Notionデータベースとは？機能・基本的な要素、作成方法を徹底解説【2026年最新版】

「Notionのデータベースを作ってみたいが、何から設定すればいいか分からない」「プロパティやビューの種類が多くて、どれを使えばいいのか迷う」

Notionのデータベースは、タスクや議事録、社内の手順書など、同じ形の情報をまとめて管理するための機能です。できることが多い分、最初の設定で手が止まりやすい機能でもあります。

結論から言うと、Notionのデータベースは「ページの集合体」で、表のように一覧で管理しながら、1件ずつを文書のページとして開ける仕組みです。同じデータを、表・カード・カレンダーなど複数の見せ方（ビュー）に切り替えて使えます。

本記事では、データベースの機能と基本的な要素、今の画面での作り方5ステップ、2つの計算方法、活用例4つ、Metooの支援現場で作る前に決めていることまでを解説します（2026年10月時点の情報です）。

なお、合同会社Metooでは、社内に散らばった情報をNotionのデータベースに集め、チームで使われ続ける状態まで定着させる支援を行っています。

Notion導入・定着支援（Purpose Engine）を見る

Notionを初めて使う方に向けて、基本の使い方を動画でも解説しています。あわせてご覧ください。

     

Notionのデータベースとは？

Notionのデータベースとは、Notion公式ヘルプの言葉では「ページの集合体」です。表のように行と列で一覧にできる一方で、1行1行がそれぞれ独立したNotionページになっていて、開くと中に文章や画像を書き込めます。

ページの中に置ける表には、データベースのほかに「シンプルテーブル」もあります。見た目は似ていますが、できることが違います。

項目	シンプルテーブル （ページ内の表）	データベース
1行の中身	文字だけ	開くと1つのページになる
列の種類	文字を入れるだけ	日付・ユーザー・選択肢など 種類を指定できる
絞り込み・ 並べ替え	できない	ビューごとに設定できる
見せ方	表のみ	テーブル・ボード・ カレンダーなどに切り替え

文字や数字を並べて見せるだけなら、シンプルテーブルで足ります。絞り込みや並べ替え、見せ方の切り替えを使いたい情報は、データベースで管理します。2つの表の違いと変換の方法は、Notionのテーブルとは？2種類のテーブルの違いで解説しています。

参考：データベースの基本（Notionヘルプセンター）（2026年10月時点に確認）

Notionのデータベースの機能：ビューで見せ方を切り替える

データベースの中心になる機能は、1つのデータを、目的に合わせた複数の見せ方（ビュー）で表示できることです。元のデータは1つなので、編集できるビューで変えた内容は、同じ元データを表示するほかのビューにも反映されます。

公式ヘルプで紹介されているビューは、次の7種類です（2026年10月時点）。

ビュー	見え方	向いている情報
テーブル	1件が1行、プロパティが列になる表	一覧で比べたい情報
ボード	プロパティの値ごとに カードを列に分ける	ステータスごとのタスク
タイムライン	期間を横に伸びる棒で並べる	プロジェクトの日程
カレンダー	日付プロパティの日に アイテムを置く	期限や予定
リスト	すっきりとした最小限の一覧	文書やメモの一覧
ギャラリー	画像を大きく見せるカード	画像のある情報
チャート	棒グラフ・線グラフ・ ドーナツグラフなど	件数や推移の集計

チャートは、フリープランでは1つまで、有料プランでは無制限に作れます（2026年10月時点）。ビューの一覧には載っていませんが、データベースにつながった「フォーム」も追加できます。フォームの各質問はデータベースのプロパティにつながり、回答はデータベースのページとして集まります。

ビューごとに、表示するプロパティ、フィルター（絞り込み）、並べ替え、グループ化を設定できます。あるビューに付けた設定は、ほかのビューには自動で適用されません。

そのため、見る場面が複数あるなら、表を書き写すのではなく、同じデータベースにビューを足して見せ方を分けます。

参考：ビュー、フィルター、並べ替え、グループ（Notionヘルプセンター）

Notionのデータベースの基本的な要素

データベースは、ページの集まり（データソース）、ページを説明するプロパティ、見せ方を決めるビュー、同じ形のページを作るテンプレートでできています。ビューの種類は「機能」の章の表のとおりです。

プロパティは、各ページに付ける項目です。公式ヘルプには22種類が載っています（2026年10月時点）。役割ごとに分けると次のとおりです。

役割	プロパティ	使いどころ
文字・数値を 入れる	テキスト、数値、URL、メールアドレス、電話	メモ、金額、連絡先
選択肢から 選ぶ	選択（セレクト）、マルチセレクト、ステータス、チェックボックス	分類、進み具合
人・日付・ 場所・ファイル	ユーザー、日付、場所、ファイル＆メディア	担当者、期限、添付
計算する・ つなぐ	数式、リレーション、ロールアップ	自動の計算、 別のDBとの連携
自動で 記録される	作成日時、作成者、最終更新日時、最終更新者、ID	履歴、通し番号
操作する	ボタン	ワンクリックの操作

フィルター・並べ替え・検索は、プロパティの値をもとに行われます。そのため、絞り込みや並べ替えの条件に使いたい情報は、ページの本文ではなくプロパティに入れておきます。

プロパティは、ページを開いたときの上部にも並びます。数が多い場合は、ページ右上の「•••」から「ページをカスタマイズ」を開き、プロパティごとに「常に表示する」「未入力時は非表示にする」「常に非表示にする」を選べます。公式ヘルプも、プロパティが多いデータベースでは一部を非表示にして、ページをすっきりさせることを勧めています。

リレーションは、データベース同士をつなぐプロパティです。ロールアップは、リレーションでつないだ先の情報を表示・集計します。設定の手順と使い分けは、Notionのリレーション機能とロールアップの使い方で詳しく解説しています。

テンプレートは、同じ種類のページを何度も作るときの型です。データベース右上の「新規」の横の矢印から「＋新規テンプレート」を選んで作ります。プロパティの初期値やページの本文を決めておけるほか、毎日・毎週・毎月・毎年の間隔で自動的にページを作る「繰り返し」も設定できます。

データソースは、データベースの中にあるページのまとまりです。すべてのデータベースは少なくとも1つのデータソースでできていて、1つのデータベースに複数のデータソースを入れることもできます。例えば、連絡先・会社・取引を別々のデータソースとして持ちながら、1つの顧客管理データベースで見る、といった使い方です。

参考：データベースのプロパティ（Notionヘルプセンター）、データソース（Notionヘルプセンター）

Notionでデータベースを作成する方法【5STEP】

データベースは、テーブルを作る、ページを足す、プロパティを足す、絞り込みと並べ替えを設定する、ビューを足すの5ステップで形になります。画面の文言は、公式ヘルプの表記に合わせています。

1. 新しいページでテーブルを作成する
2. ページ（アイテム）を追加する
3. プロパティを追加する
4. フィルターと並べ替えを設定する
5. ビューを追加する

1. 新しいページでテーブルを作成する

新しいページを作成し、公式ヘルプの表記で「Get started with」の下にある「テーブル」を選びます。表示されていなければ「•••」から「テーブル」を選びます。すでにあるページの中に作る場合は、「/database」と入力して選びます。新しいデータベースは、まずテーブルの形で作られます。

ゼロから作るほかに、既存のデータソースを選ぶ、「AIで作成」でNotion AIに作ってもらう、おすすめのテンプレートから選ぶ、といった始め方もあります。Notion AIでのデータベース作成は、ビジネスプランとエンタープライズプランでは無料で、それ以外のプランではワークスペースのクレジットを使います（2026年10月時点）。最後に「無題」の部分にデータベースの名前を入れます。

2. ページ（アイテム）を追加する

データベースの1件を「アイテム」と呼び、1件が1つのページになります。データベース右上の青い「新規」ボタンか、テーブルの下部にある「＋新規」をクリックすると、新しいアイテムが追加されます。例えばタスク管理なら、「資料作成」「見積もりの送付」といったタスク1つが1件です。

テーブルでは、最初の列にポインターを当てると表示される「開く」をクリックすると、そのアイテムをページとして開けます。ページの上部にはプロパティが並び、その下には通常のページと同じように、文章や画像、別のデータベースなど、あらゆるブロックを置けます。

3. プロパティを追加する

データベースに最初のプロパティを作るときは「プロパティを追加」をクリックし、名前を付けて種類を選びます。プロパティがすでにある場合は、一番右のプロパティの横にある「+」を選びます。テーブルビューでは、既存のプロパティをクリックして「左に挿入」「右に挿入」から追加することもできます。

例えば「優先度」を選択（セレクト）プロパティで作ると、セルに値を入力してEnterキーを押すだけで、選択肢（タグ）が追加されます。プロパティの名前や種類は、プロパティ名をクリックして「プロパティを編集」から後で変えられます。ページを開いたときにプロパティの左に出る「⋮⋮」からも、種類の変更や名前の変更、複製、削除ができます。

4. フィルターと並べ替えを設定する

フィルターは、条件に合うアイテムだけを表示する機能です。データベース上部の設定メニューを開き、「フィルター」を選んで、絞り込みに使うプロパティを選びます。「担当者が自分」「期限が今週」のように条件を決めると、表示がすぐに切り替わります。ANDとORを組み合わせる「高度なフィルター」は、最大3階層まで設定できます。

並べ替えは、同じ設定メニューの「並べ替え」から、プロパティを選んで昇順・降順を決めます。選択（セレクト）プロパティは、選択肢の一覧で並べた順に並びます。フィルターも並べ替えも、「全員に保存」を選ばなければ、自分の画面だけに適用されます。チーム全員の表示を変えたいときだけ、全員に保存します。

5. ビューを追加する

データベース名、または既存のビューの横にある「+」を選び、表示されるメニューからビューの種類を選んで名前を付けます。画面の幅によっては、今のビューの名前をクリックしてから新しいビューを選びます。作ったビューは、データベース上部のタブで切り替えられます。

例えば、全件を見るテーブルのほかに、ステータスごとに分けたボード、期限を並べたカレンダーを足すといった形です。ビューの種類と向いている情報は、「機能」の章の表にまとめています。

参考：データベースを作成する（Notionヘルプセンター）

データベースの1件を開く操作、プロパティの追加、ボードビューの追加を約4分の動画で紹介しています。

Notionのデータベースにある2つの計算方法

データベースでの計算方法は、1件ごとに値を出す「数式」と、1つの列全体を集計する「計算」の2つです。英語の画面ではFormula（数式）とCalculate（計算）と呼ばれます。

項目	数式	計算
計算の向き	1件の中で、ほかの プロパティの値を使う	1つの列にある すべての値をまとめる
置く場所	数式プロパティとして 各ページに	テーブルの列の下 （タイムラインの表も）
できること	日付の加算、条件による 表示の切り替えなど	件数、未入力の割合、 合計、平均、最大など
例	開始日の2週間後を 期日として出す	金額の列の合計を出す

数式は、データベースにプロパティとして追加し、Notionの数式言語で書きます。計算は、テーブルの列名をクリックし、「計算」にカーソルを合わせて種類を選びます。数値プロパティなら、合計・平均・中央値・最小・最大・範囲も選べます。

使い分けは、1件ずつ結果を持たせたいなら数式、一覧全体の集計を見たいなら計算です。

参考：数式の概要（Notionヘルプセンター）、テーブルビュー（Notionヘルプセンター）

Notionのデータベースの主な4つの活用例

データベースは、タスク管理、ナレッジベース、議事録管理、オンボーディングなどに使えます。どの例も、1件をページにして、プロパティとビューを用途に合わせて選ぶ点は共通です。

タスク管理

タスクを1件ずつアイテムにして、ステータス（未着手・進行中・完了）、担当者を入れるユーザー、期限を入れる日付のプロパティを付けます。ステータスプロパティは、もともと未着手・進行中・完了の3つのカテゴリーに分かれているので、そのまま進み具合の管理に使えます。

ビューは、ステータスごとに並べるボード、期限で並べるカレンダー、自分の担当だけに絞ったテーブルなどを用意します。同じタスクのデータを、場面ごとに違う形で見られます。運用のコツは、Notionでのタスク管理の方法で解説しています。

ナレッジベース

ナレッジベースは、社内の手順書やよくある質問、過去の事例など、業務で得た知識をためておく場所です。1つの知識を1件のページにし、ページの中に本文を書きます。分野や対象部署は選択（セレクト）やマルチセレクトで分類し、最終更新日時のプロパティで、長く更新されていないページを見つけられるようにしておきます。

データベースの検索は、3ページ以上入っているデータベースで使え、ページのタイトルとプロパティが検索の対象になります。そのため、タイトルとプロパティに、探すときに使う言葉を入れておくと見つけやすくなります。

議事録管理

会議1回分を1件のページにし、開催日を日付、参加者をユーザー、会議の種類を選択（セレクト）のプロパティで付けます。データベーステンプレートに議題・決定事項・次の行動の見出しを入れておくと、会議のたびに同じ形のページを作れます。

定例会議なら、テンプレートの「繰り返し」を毎週に設定すると、決めた曜日と時刻に議事録のページが自動で作られます。過去の議事録は、日付で並べ替えたり、会議の種類で絞り込んだりして探せます。

オンボーディング

オンボーディング（新しく加わった人が業務になじむための支援）では、会社のルールや業務の手順書を1件ずつページにしたデータベースを作っておけば、入社した人は必要なページを自分で探して読めます。担当部署や読む順番をプロパティにしておくと、部署ごとに絞り込んだビューも作れます。

入社する人ごとにやることの一覧を用意する場合は、データベースの複製が使えます。複製のメニューで「データなしで複製する」を選ぶと、プロパティやビューの設定だけを引き継いだ空のデータベースができ、やることの項目は引き継がれません。決まったやることの項目まで毎回そろえたい場合は、「データを含めて複製する」を選び、項目ごと複製します。

Metooの支援現場で：データベースは目的から設計する

Metooの支援では、作る前に目的と現状を整理します。既存のデータベースを直すときは、削る作業が多くなります。

初めての方には「ExcelとWordが一体になったもの」と説明しています

Notionが初めての方には、データベースを「ExcelとWordが一体になったもの」と説明しています。Excelのように行と列の表でデータを管理できて、しかも1件1件のレコードを開くと、Wordのように文書を書き込める、という説明です。

もう1つ伝えているのが、ビューの考え方です。同じ元のデータを、さまざまなビューに分けて見られて、編集できるビューで変えた内容は元のデータが更新され、ほかのビューにも連動します。「この場面ではこの情報を使いたい」という場面に合わせてビューを切り替え、表示するプロパティを選べるので、必要な情報を必要なときに使いやすいように設計できる、そういうツールになっています。

よくある失敗は、プロパティを盛りすぎること

支援先がすでに作っていたデータベースで本当によく見るのが、必要そうなプロパティをとりあえずたくさん追加して、プロパティの数は多いのに、使われていないものが多い状態です。盛りすぎて、何を見ればいいのか分からなくなっています。

直すときは、どの目的でこのデータを管理するのか、そのために必要な情報は何かを整理し、不要なプロパティを削っていきます。既存の仕組みがある支援先では、目的の設計と現状の把握をしたうえで、その差を埋めていきます。具体的な作業としては、削ることが多くなります。盛りすぎてよく分からなくなっている状態を、目的に必要な形まで戻す作業です。

作る前に決めるのは「目的」と「現状」

新しくデータベースを設計するときに、プロパティを作る前に決めているのは、目的と現状の把握です。そのうえで、必要な情報は何か、どんな場面でどんな情報が必要か、それはなぜかを整理していきます。

これを考えずに、とりあえず情報を全部出して表示しておくだけでは、データベースの利点をまったく活かせない形になってしまいます。必要な情報と、それを使う場面が整理できていれば、データベースに置くプロパティと、ビューごとに表示するプロパティを決められます。

データベースにするかは「切り口を変えて見たいか」で決める

ページで済ませるか、データベースにするかで迷ったときは、同じ情報を、複数の切り口で切り替えて見たいかどうかで決めています。件数が増えていくかどうかは、判断の基準にしていません。

例えば、同じタスクを担当者ごとにも期限の順にも見たいなら、ビューで見せ方を切り替えられるデータベースが向いています。1つの見方で足りる情報なら、ページに箇条書きやシンプルテーブルで書いておけば十分です。見る場面がいくつあるかを先に考えると、データベースにする意味があるかどうかが見えてきます。

Notionのデータベースに関するよくある質問

Q. インラインデータベースとフルページデータベースは何が違いますか？

置き方が違います。フルページデータベースは、通常のページと同じようにサイドバーに表示される、1ページ全体のデータベースです。インラインデータベースは、ほかのページの中に埋め込まれ、説明文などと一緒に並べられます。インラインのメニューは、ポインターを合わせるまで表示されません。サイドバーへのドラッグや「インラインに変換」で、あとから切り替えられます。

Q. 同じデータベースを、別のページにも表示できますか？

できます。表示したいページで「/database」と入力し、既存のデータソースにリンクする項目（公式ヘルプでは「Link to existing data source」）を選んで、元のデータベースを選びます。これをリンクドビューと呼びます。リンクした側でビューやフィルターを変えても元には影響しませんが、プロパティやページの中身を編集すると、元のデータベースにも反映されます。

Q. プロパティはいくつまで作れますか？

1つのデータベースに、最大500個まで設定できます（2026年10月時点）。上限に達すると、プロパティを削除するまで新しく追加できません。公式ヘルプは、上限に達したときの対処として、使っていないプロパティを削除することや、似たプロパティを1つにまとめることを挙げています。

Q. ほかのメンバーに、プロパティやビューを変えられないようにできますか？

権限で分けられます。データベースの「コンテンツ編集権限」を付けたメンバーは、ページの作成や値の編集はできますが、プロパティやビューの追加・編集・削除、フィルターや並べ替えの条件の変更はできません。画面右上の「•••」にある「ビューをロック」もありますが、これは誤って変更するのを防ぐためのもので、編集権限を持つユーザーはいつでもオン・オフを切り替えられます。

Notionのデータベースの設計に迷ったら「合同会社Metoo」にご相談ください

Notionのデータベースの要点をまとめます。

• データベースは表で一覧にでき、1件ずつをページとして開ける（「とは」の章）
• 同じデータを複数のビューで見分けられ、設定はビューごとに持てる（「機能」の章）
• 条件に使う情報はプロパティに入れ、多い場合はページ上で非表示にできる（「基本的な要素」の章）
• 作り方はテーブルの作成からビューの追加までの5ステップ（「作成する方法【5STEP】」の章）
• 1件ごとの値は数式、列全体の集計は計算で出す（「2つの計算方法」の章）

Metooの支援現場では、目的を決める→必要な情報を選ぶ→場面ごとにビューを分けるの順番で設計しています（「Metooの支援現場で」の章）。

合同会社Metooでは、データベースの設計や既存のNotionの見直しから、使い始めたあとの改善までを支援しています。自社の業務に合う形を相談したい方は、サービスと料金をご覧のうえ、お気軽にご相談ください。