チーム利用におすすめのタスク管理ツール5選｜導入するメリットや選び方、コツを解説
「タスク管理ツールをチームで活用するメリットや注意点を知りたい」
「チーム利用におすすめのタスク管理ツールやその選び方を知りたい」
これからタスク管理をチームで行おうと考えている方の中には、上記のような疑問を抱えている方もいるでしょう。
タスク管理ツールをチームで導入すると、業務の可視化が進み生産性が向上します。しかし、タスク管理ツールの種類は多いため、どのツールを選べばよいか迷ってしまう方も少なくありません。
そこで本記事では、タスク管理ツールをチームで使うメリットや注意点、活用するコツや選び方、チーム利用におすすめのタスク管理ツールを詳しく解説します。
合同会社Metooでは、本質的な課題の可視化・分析を行なった上で、組織に関わる情報（ヒトモノカネ）が円滑に回る仕組みをNotionで構築するサポートを展開しています。チームのタスク管理にお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。
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Contents
タスク管理ツールをチームで活用する3つのメリット
タスク管理ツールをチームで活用するメリットは、主に以下の3つです。
- チーム全体のタスクが可視化される
- チーム内でナレッジが蓄積する
- 業務量の偏りを改善できる
ここでは、それぞれのメリットを解説します。
チーム全体のタスクが可視化される
チームでタスク管理を行う場合、誰がどの業務を進行しているのか把握しにくくなるという課題があります。実際に、口頭やチャットだけのやり取りでは、個々の進捗状況が不透明になりがちです。
しかし、タスク管理ツールを導入することで、メンバー一人ひとりのタスクが可視化され、誰が何をしているのかがひと目で分かるようになるため、管理の手間も減ります。
その結果、タスクの進捗の遅れや納期の接近、作業の抜け漏れをすぐに把握し、対応できるようになります。さらに、問題が大きくなる前に対策を打てるため、トラブルを未然に防ぎ、円滑なプロジェクト進行が可能です。
チーム内でナレッジが蓄積する
タスク管理ツールには、日々のタスクが蓄積されるため、完了済みタスクがそのまま過去のナレッジになります。
例えば、タスクごとの作業時間や注意点などを記載しておくことで、今後もタスク進行の参考にできます。そして、似たような業務が発生した際に、過去の記録を振り返ると手順やポイントを掴めるため、効率よく作業を進められるでしょう。
さらに、特定のタスクに関わっていないメンバーにもナレッジを共有できるため、チーム全体の生産性向上にも貢献します。そのため、タスク管理ツールをチームで活用することで、属人化を防ぎ、一定の品質で業務を行える体制が整うでしょう。
業務量の偏りを改善できる
チームでタスク管理を行なっていると、気付かぬ間に特定のメンバーにタスクが集中している場合があります。
タスク管理ツールがあれば、誰がどのタスクを行なっているのか把握できるため、メンバーごとの業務量の偏りの解消が可能です。さらに、タスクの少ないメンバーにタスクを振り分け、メンバーごとのタスク負担を軽減することで、よりタスク処理能力が向上します。
その結果、互いに助け合いながら、チーム全体で最大限の成果を出せるようになるでしょう。
タスク管理ツールをチームで活用する際の注意点
チームでタスク管理ツールを活用する際は、各メンバーが適切に更新ルールを共有することが大切です。
例えば、タスクが完了しているのに担当者がステータスを更新しなければ、他のメンバーは「まだ作業中だ」と勘違いしてしまい、次の工程に進めず待機する時間が生まれてしまいます。
また、どのようにツールを更新すべきか明確にルールを定めておかなければ、誰がどのように情報を共有すべきか判断できなくなります。その結果、タスク管理ツールが浸透せずに、せっかく導入しても業務効率化が十分に図れません。
そのため、事前に「いつ」「誰が」「何を」入力するのかという適用ルールや共有方法を決め、チーム全員が理解しておくことが大切です。
チームで活用するタスク管理ツールを選ぶ際の4つのポイント
チームで活用するタスク管理ツールを選ぶ際のポイントは、主に以下の4つです。
- チームの目的に応じた機能が搭載されているか
- 費用対効果は高いか
- 外部ツールとの連携はできるか
- セキュリティ体制は充実しているか
ここでは、それぞれのポイントを解説します。
チームの目的に応じた機能が搭載されているか
タスク管理ツールは、どれでもよいわけではなく、チームの目的に応じて選ぶことが大切です。
例えば、メンバー間の情報共有を円滑に行いたい場合は、アラート機能やメッセージ機能、コメント機能が充実しているツールが適しています。また、現在使っているツールが使いにくいと感じている場合は、直感的に操作できるデザインや操作性の高いツールを選ぶのがよいでしょう。
チームが抱えている課題や目的に適したタスク管理ツールを選ぶことで、より生産性向上や業務効率化につながります。
費用対効果は高いか
タスク管理ツールには、無料で使えるものと有料のものがあり、それぞれ機能性や操作性が異なります。
基本的には有料プランの方が多機能で、セキュリティやサポート体制が充実している傾向にあります。しかし、メンバー数が多いチームの場合、人数分の利用料金がかかるため、ランニングコストが大きな負担になる可能性も考慮しなければなりません。
そのため、予算を考慮した上で最適なツールを選ぶことが大切です。ただし、安さばかりに着目せずに、費用対効果を考慮して選びましょう。
外部ツールとの連携はできるか
タスク管理ツールだけでも高機能なものは多いですが、外部ツールと連携できる場合、より拡張性が高くなります。
例えば、Zoomのような会議ツールやGoogleカレンダーなどのカレンダーツールと連携すれば、会議URLの共有やスケジュールの調整が自動で反映されるため手間を減らせます。
他にも、SlackやChatworkなどのチャットツールと連携して、タスク管理ツールの更新通知を受け取ったり、データをそのまま添付したりすることも可能です。
タスク管理ツールは、外部ツールと連携できると、目的に応じて柔軟に機能を拡張できるため、業務効率化が進めやすくなるでしょう。
セキュリティ体制は充実しているか
タスク管理ツールには、顧客情報やプロジェクトの未公開情報など、重要な機密情報も多く格納されているため、セキュリティ体制も確認することが重要です。
具体的には、通信のSSL化（暗号化）やプライバシーマークの取得済みかどうか、詳細なアクセス権限の設定が可能かなどのセキュリティ対策があるか確認します。
セキュリティ体制が充実していれば、不正アクセスによるデータの消失や情報漏洩を防止できます。そのため、タスク管理ツールを選ぶ際は、機能や価格だけでなく、セキュリティの安全性も導入前に必ず確認しておきましょう。
チームでタスク管理ツールを上手く活用するための3つのコツ
チームでタスク管理ツールを上手く活用するためのコツは、主に以下の3つです。
- タスクを細分化し優先順位を明確にする
- メンバー間でのコミュニケーションを積極的に行う
- 定期的にタスクを見直す
ここでは、それぞれのコツを解説します。
タスクを細分化し優先順位を明確にする
タスク管理ツールには、各メンバーのタスクが格納されています。
簡単な資料作成のような軽いタスクから、クライアントへの納品など絶対に遅れてはならない重要なタスクまでさまざまあるでしょう。
「今日中にやるもの」「今週中にやるもの」などの期限や重要度を細分化し、タスクごとの優先順位が把握できれば、適切なスケジューリングで迷いなくタスクを処理できるようになるでしょう。
そのため、それぞれのタスクを細分化し、適切に優先順位をつけておくことが大切です。
メンバー間でのコミュニケーションを積極的に行う
タスクの可視化や進捗管理には、各メンバーとの情報共有が欠かせません。
ツール上の更新だけで満足してしまい、コミュニケーションが不足していると、認識のズレやタスクの保留が発生するリスクがあります。
そのため、チャットツールを用いてタスク管理ツールを更新した旨を報告したり、ファイルなどの資料はチャットでも共有したりするなど、連携体制を整えることが大切です。
また、些細な疑問も逐一報告し合うことで、トラブルを未然に防止できます。
タスク管理ツールを活用する際は、ツールと会話を組み合わせるようにしましょう。
定期的にタスクを見直す
定期的にタスクを見直すことで、納期の変更や抜け漏れ、不要タスクの削除ができます。
一度登録したタスクでも、状況が変わって不要になったり、優先度が下がったりすることはよくあります。特に、抜け漏れが発生していると、納期遅延やクレームなどの原因になるため、注意が必要です。
タスクの中には、一度設定したのちに変更になるケースが多いため、定期的な見直しが欠かせません。そのため、タスク管理ツールを上手く活用するためには、管理者が定期的にタスク全体を棚卸しし、必要・不必要・変更などを確認する時間を設けるようにしましょう。
チーム利用におすすめのタスク管理ツール5選
チーム利用におすすめのタスク管理ツール5選は、以下の通りです。
- Notion
- Trello（トレロ）
- Googleスプレッドシート
- Jira
- Jooto
ここでは、それぞれのタスク管理ツールを紹介します。
Notion | タスク管理からデータベース作成まで幅広く活用できる
Notionは、メモやタスク管理、Wiki、データベースなど多彩な機能を備えたクラウド型のツールです。
カンバンやボード、リストなどさまざまな形式でタスク管理ができるため、チーム利用でもタスク管理が煩雑化しにくいのが特徴です。さらに、セキュリティ体制が充実しており、連携できる外部ツールも豊富にあります。
自分たちの使いやすいように画面をカスタマイズしたい場合には、おすすめのタスク管理ツールです。
料金プラン
- フリー：無料
- プラス：月額1,650円/1メンバー
- ビジネス：月額3,150円/1メンバー
- エンタープライズ：要問い合わせ
関連記事：Notionでのタスク管理の方法は？おすすめテンプレート3選とタスク管理のコツを解説
Trello（トレロ） | カンバン方式でわかりやすくタスク管理ができる
Trello（トレロ）は、カンバン方式でタスク管理ができるクラウド型のツールのことです。
付箋を貼るような感覚で、ドラッグ&ドロップのみでタスクの追加・移動ができます。
直感的に操作できるため、ITツールに慣れていない人でも初めてでも扱いやすいのが魅力です。また、個人や小規模チームには特におすすめのタスク管理ツールでもあります。
料金プラン
- FREE：無料
- STANDARD：5USドル
- PREMIUM：10USドル
- ENTERPRISE：17.50USドル（50ユーザーの場合の目安）
関連記事：NotionとTrelloはどちらがおすすめ？機能や料金の違い・使い分けまで解説
Googleスプレッドシート | Excel形式のツールで無料で利用できる
Googleスプレッドシートは、Googleアカウントがあれば誰でも無料で利用できる表計算ワークシートです。
Excelと同じような形式で操作でき、関数や条件付き書式などの設定が可能です。さらに、普段からExcelを使い慣れている方であれば、学習コストをかけずにすぐに導入できます。
また、インターネット環境があれば、複数人で同時に編集できるのも大きなメリットです。
関連記事：Notionとスプレッドシートを連携する3つの方法｜連携時の注意点や選び方も解説
Jira | 拡張機能が豊富に用意されている
Jiraは、本来はエンジニア向けのツールとして提供されていましたが、マーケティングやタスク管理でも便利に活用できます。
ToDoリストやカンバン、ワークフローやコメントなどの機能が標準搭載されており、プロジェクトの進行状況を細かく管理できます。さらに、GitHubやBitbucketなどの開発システムと連携できるため、タスクの紐付けやソースコードのバージョン管理も可能です。
料金プラン
- Free：無料
- Standard：1,085円
- Premium：1,987円
- Enterprise：要問い合わせ
Jooto | タスク・プロジェクトをシンプルに管理できる
Jootoは、利用ユーザー数40万以上・導入企業数1,900社以上を誇る、人気のタスク管理ツールです。
カンバン方式やガントチャート、ファイル添付・コメントやAI要約など豊富な機能が搭載されています。さらに、直感的なデザインで、誰でもすぐに使いこなせるよう設計されていることが特徴です。
小規模なチームから大規模なチームまで目的に応じて幅広い活用ができるため、初めてタスク管理ツールを導入する企業にも適しています。
料金プラン
- 無料プラン：無料
- スタンダードプラン：417円/１ユーザー（月額なら500円）
- ビジネスプラン：980円/1ユーザー（月額なら1,300円）
- タスクDXプラン：要問い合わせ
参考：Jooto – 無料から使えるタスク・プロジェクト管理ツール
チームでのタスク管理にNotionを利用するなら「合同会社Metoo」にご相談ください！
タスク管理をチームで行う場合、さまざまなタスクがあるため煩雑化し、タスク漏れや業務負担の偏りが生まれやすくなります。
しかし、タスク管理ツールを導入することで、チーム全体のタスクを可視化でき、優先順位や進捗状況の把握が容易になるでしょう。Notionをはじめとした多機能なタスク管理ツールが豊富にあるため、自社の目的に応じて最適なツールを選び、活用することがおすすめです。
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