Notionで在庫管理を行う3つの方法｜作り方の5STEPとおすすめテンプレート3選

「Notionで在庫管理はできる？」「テンプレートですぐ始められるのか、自分で作るならどう組めばいいのか知りたい」

備品や商品の在庫をExcelや紙で管理していると、どれが最新の数か分からない、入力が漏れる、といった悩みが出てきます。Notionは、データベースの機能を組み合わせることで、在庫の一覧と入出庫の履歴を1か所で管理できます。

結論から言うと、Notionで在庫管理を行う方法は「テンプレートを複製する」「1つのデータベースで在庫表を作る」「在庫・入出庫履歴・商品マスターのデータベースを分けて組む」の3つです。入出庫の履歴を残し、在庫数を自動で計算したいなら、リレーション・ロールアップ・数式を使う3つ目の方法になります。Notionが向かない場面についても、Metooの支援現場の章で紹介します。

本記事では、3つの方法の違い、無料で使えるテンプレート3選、在庫管理で使うNotionの機能と使えるプラン、データベースで作る5つの手順、メリットと注意点、Metooの支援現場での構成と判断までを解説します（2026年10月時点の情報です）。

なお、合同会社Metooでは、在庫管理のような日々の業務をNotionで回る形に設計し、社内で使われ続ける状態まで定着させる支援を行っています。

Notion導入・定着支援（Purpose Engine）を見る

Notionを初めて使う方に向けて、基本の使い方を動画でも解説しています。あわせてご覧ください。

     

Notionで在庫管理を行う3つの方法

Notionで在庫管理を行う方法は、テンプレートを複製する、1つのデータベースで在庫表を作る、在庫・入出庫履歴・商品マスターのデータベースを分けて組むの3つです。違いは、入出庫の履歴が残るかどうかと、在庫数を自動で計算できるかどうかです。

項目	テンプレートを 複製する	1つのデータベースで 在庫表を作る	データベースを 分けて組む
始める手間	少ない	少ない	多い
入出庫の履歴	テンプレートによる	残らない	残る
在庫数の出し方	テンプレートによる	手で書き換える	履歴から自動で計算
主に使う機能	複製したテンプレートの ボタン・数式など	データベース （テーブル）	リレーション・ ロールアップ・数式
向いている場面	作り込まずに 早く始めたい	品目が少なく、 今の数だけ分かればよい	いつ・誰が・何個 動かしたかも残したい

1つのデータベースで作る在庫表は、Excelの表をそのままNotionに移したような形です。作るのは簡単ですが、在庫数を直接書き換えるため、いつ・なぜ数が変わったかは残りません。今の数だけ分かればよい場合はこれで足ります。変更の理由や履歴まで追いたい場合は、データベースを分けて組むか、同じ仕組みを持つテンプレートを選びます。

どの方法も、土台になるのはNotionのデータベースです。データベースそのものの基本は、Notionデータベースの機能と作り方で解説しています。

Notionで在庫管理をする際におすすめのテンプレート3選

Notionのテンプレートギャラリー（マーケットプレイス）で公開されている在庫管理のテンプレートのうち、紹介ページで用途を確認した無料テンプレート3つを紹介します（2026年10月時点）。

テンプレート	作成者	主な特徴
在庫管理	tsukasa （TeaTime DX）	入庫・出庫のボタン、必須項目のアラート、複数の倉庫に対応
社内消耗品管理	tsukasa （TeaTime DX）	購入・消費をボタンで記録し、在庫数を自動で計算。4段階の在庫アラート
事業者向け 在庫管理システム	サエ （DXIT）	Excelの在庫表からの移行、スマホでの確認、複数人での共有を想定

入出庫の記録を中心にするなら「在庫管理」、備品・消耗品の在庫切れを防ぎたいなら「社内消耗品管理」、Excelの在庫表から移りたいなら「事業者向け在庫管理システム」の紹介ページから確かめてください。3つとも、Notionの公式ではなく、ほかのユーザー（クリエイター）が作って公開しているテンプレートです。複製すると自分のワークスペースにコピーされ、項目を自由に変えられます。

在庫管理｜入出庫ボタンと複数倉庫に対応した簡易テンプレート

「在庫管理」は、フリープランでも使えることを明記している、簡易的な在庫管理のテンプレートです。画面の上部に入庫・出庫のボタンがあり、ページを開いてすぐに記録できます。入庫・出庫・商品登録のときに必須項目が空欄だとアラートが表示されるため、入力の漏れにその場で気づけます。

在庫一覧では、商品ごとの現在の個数と入出庫の履歴をまとめて確認できます。倉庫ごとの在庫数と全体の在庫数を分けて管理できるため、保管場所が複数ある場合にも使えます。販売で出庫するときに単価と金額を登録すれば、商品ごとの販売実績も集計されます。

参考：在庫管理（Notionマーケットプレイス）

社内消耗品管理｜備品・消耗品の在庫切れを防ぎたい場合

「社内消耗品管理」は、コピー用紙やトナーなど、オフィスの消耗品を管理するためのテンプレートです。買ったら「購入」、使ったら「消費」のボタンを押すだけで履歴が作られ、現在の在庫数はロールアップと数式で「購入合計−消費合計」として自動で計算されます。

在庫数に応じて「十分」「やや少なめ」「残りわずか」「在庫切れ」の4段階で色分けされるため、発注のタイミングが一覧で分かります。紹介ページでは、無料プランで使えること、モバイルアプリからボタンを押して記録できることも案内されています。この記事の5STEPで紹介する「履歴から在庫数を計算する」仕組みと同じ考え方です。

参考：社内消耗品管理（Notionマーケットプレイス）

事業者向け在庫管理システム｜Excelの在庫表から移りたい場合

「事業者向け在庫管理システム」は、紹介ページでは、Excelの在庫ファイルのどれが最新版か分からなくなる、スマホからExcelを操作しづらい、複数人で在庫情報を共有したい、といった悩みを持つ人向けのテンプレートと説明されています。

Excelで管理してきた在庫表をNotionに移し、スマホから確認したり、複数人で共有したりしたい場合が、このテンプレートの想定している使い方です。Notionのページは複数人で同時に編集でき、スマホのアプリからも同じデータベースを見られます。複製したあとは、自社で管理したい項目（保管場所・仕入れ先など）を足して使えます。

参考：事業者向け在庫管理システム（Notionマーケットプレイス）

機材や備品の貸し出しを管理したい場合は、予約・貸出・回収をボタンで記録できる有料のテンプレート「貸出在庫管理 Plus」（2026年10月時点）もあります。テンプレートを複製したあとに確かめたい設定は、注意点の章にまとめています。

Notionの在庫管理で使う機能と、使えるプラン

Notionで在庫管理を組むときに使う主な機能は、データベースと、それをつなぐリレーション、集計するロールアップと数式、記録の入口になるボタンとフォームです。ほとんどはフリープランでも使えますが、データベースオートメーションは有料プランの機能です（2026年10月時点）。

機能	在庫管理での役割	使えるプラン
データベース	商品マスター・在庫・入出庫の記録を、それぞれ表で持つ	すべて
リレーション	入出庫の記録と在庫、在庫と商品マスターをひも付ける	すべて
ロールアップ	在庫ごとに、入庫数・出庫数の合計を出す	すべて
数式	入庫の合計から出庫の合計を引いて、在庫数を出す	すべて
ボタン	押すだけで、入出庫の記録を1件追加する	すべて （一部の動作は有料）
フォーム	Notionを使っていない人からも、入出庫の記録を受け付ける	すべて
チャートビュー	在庫数や出庫数をグラフで見る	フリーは 1つまで
データベース オートメーション	決まった周期で通知を送るなど、自動で動かす	有料プラン

表のとおり、在庫数を自動で計算して一覧で確認するところまでは、フリープランでも作れます。有料プランが必要になるのは、オートメーションで通知などを自動化したい場合や、チャートを2つ以上使いたい場合です。ボタンも、メールの送信やWebhookの送信といった一部の動作は有料プランだけで使えます。各プランの料金は、Notion公式の料金ページで確認できます。

参考：リレーションとロールアップ／ボタン／フォーム／データベースオートメーション／料金プラン（いずれもNotion公式、2026年10月時点）

Notionのデータベースで在庫管理を作る手順【5STEP】

ここでは、3つ目の方法である「在庫・入出庫履歴・商品マスターのデータベースを分けて組む」形で、入出庫を記録するだけで在庫数が自動で変わる仕組みを作る手順を説明します。商品マスターは商品そのものの情報（名前やコードなど）の一覧、在庫は「どの商品を・どこに・何個置いているか」の一覧、入出庫履歴は出し入れの記録です。3つは、入出庫履歴→在庫→商品マスターの順にリレーションでつなぎます。

1. 商品マスターのデータベースを作る
2. 在庫と入出庫履歴のデータベースを作り、リレーションでつなぐ
3. ロールアップと数式で在庫数を出し、初期在庫を登録する
4. ボタンとフォームで記録の入口を作る
5. 不足在庫のビューを作り、棚卸しの差を記録する

1.商品マスターのデータベースを作る

最初に、管理する商品や備品を1件1ページで登録する「商品マスター」を作ります。新しいページで「/」を入力してデータベース（テーブル）を作り、名前を「商品マスター」など、何の一覧かが分かるものにします。

プロパティには、商品名のほかに、商品管理コード・カテゴリ・仕入れ先など、商品そのものを表す、変わりにくい情報を入れます。商品管理コードは、サイズや色の違いまで含めて1つずつ区別するための自社の番号です（受発注や在庫管理の最小単位を「SKU」と呼びます）。同じ商品でもサイズや色が違えば、別の商品管理コードにして1ページずつ登録します。保管場所や在庫数のように、置き場所や日々の出し入れで変わる情報は、商品マスターには入れません。これらは、次のステップで作る在庫のデータベースで持ちます。

2.在庫と入出庫履歴のデータベースを作り、リレーションでつなぐ

次に、「在庫」のデータベースを作ります。在庫は、1つの商品を1か所に置いている単位ごとに1件で登録します。同じ商品を本社と倉庫の2か所に置いているなら、在庫は2件です。プロパティは、名前（例：「商品名／保管場所」）、保管場所（セレクト）、発注点（数値）などです。在庫に新しいプロパティを追加し、種類で「リレーション」を選んで、つなぐ先に商品マスターを選びます。1件の在庫が2つの商品にまたがらないよう、選べるページの数は「1ページ」に制限しておきます。この時点では「在庫数」の列は作りません。在庫数は、ステップ3で自動で計算する形にします。

続いて、入庫・出庫のたびに1件ずつ記録する「入出庫履歴」のデータベースを作ります。プロパティは、日付、区分（入庫・出庫・調整・初期在庫を選ぶセレクト）、入庫数と出庫数（どちらも数値）、担当者、メモなどです。入庫と初期在庫のときは入庫数に、出庫のときは出庫数に数を入れます。調整は、実物が多ければ入庫数に、少なければ出庫数に入れます。

入出庫履歴にもリレーションのプロパティを追加し、つなぐ先に在庫を選びます。作成画面で「在庫に表示」のトグルをオンにすると双方向のリレーションになり、在庫の側からも、その在庫の入出庫の記録が見えるようになります。1件の記録が2つの在庫にまたがらないよう、ここでも選べるページの数は「1ページ」に制限します。在庫と商品マスターのリレーションも双方向にしておくと、商品マスターのページから、その商品をどこに置いているかをたどれます。リレーションの詳しい設定は、Notionのリレーションの設定方法で解説しています。

3.ロールアップと数式で在庫数を出し、初期在庫を登録する

在庫のデータベースに戻り、ロールアップのプロパティを2つ追加します。1つは、リレーションでつないだ入出庫履歴の「入庫数」を「合計」で集計する「入庫合計」、もう1つは「出庫数」を「合計」で集計する「出庫合計」です。

さらに数式のプロパティ「在庫数」を追加し、数式にprop("入庫合計") - prop("出庫合計")と入力します。これで、入出庫履歴に1件記録するたびに、在庫のデータベースの在庫数が自動で変わります。発注点（数値）と比べる数式のプロパティ「要発注」をもう1つ足し、if(empty(prop("発注点")), "", if(prop("在庫数") <= prop("発注点"), "要発注", ""))と入力すれば、発注点を入れた在庫だけを対象に、発注が必要なものに印を付けられます（発注点が空の在庫には印が付きません）。

運用を始めるときは、開始日に実際に数えた数を、在庫ごとに入出庫履歴へ区分「初期在庫」として1件ずつ登録します。数は入庫数の欄に入れるため、ロールアップの「入庫合計」にそのまま含まれます。開始日より前の入出庫は記録しないことで、初期在庫と二重に数えずに済みます。開始日当日の入出庫は、数える前のものか後のものかを決めて、数えた後のものだけを記録します。

参考：数式の概要（Notionヘルプセンター）

4.ボタンとフォームで記録の入口を作る

入出庫を記録するたびにデータベースを開いて入力するのは手間がかかり、漏れの原因になります。そこで、記録の入口を作ります。ページで「/」を入力して「ボタン」を選び、アクションに「ページを追加」を設定すると、押すだけで入出庫履歴に1件追加し、区分などのプロパティをあらかじめ入れておけるボタンになります。例えば「入庫」のボタンには、区分を「入庫」にしたページを追加する設定と、作られたページを開く「ページまたはURLを開く」のアクションを入れます。ボタンを押すと新しい記録が開くので、そこで在庫（リレーション）・入庫数・日付を入れて閉じます。「出庫」のボタンも同じように作れば、区分を間違えにくくなります。

Notionのアカウントを持たない人にも記録してもらう場合は、入出庫履歴のデータベースにフォームのビューを追加します。フォームを「リンクを知っているWeb上のすべての人」に共有すると、Notionを使っていない人でもリンクから入力でき、回答は入出庫履歴に1件ずつ追加されます。フォームの作成と編集はデスクトップかWebでしかできませんが、入力はスマホからもできます。

5.不足在庫のビューを作り、棚卸しの差を記録する

在庫のデータベースに、ステップ3で作った「要発注」の印が付いた在庫だけを表示するフィルターをかけたビューを追加します。毎日開くページにこのビューを置いておけば、開くだけで発注が必要な商品が分かります。日付別の入庫数・出庫数をグラフで見たい場合は、入出庫履歴にチャートビューを追加し、X軸を日付、Y軸を入庫数や出庫数にします（フリープランは1つまで）。

実際に数えた数と在庫数がずれていたときは、在庫数を直接書き換えるのではなく、入出庫履歴に区分「調整」で差の分を記録します（実物が多ければ入庫数に、少なければ出庫数に入れる）。こうしておくと、いつ・どの商品で・どれだけずれたかが履歴に残ります。有料プランなら、データベースオートメーションの定期実行（毎週・毎月など）で、棚卸しの担当者に通知を送ることもできます。

入出庫の記録による在庫数の集計と、数式による発注判定を約5分の動画で紹介しています。

Notionで在庫管理を行う3つのメリット

Notionで在庫管理を行うメリットは、在庫と関連する情報を1か所にまとめられること、複数の人や場所から同じ数を見て記録できること、業務に合わせて項目や仕組みを変えられることの3つです。

在庫と関連する情報を1か所にまとめられる

Notionのデータベースは、1件ずつがページになっています。商品マスターの各ページには、プロパティの数値だけでなく、商品の写真、取り扱いの注意、仕入れ先とのやり取りのメモなども書き込めます。

在庫表はExcel、取り扱いの手順書は別のフォルダ、発注の連絡はメール、と分かれていると、確認のたびに複数の場所を見に行くことになります。Notionなら在庫の数と、その商品に関する情報をリレーションでつないで行き来できるため、担当が替わったときも、商品マスターのページから在庫をたどれば、数と商品の情報をまとめて確認できます。

複数の人や場所から、同じ数を見て記録できる

Notionはクラウドのサービスなので、同じデータベースを複数の人が同時に開いて編集できます。ファイルを送り合う運用と違い、誰かが開いているせいで更新できない、どれが最新版か分からない、ということが起きにくくなります。

パソコンだけでなく、スマホやタブレットのアプリからも同じデータベースを見て、記録できます。記録した内容は、ほかの人の画面にもそのまま反映されます。倉庫や店舗など、パソコンを開きにくい場所でも、その場で記録できるのは、紙やファイルで管理する場合との大きな違いです。

業務に合わせて項目や仕組みを変えられる

Notionでは、管理したい項目をプロパティとして自由に足したり外したりできます。保管場所、ロット番号、使用期限、貸出先など、扱う物によって必要な項目は変わりますが、そのつど自分たちで追加できます。

また、在庫管理だけで閉じず、同じワークスペースのほかのデータベースとリレーションでつなげられます。例えば、案件のデータベースと入出庫履歴をつなげば、どの案件でどの商品を何個使ったかを追えます。最初は必要なデータベースだけで始め、使いながら項目やデータベースを足していける作りになっています。

Notionで在庫管理を行う際に注意すべきポイント

注意したいのは、変更の理由を追いたい場合の在庫数の出し方、フリープランをチームで使うときの制限、テンプレートや複製したデータベースで設定が変わることの3つです。

変更の理由を追いたいなら、在庫数は履歴から計算する

1つのデータベースの在庫表で在庫数を手で書き換えていると、数が合わなくなったときに、表からは原因が分かりません。入力を忘れたのか、数え間違えたのか、二重に入力したのか、いつの時点からずれたのかが、どこにも残っていないからです。棚卸しで差が見つかっても、どの作業を見直せばよいかの手がかりがなく、同じずれがくり返されることもあります。変更の理由まで追いたい場合は、5STEPの章のように、入出庫を記録して在庫数を計算する形に切り替えられます。

フリープランをチームで使うときの制限を確かめる

フリープランのワークスペースを2人以上で使う場合、追加できるブロックの数に制限があります。制限に達すると、今ある内容は見たり編集したりできますが、新しいブロックは追加できなくなります。入出庫履歴のように記録が増え続ける使い方では、この制限を先に確かめておきましょう。

また、フリープランでアップロードできるファイルは1つ5MBまでです（有料プランは5GBまで、2026年10月時点）。商品の写真や納品書のPDFをページに添付する場合は、ファイルの大きさにも注意が必要です。

テンプレートや複製したデータベースで変わる設定に注意する

テンプレートにフォームが含まれている場合、Notion公式は、複製したフォームをそのまま共有せず、自分のワークスペースで新しく作り直すよう案内しています。回答が元のテンプレートの作成者ではなく、自分に届くようにするためです。また、フリープランでは、テンプレートに入っているデータベースオートメーションを使うことはできますが、編集はできません。

自分で作ったデータベースを複製するときも注意が必要です。リレーションを持つデータベースを複製すると、双方向のリレーションは一方向に変わります。CSVで書き出すとリレーションはURLの文字列になり、そのCSVを取り込み直してもリレーションは元に戻りません。別の拠点用のコピーを作るときなどは、リレーションを設定し直す手間を見込んでおきましょう。

Metooの支援現場で：在庫管理のデータベース構成と、専用ツールを勧める場面

Metooが支援先でNotionの在庫管理を作るときは、在庫と入出庫を別々のデータベースで持ち、品目がある程度決まっていれば商品マスターも作る構成が多くなっています。誰が入力するかは、それまでExcelや紙で管理していた担当者を基本的に変えません。大事なのは、誰が入力するかよりも、データベースをどう構成するかです。

在庫のずれは、棚卸しを習慣として回す仕組みで防ぐ

在庫数が実際の数とずれていくのを防ぐ基本は、Notionかどうかに関係なく、棚卸しです。実際の数を数えなければ、ずれていることにすら気づけません。どこで入力が漏れやすいか、どこで数え漏れが起きやすいかは、組織ごとの実態によってまったく違うため、一概には言えません。

そのためMetooでは、棚卸しをルーティンとして、習慣で回せる状態を作ることを何より大事にしています。あわせて、漏れが起きにくい入力の動線を設計します。例えば、倉庫で在庫を出し入れする場所にQRコードを置き、読み取るとすぐにNotionのページが開いて、その場で入力できるようにした例があります。

品目が非常に多い商品の在庫や、ECとの連動が必要なら専用ツールを勧める

一方で、商品として販売する在庫で、種類がものすごく多い場合は、Notionで在庫管理をすることはあまり勧めていません。Notionでもできなくはありませんが、Amazonなどで販売する商品のように種類が多い在庫や、ECと連動してデータを管理したい場合は、在庫管理の専用ツールのほうが使い勝手がよいことが多いからです。

実際に、靴の在庫をNotionで作ったことがあります。靴はサイズが細かく分かれ、男女やカラーの違いもあるため、1つの商品だけで100種類近くになることもあります。最終的にNotionで作りましたが、管理の設計も、日々の管理も大変で、商品も増え続けます。こうした場合は、自前でNotionに作ってメンテナンスし続けるより、在庫管理に特化した専用ツールを使うほうが事故が少ない、とお伝えしています。

Notionの在庫管理に関するよくある質問

本文で扱っていない、Excelからの移行・複数の倉庫・外部との連携・期限の管理について答えます。

Q. Excelの在庫表をNotionに移せますか？

移せます。Excelの表をCSV形式で書き出し、Notionの「設定」→「インポート」→「CSV」で取り込むと、行が1件ずつのページ、列がプロパティのデータベースになります。既存のデータベースに取り込むこともできます。表が大きい場合は、複数のCSVに分けて取り込むとエラーを減らせると公式ヘルプで案内されています。Excelとの連携の方法は、NotionとExcelを連携させる方法で解説しています。

Q. 複数の倉庫や店舗の在庫を分けて管理できますか？

できます。5STEPで作る在庫のデータベースは、1つの商品を1か所に置いている単位ごとに1件で登録するため、倉庫や店舗ごとの在庫数がそれぞれ自動で計算されます。在庫のデータベースに「保管場所」でフィルターをかけたビューを作れば、場所ごとの在庫の一覧も表示できます。

Q. ネットショップやほかのシステムの在庫と自動で連携できますか？

Notion API（公開API）やWebhookを使えば、外部のシステムと連携する仕組みを作れます。ただし、連携のための開発が必要です。ECと連動した在庫管理が必要な場合の考え方は、Metooの支援現場の章にまとめています。

Q. 使用期限やロット番号も管理できますか？

入出庫履歴に「使用期限」（日付）や「ロット番号」（テキスト）のプロパティを足せば記録できます。日付のプロパティにフィルターをかければ、期限が近いものだけを表示するビューも作れます。

Notionで在庫管理システムの構築でお悩みなら「合同会社Metoo」にご相談ください！

Notionで在庫管理を行うポイントをまとめます。

• 方法は「テンプレートを複製」「1つのデータベースで在庫表」「データベースを分けて組む」の3つ
• 無料で使えるテンプレートは「在庫管理」「社内消耗品管理」「事業者向け在庫管理システム」
• 履歴を残すなら、リレーション・ロールアップ・数式で在庫数を自動で計算する
• 記録の入口はボタンとフォームで作り、棚卸しの差は「調整」として履歴に残す
• Notionが向かない場面と棚卸しの考え方は、Metooの支援現場の章を参照

Notionの機能や料金は、これからも変わっていきます。使い始める前に、Notion公式のヘルプと料金ページで最新の内容を確認してください。

合同会社Metooでは、在庫管理を含む業務のデータベース設計から構築、使い始めたあとの改善までを支援しています。自社の業務に合う形を相談したい方は、サービスと料金をご覧のうえ、お気軽にご相談ください。