個人で使うタスク管理ツールおすすめ5選｜無料の範囲と選び方、共有するときの違い

「自分のやることを管理できるツールを探しているけれど、種類が多くて選べない」「アプリを入れてみたものの、結局使わなくなった」

タスク管理ツールには、やることを書き込むだけのシンプルなリスト型から、メモや資料まで一緒に置ける多機能なものまであります。無料で使える範囲も、ツールごとに違います。

結論から言うと、個人で使うタスク管理ツールは、「普段どこから書き込むか」「予定と一緒に見るか」「タスクと一緒に何を置くか」の3つで選びます。やることのリストだけで足りるならTodoist・Microsoft To Do・Googleの「ToDo リスト」、カードで進み具合を見たいならTrello、メモや資料も同じ場所に置きたいならNotionが候補になります。

本記事では、個人で使うタスク管理ツールを選ぶ3つのポイント、おすすめの5つのツールの違いと無料で使える範囲、役立つ3つの機能、人と共有するときの違い、Metooの支援現場で伝えている考え方までを解説します（2026年10月時点の情報です）。チームでの利用を前提にした比較は、チームで使うタスク管理ツール5選で紹介しています。

なお、合同会社Metooでは、Notionを使ったタスク管理や情報共有の仕組みづくりと、使われ続ける状態までの定着を支援しています。

Notion導入・定着支援（Purpose Engine）を見る

Notionを初めて使う方に向けて、基本の使い方を動画でも解説しています。あわせてご覧ください。

     

個人のタスク管理ツールを選ぶ3つのポイント

個人で使うタスク管理ツールは、普段開いている場所から書き込めるか、予定と一緒に見られるか、タスクと一緒に何を置けるかの3つで比べます。機能の多さは、3つ目で「置きたいもの」がある場合にだけ効いてきます。

普段開いている場所から書き込めるか

タスクは、メールを読んでいるときや打ち合わせの途中など、ツールを開いていないときに生まれます。そのたびに別のアプリを開くのが手間だと、書き込まずに覚えておこうとして、抜けが出やすくなります。

そのため、自分が1日の中で最も長く開いている場所から書き込めるかを確かめます。Googleの「ToDo リスト」はGmailの画面の横から、Microsoft To DoはOutlookのタスクと統合された形で使えます。Trelloは、メール・Slack・Microsoft Teamsから、やることやメモを取り込む「クイック キャプチャ」を全プランで使えます（2026年10月時点）。メールはGmail、予定はOutlookというように、普段の道具が決まっている場合は、その道具とつながるものから試すと選びやすくなります。

予定（カレンダー）と一緒に見るか

タスクの一覧とカレンダーを別々に見ていると、会議で埋まっている日に作業を入れてしまうことがあります。予定と作業を同じ画面で見たいかどうかで、選ぶツールと必要なプランが変わります。

Googleの「ToDo リスト」は、タスクに日付と時刻を入れると、Googleカレンダーに表示されます。Notionは、無料のNotionカレンダーで、Google・iCloud・Microsoft Outlookのカレンダーと、日付の項目を持つNotionのデータベースを並べて見られます。TrelloはCalendar Power-Upを有効にすると、期限のあるカードをカレンダーの形で見られます。TodoistとTrelloの標準のカレンダー表示はプランに条件があるため、5選の比較表で確かめてください。

タスクと一緒に何を置くか

やることを書いて、終わったら消す。それだけで足りる人には、リストに素早く書き込めるツールが向いています。一方で、タスクに取りかかるときに、関係するメモや資料、打ち合わせの記録を毎回探している場合は、それらを同じ場所に置けるかが選ぶ基準になります。

リスト型のツールは、タスクにメモや期日を添えるところまでが中心です。Notionは、タスクの1件1件がページになっていて、その中に文章や資料へのリンクを書き足せます。本や記事のメモ、読みたい資料の一覧なども、同じワークスペースに別のページやデータベースとして置けます。タスクのほかに管理したいものがない場合は、多機能なツールを選ぶ必要はありません。

個人で使えるタスク管理ツールおすすめ5選の比較

個人で使えるタスク管理ツールとして、Notion、Todoist、Microsoft To Do、Googleの「ToDo リスト」、Trelloの5つを比べます。管理の形と、無料で使える範囲、主なプランの条件は次のとおりです（2026年10月時点、各社の公式サイトで確認）。

ツール	管理の形	無料で使える範囲と 主なプランの条件	有料プラン （年払いの月額）
Notion	タスクを、メモや資料と 同じ場所に置く	1人で使うなら ブロック数は無制限	プラス ￥1,650
Todoist	リストに書き込み、 プロジェクトで分ける	個人プロジェクト5件、 フィルター3件まで。 カレンダー表示はプロ	プロ ￥672
Microsoft To Do	「今日の予定」で その日のタスクを選ぶ	無料で利用できる	―
Google ToDo リスト	Gmailやカレンダーの横で リストを作る	公式ページに 料金の記載なし	―
Trello	カードをボードで動かして 進み具合を見る	ボード10枚まで。 無制限のボードはStandard、 標準のカレンダービューは Premium以上	Standard $5 Premium $10

※有料プランは1人あたり・年払いの場合の月額です。Notionの月払いは￥2,000です。Trelloは米ドルで表示されています。Notionのブロックは、ページに置く文章やチェックボックスなどの1つ1つの要素のことです。

参考（2026年10月7日確認）：Notionの料金／Todoistの料金／Microsoft To Do／Google ToDo リスト／Trelloの料金

Microsoft To DoとGoogleの「ToDo リスト」は、普段使っているのがMicrosoftの道具かGoogleの道具かで選ぶと、書き込む場所に迷いません。

Notion｜タスクをメモや資料と同じ場所に置ける

画像：Notion 公式サイト（2026年10月6日撮影）

Notionは、文書とデータベースを1つの場所で作れるツールです。タスクをデータベースで管理すると、同じデータを、テーブル・ボード・カレンダー・リストなどの表示（ビュー）で切り替えて見られます。たとえば、同じタスクの一覧を、期限の近い順の表と、状況ごとのボードの両方で見る、といった使い方ができます。

ステータス・担当者・期日の項目を持つデータベースは「タスクデータベース」にでき、自分に割り当てられたタスクはホームの「マイタスク」に集まります。項目やビューは自分で作るほか、Notionが用意した公式のテンプレートから始めることもできます。タスク管理のデータベースの作り方は、Notionでのタスク管理の方法で手順を紹介しています。

Todoist｜リストに書き込み、プロジェクトで分けられる

画像：Todoist 公式サイト（2026年10月7日撮影）

Todoistは、やることをリストに書き込み、「仕事」「家のこと」のようなプロジェクトに分けて管理するツールです。無料の「初心者」プランでも、リストとボードの2つのレイアウトを切り替えられ、条件で絞り込んだタスクだけを表示する「フィルター画面」を作れます。

タスクは文字で打ち込むほか、音声入力でも登録できます。メールやカレンダーとの連携にも対応しています。プロプランでは、個人プロジェクトとフィルター画面の上限が増え、レポートの全履歴を見られます（無料プランのアクティビティ履歴は1週間）。

Microsoft To Do｜「今日の予定」でその日のタスクを選べる

画像：Microsoft To Do 公式サイト（2026年10月7日撮影）

Microsoft To Doは、Microsoftが提供するToDoリストのアプリです。公式サイトでは無料で利用できると案内されています。タスクには期日を付けられ、毎日のチェックリストとして使うことも、リストを友人や家族、同僚と共有することもできます。

特徴は、その日に取り組むタスクを選んで並べる「今日の予定」です。「今日の予定」に入れるタスクの提案も表示されます。Outlookのタスクと統合されているため、仕事でOutlookを使っている場合は、メールの画面とタスクを同じ道具の中で扱えます（2026年10月時点）。

Googleの「ToDo リスト」｜Gmailやカレンダーの横でタスクを管理できる

画像：Google ToDo リスト 公式サイト（2026年10月7日撮影）

Googleの「ToDo リスト」（Google Tasks）は、Gmail・Googleカレンダー・Google Chat・Googleドキュメントなどの画面の横（サイドパネル）から使えるタスク管理の機能です。同じGoogleアカウントでログインしていれば、タスクはすべての端末で同期されます。

タスクは仕事やクライアントごとにリストを分けて整理でき、特に大事なタスクにはスターを付けて区別できます。Gmailのメールから、そのままタスクを作れるため、メールで頼まれたことを書き写す手間がかかりません。なお、仕事用や学校用のアカウントでは、ToDo リストを使えるかどうかは組織の管理者が管理しています（2026年10月時点）。

Trello｜カードをボードで動かして進み具合を見られる

画像：Trello 公式サイト（2026年10月3日撮影）

Trelloは、タスクを「カード」にして、「ボード」の上に並べた「リスト」の間を動かしながら進めるツールです。「やること」「作業中」「完了」のようなリストを作り、カードを隣へ動かすと、どこまで進んだかが見て分かります。カードには期限を付けられます。

ボードには、ほかのアプリとつなぐ拡張機能「Power-Up」を追加できます。追加できる数は全プランで無制限ですが、パートナーが提供する一部のPower-Upは別料金です。たとえばCalendar Power-Upを有効にすると、期限のあるカードをカレンダーで表示し、日をまたいでカードを動かして期限を変えられます。これは料金表の「カレンダー ビュー」とは別の機能で、ヘルプにプラン条件の記載はありません（2026年10月時点）。NotionとTrelloの違いや、TrelloからNotionへの移し方は、NotionとTrelloの違いと使い分けで解説しています。

個人のタスク管理で役立つ主な3つの機能

個人のタスク管理で役立つのは、期限を知らせるリマインダー、決まった作業を自動で作る繰り返し、大きなタスクを分けるサブタスクの3つです。どれも、自分の記憶に頼る部分を減らすための機能です。

リマインダー（期限の通知）

リマインダーは、期限や指定した時刻にタスクを知らせる機能です。タスクを書き込んでも、一覧を開かなければ思い出せません。通知が届けば、一覧を見に行く前に気づけます。

Notionでは、データベースの日付の項目をクリックし、通知を受け取るタイミングを選びます。通知は受信トレイとプッシュ通知で届き、Notionを開いていないときはメールでも届きます。ただし、Notionのリマインダーを定期的に繰り返す機能はありません。Googleの「ToDo リスト」は、日付と時刻を入れたタスクに通知が届きます。TodoistとMicrosoft To Doも、無料でタスクにリマインダーを付けられます（2026年10月時点）。

繰り返し（定期的なタスクを自動で作る）

毎週の報告書の提出や毎月の経費の精算のように、同じ作業が決まった間隔でやってくることがあります。終わるたびに次のタスクを書き直していると、その手間がかかるうえに、書き忘れたときに作業ごと抜けてしまいます。

Googleの「ToDo リスト」は、タスクを毎日・毎週・毎月・毎年の頻度で繰り返すように設定できます。Notionでは、データベーステンプレートの「•••」から「繰り返し」を選ぶと、毎日・毎週・毎月・毎年の間隔と、開始日・作成する時間を指定して、同じ形のページを自動で作れます（2026年10月時点）。繰り返しの作業が多い人は、この設定ができるかを確かめておきます。

サブタスク（大きなタスクを分ける）

「旅行の準備」「資料を作る」のような大きなタスクは、一覧に書いてあっても、何から手を付ければよいかが分かりにくいものです。中身を小さな作業に分けて書いておくと、次にやることが見え、どこまで進んだかも分かります。

Microsoft To Doでは、タスクを「ステップ」に分けられます。Googleの「ToDo リスト」は、タスクの下にサブタスクを作れます。Notionのサブタスク（サブアイテム）は、フリープランから使えます。Trelloでは、チェックリストの項目ごとに担当者と期限を付ける「詳細チェックリスト」がStandardプラン以上の機能です（2026年10月時点）。

参考（2026年10月3〜7日確認）：リマインダー（Notionヘルプセンター）／データベーステンプレート（Notionヘルプセンター）／Google ToDo リストの概要（Google ToDo リスト ヘルプ）

個人で使うタスク管理ツールを、人と共有するときの違い

個人で使い始めたツールでも、家族や同僚とリストを共有できるものがあります。ただし、共有できる単位と人数はツールによって違い、無料プランでは上限があることがあります（2026年10月時点）。

ツール	共有できる単位	共有するときの条件
Notion	ページ（データベースを含む）	メンバーが2人以上だと フリープランはブロック数に上限。 ゲストはフリープランで10人
Todoist	個人プロジェクト	1つの個人プロジェクトに 5人まで
Microsoft To Do	リスト	人数の記載はなし。 個人用アカウント同士か、 同じ組織のアカウントの間で共有
Google ToDo リスト	Google Chatのスペースの グループタスク	スペースで作成して割り当てる
Trello	ワークスペース・ボード	ワークスペースあたり 10人まで（無料）

家族と買い物リストを分け合う、同僚と1つの作業を確認し合う、といった少人数の共有は、表の範囲で個人向けのツールでもできます。一方で、チームの全員がタスクを登録し、担当者や状況を更新し合う使い方になると、人数分の料金や権限の設定も比べる必要が出てきます。その場合の比べ方は、チームで使うタスク管理ツール5選の比較で解説しています。

Metooの支援現場：道具を選ぶ前に、置き場所と目的を決める

Metooでは、個人で使う道具なら、Notion以外も十分に選択肢になると考えています。たとえば個人であれば、Obsidianのような道具を選ぶこともあり得ます。組織で使う場合は、基本的にはNotionのほうがよい、というのがMetooの考えです。

今使っている道具からNotionに移すかどうかの相談でも、ちょっとしたToDoのチェックぐらいにしか使っていないなら、わざわざ移す必要性やメリットは薄いと伝えています。また、ほかの情報がバラバラのまま、タスクだけをNotionに移しても、効果は限られます。Notionが生きるのは、メモや資料など、タスク以外の情報も同じ場所に集めていく場合です。

どの道具を選ぶ場合も、やることの置き場所は1か所にします。メモを取るたびに「これは仕事」「これはアイデア」と用途ごとに分ける判断をすると、メモを取ること自体が大変になり、続かなくなります。後でやることのメモは、全部タスクとして同じ場所に入れます。

相談を受けたときも、最初に確かめるのは目的と今の状態です。何のためにタスクを管理するのかがはっきりしないまま、惰性で続けているだけなら、やめるという選択肢もあります。目的と、やることを集める場所が決まっていれば、道具を替えることになっても、同じ考え方で選び直せます。

個人のタスク管理ツールに関するよくある質問

スマートフォンだけでも使え、ほかのツールからNotionへの移行もできます。Jootoは2027年7月31日で一般提供を終了します。

Q. スマートフォンだけでも使えますか？

5つのツールとも、スマートフォン向けのアプリがあります。Microsoft To DoはiPhone・Android・Windows・Webの間で同期され、TodoistはiPhone・iPad・Android、TrelloはiOS・Android、Googleの「ToDo リスト」はAndroid・iOS向けのアプリを提供しています。Notionのアプリでは閲覧・編集・コメントができますが、複数の列（カラム）での表示や、データのインポート、請求の設定などはアプリでは行えません（2026年10月時点）。

Q. 今使っているツールからNotionへ移せますか？

移せます。Notionの「設定」→「インポート」から、TrelloやAsanaなどのツールのデータを取り込めます。一覧にないツールでも、CSV形式のファイルを書き出せれば、行が1件ずつのページ、列がプロパティ（項目）になった新しいデータベースとして取り込めます（2026年10月時点）。CSVを書き出せるかどうかは、今使っているツールのヘルプで確かめてください。

Q. Jootoを使っています。どうすればよいですか？

Jooto（ジョートー）は、2027年7月31日で一般提供を終了し、2027年8月1日以降は登録データが順次削除される予定だと公式サイトで発表しています（2026年10月時点）。データの書き出し（エクスポート）の案内は、チームで使うタスク管理ツールのよくある質問で紹介しています。

個人のタスク管理にNotionを使うなら「合同会社Metoo」にご相談ください

個人で使うタスク管理ツールの要点をまとめます。

• ツールは「普段どこから書き込むか」「予定と一緒に見るか」「タスクと一緒に何を置くか」で選ぶ
• リストだけならTodoist・Microsoft To Do・Googleの「ToDo リスト」、ボードならTrello、メモや資料も置くならNotion
• 無料で使える範囲と、カレンダー表示などのプランの条件は、比較表で先に確かめる
• 人と共有するときは、共有できる単位と人数の上限がツールで違う

タスク管理のツールは、機能や料金、プランの条件が変わることがあります。使い始める前に、各社の料金ページで最新の条件を確かめてください。道具を選ぶ前に何を決めておくかは、支援現場の章で紹介しています。

合同会社Metooでは、タスク管理の目的の整理から、Notionでの仕組みづくり、使われ続けるまでの定着を支援しています。自分や自社に合う進め方を相談したい方は、サービスと料金をご覧のうえ、お気軽にご相談ください。