にご相談ください

企業でのNotion活用の要点をまとめます。

• 営業の顧客管理、会議の記録、社内ポータル、経営の情報共有、現場の進捗管理で成果が出ている
• 最初に載せる業務は、部署ではなく、目的に一番早く近づく課題で決まる
• 会計・給与計算など、制度に沿った処理が要る業務は専用のツールに任せる
• 1つの部署の形を、そのまま別の部署へ広げない
• 始める前に、目指す状態と今の状態を把握する

他社の事例は、使い方のヒントにはなっても、そのまま自社の答えにはなりません。目指す状態と今の状態を先に押さえておけば、どの部署から始めるか、何をNotionに載せるかを自分たちで決められます。この考え方は、使うツールや部署が変わっても同じです。

合同会社Metooでは、目的と現状の整理からNotionの設計・構築、現場での定着まで伴走しています。自社の場合はどこから始めればよいか相談したい方は、サービスと料金をご覧のうえ、お気軽にご相談ください。

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