おすすめのタスク管理ツール5選！選び方のポイントや主な機能、活用のコツを解説
「おすすめのタスク管理ツールを知りたい」
「ツールの選び方や、時間を無駄にしない使い方のコツを知りたい」
仕事や勉強の予定を整理したい時、読者の中には上のような悩みを持つ方も多いはずです。
タスク管理ツールは、やるべき作業を整理して期限を守る助けとなるツールです。しかし、ツールの種類が多いため、自分に合うツールを見つける作業は簡単ではありません。
本記事では、人気のタスク管理ツール5選や選ぶ時の基準を詳しく解説します。
なお、合同会社Metooでは、本質的な課題の可視化・分析を行なった上で、組織に関わる情報（ヒト・モノ・カネ）が円滑に回る仕組みをNotionで構築するサポートを展開しています。
自分にあったタスク管理ツールをお探しの方はぜひご参照ください。
また、以下の動画は1時間ありますが、Notionの使い方を日本一分かりやすく解説しています。Notionを使いこなせるようになりたい方は、ぜひご覧ください。
目次
おすすめのタスク管理ツール5選
どのツールが自分に合うか迷う読者に向けて、代表的な5つのツールを解説します。
- Notion｜タスクや情報を一元管理できる多機能ツール
- Asana｜チームの進捗管理に強いプロジェクト・タスク管理ツール
- Trello｜カード形式で直感的に使えるタスク管理ツール
- Backlog｜開発案件の管理に適したタスク管理ツール
- Jooto｜シンプル操作で使いやすいカンバン型のタスク管理ツール
各ツールには、情報のまとめやすさや操作のしやすさなど異なる特徴があります。チームの人数や仕事の内容に合わせて選ぶための参考にしてください。
Notion｜タスクや情報を一元管理できる多機能ツール
画像：Notion 公式サイト
Notionは、日々の作業や情報を1つの場所にまとめられる多機能なツールです。タスク管理、ドキュメント管理、データベース機能を1つのツールで統合できます。
業務内容や運用フローに応じて、ページ構成を柔軟にカスタマイズ可能です。タスクと関連資料を紐付けて管理でき、情報の分散を防止しやすい利点があります。
個人利用からチーム利用まで対応し、業務規模に応じた運用ができます。外部ツール連携やテンプレート活用により、業務をスムーズに進められるでしょう。
Notionの詳細は以下のページで解説しているので、ぜひ参考にしてください。
関連記事：Notionとは？初心者でも押さえておくべき基本機能を詳しく解説
Asana｜チームの進捗管理に強いプロジェクト・タスク管理ツール
画像：Asana 公式サイト
Asanaは、チームの進捗管理に強みを持つプロジェクト・タスク管理ツールです。プロジェクト単位でタスクを整理でき、全体の状況を把握しやすくなります。
担当者や期限を明確に設定でき、チームでの業務管理に向いています。タスクの依存関係を管理でき、作業遅延の防止につながるでしょう。
チームでのプロジェクトの管理に活用するツールをお考えの方におすすめです。
なお、AsanaとNotionを使い分ける基準や、両者を組み合わせて業務をスムーズに進める方法を知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
関連記事：NotionとAsanaの違いとは?選び方や連携する4つの方法を徹底解説
Trello｜カード形式で直感的に使えるタスク管理ツール
画像：Trello 公式サイト
Trelloは、カード形式で直感的に使えるタスク管理ツールです。カードを移動する操作でタスク状況を管理できるため、状況をすぐに把握できます。
操作がシンプルで、ツールに不慣れな担当者でも使いやすい設計です。個人利用や小規模チームのタスク管理に向いています。
全体の状況を目で見てすぐ判断したい場合に役立つツールです。カードに写真やメモを貼り付けて、自分なりに整理してみましょう。
なお、自身に合うツールがNotionかTrelloかを見極めたい方は、以下の記事をご覧ください。
関連記事：NotionとTrelloはどちらがおすすめ？機能や料金の違い・使い分けまで解説
Backlog｜開発案件の管理に適したタスク管理ツール
Backlogは、開発案件の管理に適したタスク管理ツールです。 タスク管理とWikiを一元化でき、開発案件の管理に強い点が特徴的です。
Wiki機能により仕様書や情報をまとめて管理できます。国内企業向けの設計で、日本語環境でも使いやすい点も強みといえます。複雑なプロジェクトでも、情報を整理してチーム全員で共有できます。
画面がわかりやすいため、初めて導入するチームでも迷わず運用できるでしょう。
Jooto｜シンプル操作で使いやすいカンバン型のタスク管理ツール
画像：Jooto 公式サイト
Jootoは、シンプル操作で使いやすいカンバン型のタスク管理ツールです。カンバン方式でタスクを視覚的に整理し、状況を把握できます。
必要な機能に絞られており、導入後すぐに運用しやすい点が魅力です。チーム内でのタスク共有や確認作業の時間を短縮できるでしょう。
誰がどの作業を担当しているか一目でわかるため、チームワークを発揮しやすい点も強みです。
タスク管理ツールを選ぶ際の4つのポイント
自分に合うツールを選ぶ際に注目すべき4つのポイントを以下にまとめました。
- 利用目的を明確にする
- 利用人数を確認する
- 必要な機能を洗い出す
- 外部ツール連携が可能か確認する
各ポイントを詳しく見ていきましょう。
利用目的を明確にする
タスク管理ツールを選ぶ際は、個人利用かチーム利用かを整理し、解決したい課題を明確にすることが重要です。用途を定めないまま選ぶと、業務に合わない機能に振り回される恐れがあります。
自分の予定管理が目的なら操作が簡単なツールが適していますが、進捗共有や役割管理が必要な場合は、担当者設定や共有機能、通知機能などが欠かせません。必要な場面を具体的に想像すれば、求める機能が見えてきます。
今感じている不便や負担を書き出し、どの作業を改善したいのか整理しましょう。使う場面を描いてから選定を始めると、導入後の混乱も防げます。
利用人数を整理する
ツールを使う人数によって、求められる機能や操作性は変わります。少人数向けと大人数向けでは適したツールが異なるため、想定人数を明確にした上で比較検討が必要です。
個人利用なら自分が見やすいものを選べば十分ですが、チーム利用では全員が直感的に使えるかどうかも重要です。
また、操作性だけでなく、導入費用や継続コストも含めて検討しましょう。将来的な人数増加も見据えて選定すれば、運用途中での見直しを防げます。
必要な機能を洗い出す
タスク管理ツールを選ぶ際は、必要な機能を事前に整理することが欠かせません。進捗を把握できる機能や期限を知らせる通知など、業務に直結する要素を確認しましょう。
機能が多すぎると操作が複雑になり、現場で使われなくなる可能性があります。課題解決に必要な機能だけに絞る意識が重要です。
導入前に現場の意見を聞き、どの作業を楽にしたいか整理しましょう。無理なく使える構成を選ぶことで、運用の定着が進みます。日々の業務に自然に組み込める点も判断材料になります。
外部ツール連携が可能か確認する
普段使っているチャットやカレンダーと連携できるかは、ツール選びの重要な判断軸です。既存ツールと連携できると、画面を切り替える手間を削減できます。
また、外部ツールとの連携設定のしやすさも確認しておくと、導入後の負担を抑えられます。もし、設定が難しい場合や専門知識が必要な場合は、専門家の支援で対処が可能です。
タスク管理は顧客管理や業務マニュアル、ナレッジ管理なども同時に行うことが多いため、外部ツール連携が可能かもチェックしておきましょう。
タスク管理ツールで活用できる主な5つの機能
タスク管理ツールでは、さまざまな機能を活用できます。多くのタスク管理ツールで使用できる代表的な5つの機能をまとめました。
- ToDo管理
- プロジェクト全体の進捗管理
- 通知・リマインドの送信
- 外部ツールとの連携
- チーム間での情報共有
各機能の詳細を説明していきましょう。
ToDo管理
ToDo管理は、日々発生する作業をタスクとして登録し、一覧で把握できる基本機能です。担当者や期限、優先度を設定することで、着手順や抜け漏れを防ぎやすくなります。
完了時にチェックを入れれば、進捗が可視化されて達成感が得られる他、予定を画面に書き出す習慣が、業務整理や優先順位の判断に役立つでしょう。
プロジェクトをスムーズに進行するためには、タスクをどのように処理するかも重要なため、基本的機能ではあるもののToDo管理は重要といえます。
プロジェクト全体の進捗管理
プロジェクト進捗管理は、複数タスクの状況を一覧で把握できる機能です。遅れている作業を早めに見つけ、対応を早期に検討できます。
プロジェクト単位で流れを管理できるため、ゴールまでの工程が明確になります。グラフや図で表示されるツールなら、チーム全体の状態を直感的に確認できるでしょう。
全体を俯瞰することで、支援が必要な箇所も判断しやすくなります。個人でのタスク管理ではなく、チームでプロジェクトを実施する場合はプロジェクトの進捗管理に強みがあるツールがおすすめです。
通知・リマインドの送信
通知・リマインド機能は、期限が近いタスクを自動で知らせ、対応忘れを防ぐための機能です。内容が更新された際に関係者へ通知でき、判断や行動を遅らせにくくなります。
カレンダーを何度も確認する必要がなくなり、目の前の作業に集中しやすくなります。
また、通知やリマインドの送信などの対応漏れを防ぐ仕組みは、相手との信頼維持にも役立ちます。スマートフォンなどの端末にも通知やリマインドを送信できるツールなら、外出先でも予定を把握でき、うっかりミスによるトラブルの防止にも繋がるでしょう。
外部ツールとの連携
外部ツールは、チャットやカレンダーなどと連携すると、予定と作業を1つの流れで管理可能です。
複数ツールを行き来する手間が減り、確認作業にかかる時間を短縮しやすくなります。設定が簡単なものを選ぶと、導入直後から効果を実感しやすくなります。
自動同期や通知機能をうまく活用して、集中できる作業環境を整えましょう。
チーム間での情報共有
タスク管理ツールでは、タスクごとにコメントや資料を集約し、チーム内で情報共有できます。複数人で進行するプロジェクトの場合、各タスクの進行状況だけでなく、注意点や補足などの共有も可能です。
タスクにコメント機能や資料添付が可能なツールなら、共有事項をすぐに確認でき、途中参加のメンバーも背景を把握しやすいでしょう。
また、情報を共有しながらタスクを消化できることで、情報を共有する会議にかかる時間を抑えられる点もメリットといえます。
タスク管理ツールを効率よく活用する3つのコツ
タスク管理ツールは導入するだけでなく、使い方の工夫をすることで成果が出やすくなります。
タスク管理ツールをより効率的に活用するためのコツは以下の通りです。
- タスクを細分化する
- テンプレートを活用する
- タスクをKPIと関連させて管理する
各コツを詳しく見ていきましょう。
タスクを細分化する
タスクを細かく分けて登録することが、タスク管理する際のコツです。大きな仕事を短時間で終わる作業に分解すると、着手時の負担を抑えられます。進捗に遅延が出た場合に原因を把握しやすくなります。
また、1つずつタスクを消化することで達成感が生まれ、やる気も維持しやすくなるはずです。
まずは15分〜30分で終わるタスクに分解し、次の作業に迷わない状態を作りましょう。
テンプレートを活用する
テンプレートを活用すると、毎回同じ項目を入力する手間が減り、登録作業にかかる時間を抑えられます。
テンプレートを活用すると、記載内容のばらつきを防ぎ、情報の質を一定に保てます。
なお、Notionをはじめとした、ページや記載内容を柔軟に変更できるタスク管理ツールを選ぶと、シチュエーションごとにテンプレートを活用可能です。
タスクをKPIと関連させて管理する
タスクをKPIと結び付けて管理すると、業務の目的を意識しやすくなります。また、優先順位の判断もしやすくなるでしょう。
タスクとKPIを連動させることで、目標に直結するタスクへ集中でき、限られた時間を有効に使えます。また、数値を意識して進めることで、タスク消化にあたる際のモチベーションが向上する効果も期待できます。
タスクを含めた情報の一元管理には「Notion」がおすすめ
タスクを含めた情報を一元管理したい場合、Notionの活用がおすすめです。
Notionはプロジェクト管理や社内Wikiなどに幅広く活用できるだけでなく、業務内容に合わせて画面のレイアウトや表示方法を調整できます。1つのツールに情報を集約することで、ツールを行き来する手間を省き、情報の検索や分析にかかる時間と手間の削減も可能です。
コミュニケーションツール「Slack」と連携して通知を受け取ったり、プロジェクトメンバーとリアルタイムで情報を共有しながらアイデアを直接書き込んだりと、チームでの作業をスムーズに進められる点も大きな魅力です。
Notionでのタスク管理の詳細は以下のページで解説しているので、ぜひ参考にしてください。
関連記事：Notionでのタスク管理の方法は？おすすめテンプレート3選とタスク管理のコツを解説
タスク管理ツール「Notion」を活用してみたい方は「合同会社Metoo」にご相談ください
タスク管理ツールは、機能を正しく理解し、自社の業務に合わせて使いこなすことで、はじめて効果を発揮します。運用ルールを整備し、情報の整理方法を統一すれば、タスク管理から得られる成果をより高めることが可能です。
情報管理と進捗管理を1つの場所でまとめて管理したいと考えている企業にとって、Notionは有効なツールといえるでしょう。一方で、どの機能をどの業務に活用するか、どのようなルールで運用するかは、組織ごとに最適解が異なります。
Notionを業務に定着させたい方や、自社に合ったタスク管理環境を構築したい方は、ぜひ合同会社Metooにご相談ください。
合同会社Metooでは、本質的な課題の可視化と分析を行った上で、ヒト・モノ・カネといった組織に関わる情報が円滑に回る仕組みをNotionで構築するサポートを提供しています。
ご相談は無料です。下記よりお気軽にお問い合わせください。