Notionで在庫管理を行う3つの方法 | メリットや手順、おすすめのテンプレートを解説
「Notionで在庫管理を行う方法やメリットを知りたい」
「Notionのデータベースを活用して在庫管理を行う手順や注意点を知りたい」
Notionでの在庫管理を検討している方の中には、上記のような悩みを抱えている方もいるでしょう。
Notionはドキュメント管理だけでなく、データベース機能を活用した在庫管理システムの構築にも適しています。適切に活用すれば、在庫状況をリアルタイムで可視化し、管理コストの大幅な削減が可能です。
そこで本記事では、Notionで在庫管理を行う方法や具体的な手順、おすすめのテンプレートを解説します。
合同会社Metooでは、本質的な課題の可視化・分析を行なった上で、組織に関わる情報（ヒト・モノ・カネ）が円滑に回る仕組みをNotionで構築するサポートを展開しています。在庫管理システムの導入や運用にお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。
また、以下の動画は1時間ありますが、Notionの使い方を日本一分かりやすく解説しています。Notionを使いこなせるようになりたい方は、ぜひご覧ください。
Contents
Notionで在庫管理を行う3つの方法
Notionで在庫管理を行う3つの方法は、主に以下の3つです。
- テンプレートを活用する
- カスタマイズ機能を活用する
- データベースの設定を行う
ここでは、それぞれの方法を解説します。
テンプレートを活用する
Notionには、世界中のユーザーや公式が作成したテンプレートが豊富に用意されています。さらに、在庫管理に特化したテンプレートも多く存在するため、活用すればゼロから項目を設定する手間を省けます。
テンプレートは複製するだけで、在庫管理システムとして利用を開始でき、Notionの操作に慣れていない初心者でも簡単に導入が可能です。また、必要に応じて後からカスタマイズもできます。
そのため、手軽に在庫管理を始めたい場合は、Notionのテンプレートを活用するのがおすすめです。
関連記事： Notionのテンプレートの作り方とは？カスタマイズ方法、おすすめのテンプレート4選を解説
カスタマイズ機能を活用する
Notionのカスタマイズ機能を使うことで、自社の目的に完全に適した在庫管理システムの構築が可能です。
例えば、商品情報に画像や説明文を加えて視認性を高めたり、在庫レベルの監視にアラート機能を搭載したりできます。さらに、在庫管理システムとNotion APIを連携すれば、より高度で多様な機能を搭載できるようになります。
そのため、自社の業務フローに合わせた独自のシステムを作り込みたい場合は、カスタマイズ機能を活用するのが最適です。
なお、NotionとAPIの活用方法について詳しく知りたい方は、以下をご覧ください。
関連記事：Notion APIとは？4つの機能・使い方3ステップ・活用事例4選を分かりやすく解説
データベースの設定を行う
Notionの中核機能であるデータベースを活用すると、在庫管理に必要なさまざまな情報を整理して格納できます。
データベース機能は、商品名や在庫数量、発注情報などのデータを1つの場所で一元管理できるため、管理にかかるコストを大幅に抑えられます。また、データベースを活用して在庫管理を行う際は、商品名や在庫数量、発注情報などの項目をあらかじめ定義して、誰が見てもわかりやすくまとめておくのがおすすめです。
関連記事： Notionデータベースとは？種類・基本的な要素、作成方法を徹底解説【2025年最新版】
Notionで在庫管理をする際におすすめのテンプレート3選
Notionで在庫管理をする際におすすめのテンプレート3選は、以下の通りです。
- 在庫管理
- 貸出在庫管理
- 事業者向け在庫管理システム
ここでは、それぞれのテンプレートを紹介します。
在庫管理｜誰でも利用可能な簡易的なテンプレート
「在庫管理」は、無料プランでも利用可能なシンプルで扱いやすい構成のテンプレートです。
画面の上部に「入庫」「出庫」のボタンが配置されており、ページを開いてすぐに在庫の増減を記録できるようになっています。また、入力時に必須項目が空欄のままだとアラートが表示される機能が備わっているため、入力ミスや漏れを未然に防げます。
基本的な在庫管理機能を網羅しているため、手軽に導入したい場合に適しているテンプレートです。
参考：在庫管理テンプレート
貸出在庫管理｜貸出在庫の数量や貸出・回収スケジュールの管理が可能
「貸出在庫管理」は、貸出在庫の数量や貸出・回収スケジュールを管理することに特化したテンプレートです。
在庫管理に特化したテンプレートであるため、在庫管理では不要な機能は搭載されていません。 さらに、機能が絞り込まれている分、操作や運用が難しいと感じにくく、誰でも扱いやすいのが特徴です。
そのため、社備品や機材など、貸し出し状況を管理したい場合に役立ちます。
参考：貸出在庫管理
事業者向け在庫管理システム｜在庫管理がスマホから可能
「事業者向け在庫管理システム」は、スマートフォンからの操作性も考慮されたテンプレートです。
PCだけでなくスマートフォンからでも簡単に在庫管理ができるため、倉庫や店舗などの現場でPCを開けない環境でも重宝します。また、メンバー間で在庫情報を共有し、常に最新の状況を把握できる環境が整います。
これまでExcelで在庫管理を行っており、「ファイルが重い」「複雑で扱いにくい」などの不満を感じていた方におすすめです。
Notionのカスタマイズ機能を使って在庫管理を行う方法
Notionのカスタマイズ機能を使うことで、商品情報に画像や説明文を加えたり、在庫レベルの監視にアラート機能を搭載したりできます。
ここでは、カスタマイズ方法の一部を紹介します。
- 太字：「cmd/ctrl + B」
- 打ち消し線：「cmd/ctrl + shift + S」
- コードのインライン表示：「cmd/ctrl + E」
- 任意のテキストにコメント追加：「cmd/ctrl + shift + M」
- ワークスペース内のユーザーにメンション：「@」
フォントのサイズは、ページ右上の「･･･」アイコンをクリックし、「デフォルト」「Serif」「Mono」から選べます。 そして、同じメニューから文字サイズの縮小やページ全体の文字サイズ変更も可能です。
他にも、さまざまなカスタマイズができるため、在庫管理システムの視認性向上や操作性向上のために活用してみるのがおすすめです。
また、Notionのショートカットについて詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。
関連記事：Notionのおすすめショートカット機能10選｜6つのカテゴリ別に一覧も紹介【完全保存版】
Notionのデータベースを活用して在庫管理を行う手順【5STEP】
Notionのデータベースを活用して在庫管理を行う手順は、主に以下の通りです。
- データベースを作成する
- 商品情報を登録する
- 登録する在庫情報に合わせて項目を設定する
- ダッシュボードを作成して分析する
- 運用ルールを決める
ここでは、それぞれの手順を解説します。
1.データベースを作成する
Notionのデータベースを活用して在庫管理を行う際は、最初にNotionで新規ページを作成し、「データベース（テーブル）」を選択します。
この時、ページ名を「在庫管理」など、管理目的がわかりやすい名称に変更し、商品名・カテゴリ・在庫数など、管理の基礎となる項目を用意するのがおすすめです。なお、項目は後から追加できるため、必要な項目の入力が完了したら、次に進みましょう。
なお、Notionのデータベースについて詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。
関連記事：Notionデータベースとは？機能・基本的な要素、作成方法を徹底解説【2025年最新版】
2.商品情報を登録する
続いて、在庫管理する対象の商品・備品をデータベース内に入力し、「SKU / 型番」「保管場所」「仕入れ先」など、運用で必要になる情報も合わせて登録します。なお、SKUとは受発注や在庫管理の最小単位のことです。
商品情報を登録する際は、中長期的に使用するものはタグやカテゴリを付けておくと整理しやすくなります。
3.登録する在庫情報に合わせて項目を設定する
在庫の増減履歴や現状を分析しやすくするために在庫数・入出庫日・使用者・ステータスなど、業務に必要なプロパティを追加し、見やすいダッシュボードを整えます。
さらに、数値・セレクト・日付・リレーションなど、情報の種類に合わせた項目タイプを設定していきましょう。
この時、入出庫記録用のデータベースと連携させ、履歴を残せる構成にするとミス防止につながるため、おすすめです。
4.ダッシュボードを作成して分析する
続いて、在庫状況・不足している在庫・カテゴリー別集計などを一画面にまとめます。
「リンク先データベース」「ボードビュー」「グラフツール（外部連携）」を活用し、担当者が必要な情報へすぐアクセスできる導線を配置します。
棚卸しや月次チェックで使用する定例の確認ページとして運用可能です。
関連記事： Notionダッシュボードとは？仕組みや作り方、活用する3つのメリット
5.運用ルールを決める
最後に、作成した在庫管理システムの運用ルールを決めます。更新者や責任者を明確にすることで、属人化を防ぐことが可能です。
運用ルールとして、月次・週次での棚卸し確認の担当者やサイクルを決め、決めたルールはNotion上の「マニュアルページ」に明記して共有することが大切です。
適切に運用ルールを決め、共有することで、在庫管理によるミスを大幅に削減できるようになります。
なお、Notionを活用したマニュアル作成について詳しく知りたい方は、以下の記事をご参照ください。
関連記事：Notionを活用してマニュアル作成はできる？作成手順や3つのメリットを解説
Notionで在庫管理を行う3つのメリット
Notionで在庫管理を行うメリットは、主に以下の3つです。
- 分散した在庫データを一元管理できる
- 在庫管理の業務効率が向上する
- 在庫管理にかかるコストを削減できる
ここでは、それぞれのメリットを解説します。
分散した在庫データを一元管理できる
Notionのデータベース機能を活用することで、商品名や在庫数量、発注情報などの情報を一括で管理できるようになります。クラウドベースで管理されている情報は、常にリアルタイムでの状況把握が可能です。
そのため、分散した在庫データを一元管理し、チーム全体で常に最新の情報を把握したい場合は、Notionでの在庫管理は有効です。
在庫管理の業務効率が向上する
Notionはリアルタイムで情報が更新されるため、最新の在庫状況の把握が可能です。さらに、検索機能により、型番やカテゴリなどで絞り込み、確認したい在庫データをすぐに把握できます。
そのため、在庫管理の作業効率が向上し、これまでよりも少ない時間で多くの在庫を管理できるようになります。
在庫管理にかかるコストを削減できる
情報が一元管理され、必要な情報をすぐに検索できる状態は、確認作業の削減につながります。また、Notionに記録された過去データを用いて、今後の発注量を予測し、無駄な在庫を減らすことも可能です。
無駄な在庫を持たないことは保管コストの削減にもなるため、在庫管理全体にかかるコストを削減したい場合もNotionは有効です。
Notionで在庫管理を行う際に注意すべきポイント
Notionでの在庫管理は便利ですが、在庫管理での失敗を防ぐためにも、以下のポイントを押さえておきましょう。
- 現場の意見をもとに導入目的を明確にする
- 一部の在庫で試験的に導入し効果検証を行う
- 運用ルールを定めて属人化防止する
- 在庫管理の操作性やルールはできるだけシンプルにする
特に、現場で実際に作業するメンバーの声を聞かずに導入を進めると、使い勝手が悪く定着しない恐れがあります。
そのため、これからNotionで在庫管理システムの構築を検討している企業は、上記を注意して進めましょう。
Notionで在庫管理システムの構築でお悩みなら「合同会社Metoo」にご相談ください！
Notionを活用することで、自社に最適な在庫管理システムを構築可能です。
ただし、導入目的を明確にした上で試験的に導入し、効果検証を行わなければ、現場に定着しない場合があります。そのため、現場の従業員へのヒアリングや運用ルールの策定をしっかりと行い、組織全体で活用できる体制を整えることが大切です。
なお、合同会社Metooでは、本質的な課題の可視化・分析を行なった上で、組織に関わる情報(ヒト・モノ・カネ)が円滑に回る仕組みをNotionで構築するサポートを展開しています。在庫管理システムの導入や運用にお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。