タスク管理が苦手な人の特徴｜今日から実践できる克服方法とおすすめツールを紹介
「やるべきことが多すぎて何から手をつければいいかわからない」
「自分に合ったタスク管理の方法やツールを知りたい」
仕事や勉強を進める中で、優先順位の付け方に迷う方は多いです。タスク管理は、やるべき業務を整理して期限を守るための手法です。
タスク管理がうまくいかないと、大切な締め切りを忘れたり仕事が予定通りに終わらなかったりする恐れがあります。
本記事では、タスク管理が苦手な方の特徴や克服するための具体的な手順、役立つツールを詳しく解説します。
合同会社Metooでは、本質的な課題の可視化・分析を行なった上で、組織に関わる情報（ヒト・モノ・カネ）が円滑に回る仕組みをNotionで構築するサポートを展開しています。
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目次
タスク管理が苦手な人に共通する5つの特徴
タスク管理が苦手な方には、以下のように仕事の進め方で共通する傾向が見られます。
- タスクを頭の中だけで管理しようとする
- 優先順位をつけずに目についた仕事から着手する
- タスクを細分化せず大きな塊のまま捉える
- 仕事を断れずキャパオーバーになりやすい
- 完璧主義で着手が遅れてしまう
無意識のうちに行っている習慣が、業務の停滞を招く原因となっているかもしれません。特徴をそれぞれ確認していきましょう。
タスクを頭の中だけで管理しようとする
記憶力だけを頼りにタスクを管理しようとすると、情報の抜け漏れが発生する可能性があります。特に複数の業務を並行して進める場面では、締め切りや細かい要望を失念する恐れがあります。
また、外部のメモ帳やツールに記録を残さない状態では、抱えている仕事の全体量を客観的に把握できません。全体像が見えないままでは、次に何をすべきかの判断も鈍ります。
作業の全体量を可視化しない振る舞いは、不意のトラブルを招く要因となります。脳を情報を溜める場所ではなく、考えるために活用することが大切です。
優先順位をつけずに目についた仕事から着手する
作業の優先順位を考えずに着手すると、重要度の高いタスクに時間をかけられない可能性があります。
また、締め切りが迫ったタスクが続くと、長期的な目標に向けた準備が疎かになります。場当たり的な判断で動く状況では、納期遅れや成果物の質が下がるリスクが高まるため注意が必要です。
限られた時間の中で成果を出すためには、着手する順番の決定が欠かせません。タスクの重要度を天秤にかけ、優先順位を決めましょう。
タスクを細分化せず大きな塊のまま捉える
やるべき仕事を大きなまとまりでとらえていると、作業に取りかかる心理的な壁が高くなります。例えば「企画書を作成する」と曖昧な表現では、具体的に何をすべきかが見えず、行動を先延ばしにしやすくなります。
また、作業の工程を細かく分けなければ、完了までにかかる時間の予測も正確には立ちません。見込みが外れると、計画そのものが途中で破綻する恐れがあります。
タスクの大きな目標は、15分〜30分で終わる小さな作業単位に分解して管理しましょう。分解によって次に取るべき行動が明確になれば、迷いなく手を動かせるようになります。
仕事を断れずキャパオーバーになりやすい
周囲からの依頼をすべて引き受けてしまうと、自分の処理能力を超えてしまい、仕事が滞る原因となります。自身の抱えている業務量を把握しないまま新しいタスクを増やすことは、仕事の質の低下につながるかもしれません。
また、キャパオーバーの状態が続くと、一つひとつの作業が雑になり、ミスが重なる恐れがあります。無理に仕事を抱え込む状況は、心身に重い負担をかけ、仕事への意欲を奪う原因にもなります。
タスク管理は自身の状況を客観的に判断し、必要に応じて相談や辞退を行う勇気が必要です。
完璧主義で着手が遅れてしまう
すべての工程で完璧な状態を求めすぎると、失敗を恐れる気持ちが強くなり、タスクの進行が滞ってしまいます。
また、細部にこだわりすぎて全体の流れを見失うと、納期の間際に慌てて仕上げる事態を招きかねません。
そのため、まずは6割程度の完成度を目指して仕事を進め、後から見直す進め方が効率的です。全体の進捗を優先して動く習慣を身につければ、期限内に一定の質を保った成果を出せるようになるでしょう。
タスク管理ができないことで起こる4つのデメリット
タスク管理がうまくいかない状態を放置すると、仕事の質や私生活の質を下げてしまう恐れがあります。管理ができないことで生じる主な問題は、以下のとおりです。
- 納期に間に合わず周囲からの信頼を失う
- 重要な業務に時間を割けなくなる
- チーム全体の進行に悪影響を及ぼす
- 残業が増えワークライフバランスが崩れる
各項目を詳しく見ていきましょう。
納期に間に合わず周囲からの信頼を失う
期限内に仕事が終わらない状況が続くと、周りの方からの信頼が損なわれます。締め切りを守れない仕事の進め方は、関係者にも多大な迷惑をかけてしまいます。
信頼を失うと、責任感のある仕事を任せてもらえなくなるかもしれません。また、自身の評価だけでなく、所属するチーム全体の評価を下げてしまう原因にもなります。
約束を守ることは、仕事をするうえでの土台となる大切な要素です。期限を守る意識をもち、計画的に作業を進める姿勢を身につけましょう。
重要な業務に時間を割けなくなる
目の前の細かい作業や急ぎの用事に追われ続けると、本来注力すべき大切な仕事が後回しになる可能性があります。
目先の対応だけに追われる状態が続くと、長期的な目標達成が難しくなるでしょう。
そのため、業務の優先度を見極め、何に時間を充てるべきかを判断しましょう。
チーム全体の進捗に悪影響を及ぼす
チームで行う仕事では、各担当者の進捗がプロジェクト全体の予定に深く関わっています。
仕事の遅れによってチーム全体のスケジュールが乱れると、周囲のメンバーがフォローに回らなければなりません。
もし、遅れが生じそうな時は早めに相談し、問題を大きくしないよう配慮しましょう。協力して仕事を進める環境を守るためにも、自身のタスク管理を徹底する姿勢が求められます。
残業が増えワークライフバランスが崩れる
タスク管理ができないと、予定していた時間内に仕事が終わらず、残業が当たり前の状態になります。仕事に追われる日々が続くと、プライベートな時間を確保できず、心身のリフレッシュができなくなるでしょう。
もし、十分な休息が取れない状態が続くと、疲れが溜まって仕事の質が低下する悪循環に陥ります。
仕事と生活の調和を保つためには、無理のない計画を立てて実行する力が必要です。
苦手なタスク管理を克服する7つの方法
タスク管理への苦手意識をなくすためには、具体的な手順に沿って習慣を変えることが有効です。
- すべてのタスクを書き出して「見える化」する
- タスクを細分化して「次にやること」を明確にする
- アイゼンハワーマトリクスで優先順位を決める
- 1日のスケジュールにバッファを設ける
- ToDoリストは前日の夜に作成する
- ポモドーロテクニックで集中力を維持する
- 週1回の振り返りで改善点を見つける
上記7つの方法を実践すると、仕事の流れを自分でコントロールできるようになります。
すべてのタスクを書き出して「見える化」する
頭の中にあるタスクをすべて紙やツールに書き出すと、抱えている仕事の全体像を把握できるようになります。
可視化されたタスクリストがあれば、何から手をつけるべきか判断する土台が整います。
全体を客観的に眺めることで、作業の重なりや無理なスケジュールにも気付きやすくなり、落ち着いて仕事ができるようになるでしょう。
タスクを細分化して「次にやること」を明確にする
大きなタスクを小さなステップに分解すると、作業への着手にかかる心理的な壁を下げられます。具体的な行動レベルまで細かく分ければ、次に何をすべきか迷う時間をなくせるはずです。
また、タスクの細分化を行うと、一つひとつの作業が終わるたびに達成感を得られ、モチベーションの維持にもつながります。複雑な仕事も、バラバラに分ければ単純な作業の積み重ねに変わります。
そのため、15〜30分程度で終わる単位まで細かくタスクを分解してみましょう。
アイゼンハワーマトリクスで優先順位を決める
アイゼンハワーマトリクスは、緊急度と重要度の二つの軸でタスクを分類し、取り組む順番を明確にする手法です。
自身の成長のためには、期限が迫っている業務だけでなく、将来に関わる重要な仕事に時間を割くのが重要です。マトリクスを使えば、やる必要のないタスクを見極めて削減できるようになります。
本当に大切な仕事に集中できる環境を整えれば、自身が成長できるだけでなく、仕事の質も高まるでしょう。
1日のスケジュールにバッファを設ける
一日の予定を隙間なく詰め込むと、わずかな遅れが全体の計画を壊す原因になります。そのため、予定を立てる際は、突発的な業務やトラブルに対応できるよう、あらかじめ予備の時間（バッファ）を確保しておきましょう。
余裕をもった計画を立てれば、不測の事態が起きても慌てずに対処できるようになります。また、心理的な余裕が生まれることで、目の前の作業への集中力も維持しやすくなるでしょう。
具体的には、全体の時間の2割程度を空けておくのがポイントです。
ToDoリストは前日の夜に作成する
一日の終わりに次の日のToDoリストを作成しておくと、朝の開始時に迷うことなく作業に取りかかれます。
前日のうちに振り返りながら整理すると、必要なタスクを落ち着いてリストアップできます。また、朝の貴重な時間を計画作りに使うのではなく、実作業に充てられるため、生産性の向上につながるでしょう。
寝る前に翌日の準備を整える習慣は、不安を減らして安眠を助ける効果も期待できます。効率よく仕事を進めていくためにも、一日の締めくくりに5分間の整理時間を確保しましょう。
ポモドーロテクニックで集中力を維持する
25分間の集中と5分間の休憩を繰り返すリズム（ポモドーロテクニック）を取り入れることで、高い集中力を長時間保てるようになります。
短い時間に区切って取り組む姿勢は、タスクへの着手を楽にし、先延ばしを防ぐ助けにもなるでしょう。また、タイマーを活用して時間を意識すれば、だらだらと作業を続ける習慣を改善できます。
週1回の振り返りで改善点を見つける
週に一度、自分のタスク管理の方法を振り返ることで、うまくいかなかった原因や課題が明確になります。よかった点と改善が必要な点を冷静に分析し、次の週の計画に反映させるサイクルを回しましょう。
定期的な見直しを習慣にすれば、自身に合う管理スキルが着実に向上していきます。また、同じミスを繰り返さないための工夫を考える時間は、将来の時間を生み出すための投資になります。
一週間を終えるタイミングで、自身の行動を客観的に評価する時間をもちましょう。
タスク管理が苦手な人におすすめのツール・アプリ3選
タスク管理をより快適にするために、多くのユーザーに支持されているツールを紹介します。
- Notion | 自由度の高いオールインワンツール
- Trello | 視覚的に管理できるカンバン方式
- Asana | チームの進捗をリアルタイムで共有
各ツールの特性を理解して、自身に合う作業環境を整えましょう。
Notion｜自由度の高いオールインワンツール
Notionは、メモやタスク管理、データベース機能を一つの場所にまとめられる多機能ツールです。テンプレートが豊富に用意されており、業務スタイルに合わせて管理画面を自由に作り変えられます。
また、リストやカンバン、カレンダーなど、表示形式を瞬時に切り替えられる柔軟性も魅力です。Notionは、関連する資料とタスクを同じページで管理できるため、情報の分散を防ぐのに役立つでしょう。
自分好みのシステムを構築したい方には、Notionがおすすめです。なお、Notionの基本情報を押さえておきたい方は、以下の記事を参考にしてください。
関連記事：Notionとは？初心者でも押さえておくべき基本機能を詳しく解説
Trello｜視覚的に管理できるカンバン方式
Trelloは、カードを動かす感覚でタスクの状況を視覚的に把握できるツールです。ボード、リスト、カードの三層構造になっており、シンプルで迷いのない管理が行えます。
また、ドラッグ＆ドロップで直感的に操作できるため、初めてツールを導入する方でもすぐに馴染めるでしょう。Trelloは、視覚的なわかりやすさを重視する個人や小規模なチームにおすすめのツールです。
なお、自身に合うツールがNotionかTrelloかを見極めたい方は、以下の記事を参考にしてください。
関連記事：NotionとTrelloはどちらがおすすめ？機能や料金の違い・使い分けまで解説
Asana｜チームの進捗をリアルタイムで共有
Asanaは、チームメンバー間でのタスクの進行状況をリアルタイムに共有できるプロジェクト管理ツールです。タイムライン機能を使えば、プロジェクト全体の予定を視覚的に確認し、遅れを早めに察知できます。
Asanaは複数のプロジェクトを一元管理でき、担当者ごとの業務量も把握しやすいため、チームの動きを加速させるのに役立つでしょう。
なお、NotionかAsanaのどちらが自分に合っているか知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
関連記事：NotionとAsanaの違いとは?選び方や連携する4つの方法を徹底解説
タスク管理にNotionを活用したい方は「合同会社Metoo」にご相談ください
頭の中だけでタスクを管理する習慣を改め、可視化・細分化を行うことで、仕事の進め方は変わります。アイゼンハワーマトリクスやポモドーロテクニックなどの手法を組み合わせつつ、ツールを賢く活用しましょう。
正しいタスク管理の手順を身につければ、納期遅れによる信頼の低下を防ぎ、私生活の時間も守れるようになるはずです。
合同会社Metooでは、本質的な課題の可視化・分析を行なった上で、組織に関わる情報（ヒト・モノ・カネ）が円滑に回る仕組みをNotionで構築するサポートを展開しています。
もし、自社だけで設定するのが難しい、もっと高度な自動化を行いたいとお考えであれば、ぜひ合同会社Metooへご相談ください。