NotionとExcel(スプレッドシート)を連携させる4つの方法|メリットや注意点も解説
「NotionデータをExcelにうまく書き出せない」「形式が崩れたりフィールド名が変わることが多い」
本記事にたどり着いた方は、このような悩みを抱えているのではないでしょうか。
NotionとExcelはそれぞれ異なる強みをもつツールですが、連携がうまくいかないと、データの修正や転記に多くの時間を奪われてしまいます。両者の特性を理解し、目的に合わせた方法でつなぎ合わせることで、データ管理の手間を大幅に減らすことが可能です。
今回は、NotionとExcel(スプレッドシート)を連携させる4つの具体的な方法や、導入するメリット・デメリット、実践的な活用シーンを詳しく解説します。
合同会社Metooでは、本質的な課題の可視化・分析を行なった上で、組織に関わる情報（ヒト・モノ・カネ）が円滑に回る仕組みをNotionで構築するサポートを展開しています。
もし、自社だけで設定するのが難しい、もっと高度な自動化を行いたいとお考えであれば、ぜひ合同会社Metooへご相談ください。
また、以下の動画は1時間ありますが、Notionの使い方を日本一分かりやすく解説しています。Notionを使いこなせるようになりたい方は、ぜひご覧ください。
Contents
Excelで情報共有する際の課題
多くの企業がExcelやスプレッドシートで情報共有を行っていますが、運用が長期化するにつれていくつかの問題が発生します。
まず、個人作業に特化した構造ゆえに、業務プロセスが担当者の頭の中だけに閉じてしまい、組織としてノウハウを蓄積・継承できない点です。マニュアル化されていない手順や計算式があると、担当者が変わるたびに業務品質がリセットされるリスクを常に抱え続けることになります。
次に、ファイルの先祖返りや「どれが最新版かわからない」など混乱が起きやすい点も挙げられます。これは単なる共有ストレスにとどまりません。どれが正しい数字かを確認するために時間を使い、本来は分析や戦略立案など「思考」に充てるべき貴重なリソースが、ファイル間の転記や数式エラーの修正などの「作業」に浪費されてしまいます。
NotionとExcel(スプレッドシート)を連携させる4つの方法
NotionとExcelを連携させることで、情報の分散を防ぎ、スムーズなデータ活用が可能になります。
主な連携方法は以下の4つです。
- NotionにCSVをインポートして連携する方法
- Excelを直接アップロードする方法【5STEP】
- OneDrive経由でExcelを埋め込む方法【11STEP】
- Notionにスプレッドシートを埋め込んで連携する方法【6STEP】
それぞれの具体的な手順を解説します。
NotionにCSVをインポートして連携する方法
すでにあるExcelやスプレッドシートのデータをNotionのデータベースとして活用したい場合は、CSV形式でのインポートが便利です。
スプレッドシートを利用している場合は、以下の手順でファイルを準備します。
- 任意のスプレッドシートを開く
- 上部タブから「ファイル」→「ダウンロード」→「カンマ区切りの値(.csv)」を選択
Excelを利用している場合は、以下の手順で行います。
- 任意のExcelファイルを開く
- 上部タブから「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択
- ファイル形式「CSVUTF-8(コンマ区切り)(.csv)」を選択して保存
CSVファイルが準備できたら、Notionに取り込みます。
- Notionで任意のページを開く
- 右上の「…」をクリックし、「インポート」を選択
- 「CSV」をクリックし、先ほどダウンロードしたCSVファイルを選択
- NotionにCSVファイルがデータベースとしてアップロードされる
Excelを直接アップロードする方法【5STEP】
Notionのページ内にExcelファイルをそのまま添付する方法です。ファイルの保管場所としてNotionを使いたい場合に適しています。
手順は以下の通りです。
- Notionのページを開く
- 添付したい場所で「/file」と入力
- 表示されるメニューから「ファイル」を選択
- パソコンから対象のExcelファイルを選択
- ファイルがページに添付される
この方法には、元のExcelファイルをそのまま保存できるため、数式や書式が完全に保持される利点があります。また、Googleアカウントなども不要で手軽に実施できます。
一方で、Notion上で直接編集できない点はデメリットです。内容を更新するには、ファイルを編集して再アップロードする必要があり、リアルタイムな情報共有には向きません。
OneDrive経由でExcelを埋め込む方法【11STEP】
OneDriveに保存されているExcelファイルをNotionに埋め込むと、Notion上で内容を表示できます。
手順は以下の通りです。
- OneDriveにログイン
- Excelファイルをアップロード
- ファイルをOneDrive上で開く
- OneDriveでExcelファイルが開かれる
- 上部メニューの「ファイル」→「共有」→「埋め込み」を選択
- 「生成」ボタンをクリック
- 表示される埋め込みコードをコピー
- Notionを開き、「/embed」と入力
- 「埋め込み」を選択
- OneDriveの埋め込みコードを貼り付け
- 「埋め込みリンク」をクリック
この設定を行うことで、Notionを開いたままExcelの内容を確認できるようになります。
Notionにスプレッドシートを埋め込んで連携する方法【6STEP】
GoogleスプレッドシートをNotionに埋め込むと、最新の情報をNotion上で確認・編集できるようになります。
手順は以下の通りです。
- 任意のスプレッドシートを開き、右上にある「共有」を選択
- 「一般的なアクセス」が「リンクを知っている全員」になっていることを確認し、「リンクをコピー」を選択
- Notionの任意のページを開き、「/embed」と入力し、「埋め込み」を選択
- スプレッドシートのURLをペーストし、「リンクを埋め込む」をクリック
- スプレッドシートが埋め込まれる
- 枠をクリックし、好みのサイズに調整して完了
チームでリアルタイムに数字を更新したい場合におすすめの方法です。
NotionとExcelを連携させる4つのメリット
ExcelやスプレッドシートをNotionと連携させると、いくつかのメリットが生まれます。
得られる主なメリットは以下の4つです。
- データの一元管理と情報共有が手軽になる
- 共同編集とマルチデバイスに対応している
- 業務を自動化し生産性を高められる
- 権限管理とセキュリティが向上する
それぞれのメリットを詳しく見ていきましょう。
データの一元管理と情報共有が手軽になる
Notion上に業務データを集約すれば、社内の情報資産を一箇所での管理が可能です。
顧客リストやプロジェクト管理表・社内手順書やFAQまで、関連情報を一つのプラットフォームで整理・蓄積できるため、必要な情報に社員がすぐアクセスできる環境をつくれます。強力な検索機能も備わっており「あの資料はどこだっけ？」などの場合でもキーワード検索ですぐに見つけ出せます。
部署やチームの壁を超えて最新情報をリアルタイムで共有でき、全社員が同一の「最新データ」を参照できるため、Excelのようにファイルサーバーの中から最新版を探す手間も省けるのはメリットです。
共同編集とマルチデバイスに対応している
Notionはクラウドベースのサービスであるため、複数人が同時に同じページを編集・閲覧することが可能です。誰かが更新すれば変更内容は即座に全員へ共有されるため、常に最新情報が反映され、Excelで起こりがちな「どれが最新版かわからない」といった先祖返りのリスクを防げます。
また、PCだけでなくスマートフォンやタブレットからもアクセスできるマルチデバイス対応も大きな魅力です。例えば、外出先の営業担当者がモバイルで案件データを更新すれば、オフィスのチームへ瞬時に状況を共有できます。さらに、コメント機能を使えばページ上で直接フィードバックも可能。場所を選ばず、リアルタイムに情報共有とコミュニケーションを完結できる点が、Notionを併用する最大のメリットです。
業務を自動化し効率化を図れる
Notionのデータベース機能は単なる表ではなく、項目同士をリレーションで関連付けたり、集計したり、テーブル・ボード・カレンダーなど様々なビューに切り替えることが可能です。
例えば、Excelで別々に管理していた顧客リストと案件管理をNotion上でリンクさせれば、顧客ページから関連する案件一覧を自動表示できます。重複入力や手作業での集計が不要になり、更新ミスも防止できます。
さらに、外部サービス連携やNotion APIを活用すれば、Googleフォームの回答を自動登録したり、申請ページ作成時に承認者へ通知を送り承認後にステータスを自動更新する仕組みも構築できます。
権限管理とセキュリティが向上する
Notionではページ単位・データベース単位で閲覧権限や編集権限を細かく設定でき、経営に関わる重要情報を適切に守りながら共有できます。
「社内ポータルは全社員が閲覧可能、案件管理DBは営業チームのみ編集可能」など制御が簡単に行えます。ゲストユーザー招待機能を使えば、社外のパートナーとの必要な情報共有も安全に実施可能です。
また、変更履歴も自動で保存されるため、誰がいつ編集したかを後から確認もできます。アクセス権限のコントロールと履歴管理により、安心して情報共有が行えるのもNotionと連携するメリットです。
NotionとExcelを連携させる2つのデメリット
NotionとExcelの連携は業務効率化に役立ちますが、導入前に把握しておくべき2つのデメリットがあります。
- 専用のCRMツールやSFA(営業支援システム)と比較して機能面に制約がある
- Notionの操作や概念に慣れるまでに時間がかかる
専門ツールでは標準搭載されているリード育成の自動化や売上予測の算出・メール自動送信・高度な分析レポートなどの機能が、Notionには備わっていません。
工夫次第で再現できる部分もありますが、構築に手間がかかるため、最初から高度な機能を求める場合は不便に感じることがあります。
また、Notionは自由度が高い反面、「データベース」の仕組みやプロパティの設定など、独自の操作を覚えるための学習コストがかかります。
Excelからデータを移行する際に「行がずれる」「書式が崩れる」などのトラブルが起きることもあり、自社の運用フローに合わせて最適なレイアウトを設計するまでには一定の工数が必要です。
NotionとExcelを連携させる際の2つの注意点
NotionとExcelの連携は業務効率を向上させますが、仕組みを正しく理解していないと思わぬトラブルにつながる可能性があります。
ここでは、連携時に特に気をつけるべき以下の2つのポイントを解説します。
- 元のExcelとは同期されない
- 共有設定で「編集者」の権限が必要になる
それぞれの仕様やリスクを把握し、スムーズな運用を目指しましょう。
元のExcelとは同期されない
CSVファイルを使用してデータをインポートする場合、取り込んだデータは元のスプレッドシートやExcelファイルとは切り離された状態になります。
そのため、インポート後に元のファイル側で数値を変更したり行を追加したりしても、Notionのデータベースには自動反映されません。最新の状態にデータを更新したい場合は、再度CSVファイルをダウンロードし、Notionへインポートし直す作業が必要になります。
また、元のファイルで使用していた関数やマクロ機能は、Notionには引き継がれません。データの一部が文字化けする可能性もあるため、インポート完了後は必ず表示崩れがないか確認する必要があります。
共有設定で「編集者」の権限が必要になる
ExcelをNotionに埋め込む方法は、リアルタイムで情報が更新される点が大きな魅力です。しかし、Notionのページ上で直接数値を書き換えたり編集したりしたい場合は、Excel側の共有設定で「編集者」の権限を付与しておく必要があります。
埋め込む際の手順にも注意が必要です。単にURLをページに貼り付けるだけではリンクとして機能してしまい、埋め込み表示にはなりません。必ず「/embed」ブロックを呼び出し、そこにURLを入力するようにしてください。
また、共有範囲が「リンクを知っている全員」になっていないと、Notion上で正しく表示されない場合があります。埋め込み表示はNotion本来のデザインとは見た目が異なるため、ページ全体の統一感を重視する場合にはデザインがなじまない可能性がある点も考慮しておきましょう。
NotionとExcelの連携が活用できる3つのシーン
ここからは、実際に連携をどのように業務に活かせるか、具体的な3つのシーンを紹介します。
- 経営判断を加速させる「売上データの可視化と統合」
- チームの創造性を最大化する「ワークフローの最適化」
- リソースの浪費を防ぐ「在庫管理と発注の仕組み化」
自社の課題に合わせて取り入れてみてください。
経営判断を加速させる「売上データの可視化と統合」
スプレッドシートで管理している売上データをNotionと連携させることで、経営状況を可視化できます。
例えば、各営業担当が日々の売上をスプレッドシートに入力し、関数計算で部門・製品別の集計を行います。そのデータをZapierなどの自動化ツール経由でNotionデータベースに転送し、ダッシュボードページでの表示が可能です。
Notionでは、売上トレンドのグラフ・達成率のプログレスバー・重要指標のカードビューなどを配置すると、経営層が一目で状況を把握できるようになります。
チームの創造性を最大化する「ワークフローの最適化」
Excelで集計されたコンテンツのパフォーマンスデータ(KPI・売上貢献度など)をNotionデータベースに自動連携すれば、データ参照・更新のタイムラグを解消できます。
また、制作タスクや進捗・担当者・実績データが一元化されることで、企画チームは「なぜその企画が必要か」「どの施策があたっているか」を根拠をもって判断できるようになります。
企画立案から承認・公開までのプロセスをNotion上で透明化し、誰が何をいつまでに行うかなど責任範囲を明確にすれば、無駄な作業や手戻りの削減が可能です。
なお、Notionを活用したワークフローを可視化する方法を詳しく知りたい方は、以下の記事をご参照ください。
関連記事：Notionでワークフローの可視化は可能？可視化する方法や4つのメリットを解説
リソースの浪費を防ぐ「在庫管理と発注の仕組み化」
スプレッドシートで在庫の入出庫を記録し、自動計算で現在庫数と発注推奨数を算出する仕組みを作ることも可能です。
発注点を下回った商品は、GAS(Google Apps Script)経由でNotionの「受発注リスト」に自動追加されるように設定します。Notion側では、商品の詳細情報、仕入先の連絡先、過去の発注履歴などを管理しておきましょう。
発注担当者は、Notionの発注リストを確認し、ワンクリックで発注処理を進められます。これにより、在庫切れや過剰在庫のリスクを減らし、発注業務にかかる時間を短縮できます。
なお、Notionを活用した在庫管理方法を詳しく知りたい方は、下記記事をご覧ください。
関連記事：Notionで在庫管理を行う3つの方法 | メリットや手順、おすすめのテンプレートを解説
NotionとExcelを連携し業務効率化を図るなら「合同会社Metoo」にご相談ください！
本記事では、NotionとExcel(スプレッドシート)を連携させる4つの方法やメリット、注意点、具体的な活用シーンを解説しました。
記事の要点は以下の通りです。
- CSVインポートや埋め込みを活用すれば、ExcelデータをNotionで扱える
- 連携により、情報の一元管理やリアルタイム共有が可能になる
- APIや自動化ツールを使えば、手作業の転記をなくしミスを防げる
- 専用ツールほどの機能はないが、工夫次第で高度な管理も実現できる
「NotionデータをExcelにうまく書き出せない」「形式が崩れたりフィールド名が変わることが多い」などの課題は、適切な連携方法を選ぶことで解決できます。
合同会社Metooでは、本質的な課題の可視化・分析を行なった上で、組織に関わる情報（ヒト・モノ・カネ）が円滑に回る仕組みをNotionで構築するサポートを展開しています。
もし、自社だけで設定するのが難しい、もっと高度な自動化を行いたいとお考えであれば、ぜひ合同会社Metooへご相談ください。