タスク管理を上手に行う方法とは？効率化のポイントやおすすめのツールを解説

「仕事の優先順位がうまくつけられず、作業がなかなか進まない」
「自分に合ったタスク管理の方法を知りたい」

仕事や勉強の予定を整理する中で、上記のお悩みをもつ方も多いはずです。

タスク管理は、やるべき作業を整理して期限を守るための手法です。正しいやり方を身につけると、仕事の漏れがなくなり、余裕をもって仕事に取り組めます。

本記事では、タスク管理の具体的な方法やポイントを詳しく紹介します。タスク管理で活用できるフレームワークも紹介するので、最後までご覧ください。

合同会社Metooでは、本質的な課題の可視化・分析を行なった上で、組織に関わる情報（ヒト・モノ・カネ）が円滑に回る仕組みをNotionで構築するサポートを展開しています。

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合同会社Metoo代表　山田怜司（管理の山田）

Notion公式アンバサダーであり、プロコーチとしても活動。これまでに30社以上にNotion導入・活用のコンサルティングを提供。SNS総フォロワーは3.4万人を超え、情報発信にも精力的。バックオフィス業務に16年携わった経験を活かし、業務効率化やチームマネジメントに強みを持つ。

タスク管理が重要な理由
タスク管理の方法【5STEP】
【個人・チーム別】タスク管理のポイント
タスク管理が上手になるための5つの方法
タスク管理で活用できる3つのフレームワーク
おすすめのタスク管理ツール・アプリ3選
タスク管理の方法にお悩みの方は「合同会社Metoo」にご相談ください

タスク管理が重要な理由

タスク管理を行う理由は、作業の優先度や進行状況を目に見える形にするためです。管理を習慣にすると、以下のメリットが得られます。

作業の優先順位や遅れが可視化され、仕事を進めるスピードが上がる
やるべきことが明確になるため、仕事の漏れや納期遅れ、ミスを防止できる
業務の全体像を把握すれば、心理的な不安が減り、目の前の作業への集中力が向上する

やるべき作業を整理しないまま仕事を進めると、大切な締め切りを忘れたり、何から着手すべきか迷ったりする原因になります。タスク管理を習慣にして、限られた時間を有効活用しましょう。

タスク管理の方法【5STEP】

タスク管理を始める際は、以下の5つの手順に沿って進めるのが基本です。一つひとつの工程を丁寧に行うことで、計画の精度が高まります。

タスクをすべて洗い出す
タスクを細分化・具体化する
優先順位をつける
期限・スケジュールを設定する
実行・確認・振り返りを行う

上記5つのステップの具体的な進め方を確認していきましょう。

1.タスクをすべて洗い出す

メモ帳やデジタルツールを活用して、頭の中にあるやるべきタスクを大小問わずすべて書き出しましょう。

この洗い出し作業が不十分だと、未着手のまま放置された作業が後から見つかり、思わぬトラブルにつながる恐れがあります。

「これくらいは覚えていられる」と思うような小さな用事であっても、一度すべてリストアップしておくことが重要です。

2.タスクを細分化・具体化する

大きなタスクは、すぐに着手できる小さな作業単位に分解します。例えば「資料を作る」ではなく、「表を作成する」や「序文を書く」などと細かく分解しましょう。

誰が読んでも同じ行動が取れるほど具体的なタスクにすると、作業時間の予測が正確になります。また、心理的な負担が減りスムーズに取りかかれるようになるでしょう。

3.優先順位をつける

タスクの優先順位を決める際は、タスクの「重要度」と「緊急度」の二軸で判断しなければいけません。

優先順位が明確になると、限られた時間で成果を出しやすくなります。何から着手すべきか迷う時間をなくせば、一日の作業スピードが上がるでしょう。

優先度の低い作業については、後回しにする、他のメンバーに委任する、あるいは思い切ってやらないと決めるなど、対処法を明確にしておきましょう。

タスクの判断基準を自分の中で定めておくことで、重要な仕事に集中できる環境が整います。

4.期限・スケジュールを設定する

各タスクの期限を設定する際は、作業にかかる工数から逆算して開始日を設定し、無理のない計画を立てるのがコツです。

予期せぬトラブルに備えて、スケジュールには予備時間を設けておくと安心です。詰め込みすぎた計画は、一つの遅れが全体の停滞を招く原因になります。

一日の稼働時間に合わせた現実的な予定を組み、確実に終わらせられるように心がけましょう。

5.実行・確認・振り返りを行う

計画を立てたら、期日に沿って作業を進めながら、定期的に進捗状況を確認しましょう。遅れやトラブルが発生した場合は、早めにスケジュールを調整することが大切です。

一日の終わりには、予定通りに進んだかどうかを振り返る習慣をつけましょう。「なぜ遅れたのか」「どうすれば効率よくできたか」を考えることで、改善点が見えてきます。

この振り返りを次の計画に活かすサイクルを続ければ、タスク管理のスキルは向上していきます。

【個人・チーム別】タスク管理のポイント

タスク管理のコツは、自分一人で行う場合とチームで行う場合で異なります。

個人でのタスク管理｜自己管理と習慣化がポイント
チームでのタスク管理｜共有・可視化・ルール設定がポイント

それぞれの状況に合わせた工夫を凝らすことで、管理の負担を減らしながら成果を上げられます。

個人でのタスク管理｜自己管理と習慣化がポイント

個人のタスク管理では、独自のルールを決めて毎日継続するのが重要です。朝の10分間や退勤前の5分間など、決まった時間にタスクを確かめる習慣をつけましょう。

習慣化できれば、自然と管理ができるようになります。ただし、完璧な計画を目指す必要はありません。まずは続けられる範囲から始めて、徐々にレベルを上げていくのがおすすめです。

無理なく日常に取り入れられる仕組みを作り継続することで、作業の抜け漏れを防ぎつつ、業務に集中できるようになります。

チームでのタスク管理｜共有・可視化・ルール設定がポイント

チームでは全員が進捗を把握できるよう、状況や担当者を目に見える形にして共有します。タスクの登録ルールや更新のタイミングを統一し、運用の仕方をチーム全体で揃える作業が必要です。

誰が何をしているか透明になれば、助け合いが生まれやすくなるでしょう。

チームのタスク管理では、情報共有がスムーズに行われると、誤解による二度手間を減らせます。

タスク管理が上手になるための5つの方法

タスク管理が上手な方には、共通する5つの行動様式があります。

タスクは具体的かつシンプルに記載している
毎日決まった時間にタスクを整理している
タスクの所要時間を見積もっている
予備時間（バッファ）を確保している
完了タスクを可視化して達成感を得ている

上記5つの特徴を真似すると、タスク管理が上達します。自身に足りない要素がないか確認しながら、具体的な方法を学んでいきましょう。

タスクは具体的かつシンプルに記載している

タスク管理が上手な方は、何をするかが一目でわかるよう、具体的な行動レベルでタスク名を記載しています。曖昧な表現を避け、完了条件が明確になる名前にするのがコツです。

複雑にしすぎず、一目で状況が判断できるようシンプルかつ具体的に記載する必要があります。

誰が見ても中身が伝わる表現を心がければ、管理の手間を減らせるはずです。また、シンプルな記載は、タスクの振り返りや情報整理などにも役立ちます。

毎日決まった時間にタスクを整理している

タスク管理が上手な方は、業務の開始時や終了時など、決まったタイミングでタスクを確認する習慣をもっています。新しいタスクの追加や優先順位の見直しを定期的に行うため、予定の狂いに素早く対応可能です。

習慣化すると、意志の力を使わずにタスク管理を継続できます。

また、決まったリズムで予定を整えれば、作業への没入感も高まります。整理の時間をあらかじめ確保して、落ち着いて一日を始められるようにしましょう。

タスクの所要時間を見積もっている

タスク管理が上手な方は、各タスクにかかる時間を事前に予測し、現実的なスケジュールを立てています。実績を記録して分析すれば、見積もりの正確さは徐々に向上していきます。

新しい作業に取り組む際は、過去の似た経験を参考にして時間を予測しましょう。時間を意識して仕事に取り組めば、非効率的なタスクの進行を避けられます。

所要時間の見積もりがうまくなると、無理な引き受けを断る根拠も明確になります。

予備時間（バッファ）を確保している

タスク管理が上手な方は、予期せぬトラブルや割り込み作業に対応できるよう、スケジュールに余裕をもたせています。予定を詰め込みすぎると、一つの遅延が全体の計画に悪影響を及ぼすためです。

そのため、不測の事態は必ず起きることを前提に、あらかじめ空き時間を組み込んでおきましょう’。

具体的には、一日のうち2割程度の時間は、予備として空けておくのがおすすめです。

完了タスクを可視化して達成感を得ている

タスク管理が上手な方は、完了したタスクにチェックを入れたりリストから消したりして、目に見える形で成果を記録しています。進捗を可視化すれば、仕事のモチベーションを高く保てます。

また、小さな成功を積み重ねる仕組みを作れば、タスク管理を長く続けられる原動力になるでしょう。達成感を味わう工夫を凝らすことが、タスク管理継続のポイントです。

タスク管理で活用できる3つのフレームワーク

複雑なタスクを整理するために、以下の3つの思考の型を活用しましょう。

GTD（Getting Things Done）｜頭の中を整理して集中力を高める
アイゼンハワーマトリクス｜緊急度×重要度で分類する
ポモドーロテクニック｜時間を区切って集中力を維持する

上記のフレームワークを使えば、自分なりの判断基準が確立され、迷う時間がなくなります。各手法の特徴を理解して、自身に合う型を取り入れてみてください。

GTD（Getting Things Done）｜頭の中を整理して集中力を高める

GTD（Getting Things Done）は、頭の中にあるやるべきことをすべて外部に書き出して整理する管理手法です。収集、処理、整理、レビュー、実行の流れでタスクを扱い、心を常にクリアな状態に保ちます。

GTDは何をすべきかが明白になるため、目の前の作業に深く没頭できる点がメリットです。脳を考えることだけに集中させる環境を作れば、仕事のスピードも上がります。

なお、Notionを活用してGTDを実現したい方は、以下の動画を参考にしてください。

Notionで最強のタスク管理術GTDを極める方法【テンプレ付き】

アイゼンハワーマトリクス｜緊急度×重要度で分類する

アイゼンハワーマトリクスは、タスクを「緊急度」と「重要度」の二軸で、四つの枠に分類する手法です。緊急かつ重要な仕事を最優先で処理し、重要ではあるものの緊急でない仕事も計画的に進めるのがポイントです。

緊急でも重要でもない用事は思い切って後回しにすれば、本質的な業務に時間を割けるようになるでしょう。アイゼンハワーマトリクスを活用すれば、限られた資源をどこに投入すべきか判断しやすくなります。

ポモドーロテクニック｜時間を区切って集中力を維持する

ポモドーロテクニックは、作業を短い時間単位で区切り、集中と短い休憩を繰り返す手法です。決められた時間だけ一つのタスクに没頭し、終わったら休みを取ります。

短い作業時間の設定は深い集中状態を作り出すため、作業をスムーズに進められるはずです。長時間だらだらと続けるよりも、メリハリをつける方が脳の疲れを抑えられます。

ポモドーロテクニックではタイマーを活用して、自身のリズムを整えるところから始めてください。限られた時間内で終わらせようとする意識が、集中力を引き上げます。

タスク管理の方法にお悩みの方は「合同会社Metoo」にご相談ください

正しいタスク管理の方法を身につけると、仕事の漏れを防ぎ、優先順位を明確にして作業を進められます。まずは、タスクの洗い出しから振り返りまでの流れを習慣化し、フレームワークやツールを賢く活用しましょう。

タスク管理の質が高まれば、日々の業務に余裕が生まれ、より価値のある仕事に時間を割けるようになるはずです。