Notionとkintoneの違いは？各ツールの3つの特徴や使い分け方を解説
Notionとkintoneの導入を検討している方は、このような悩みをもっていませんか。
「Notionとkintoneの違いを知りたい」
「自社に合った使い分けや導入の判断基準を知りたい」
この記事では、Notionとkintoneの目的・データの扱い・権限設計・編集の考え方を比較表とともに整理し、導入から運用までの判断軸をわかりやすく解説します。
なお、合同会社Metooでは、本質的な課題の可視化・分析を行った上で、組織に関わる情報（ヒト・モノ・カネ）が円滑に回る仕組みをNotionで構築するサポートを展開しています。
自社に最適なNotion活用方法にお悩みの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
また、以下の動画は1時間ありますが、Notionの使い方を日本一分かりやすく解説しています。Notionを使いこなせるようになりたい方は、ぜひご覧ください。
Contents
Notionとkintoneの4つの違い
Notionとkintoneは、目的、データの扱い、権限や編集の考え方が異なります。Notionとkintoneの違いは以下の通りです。
- 使用目的の違い
- データベース機能の利便性
- 管理に適したデータの種類
- 同時編集の可否
各ツールの違いを詳しく解説します。
使用目的の違い
知識の整理やプロジェクトの基盤づくりにはNotion、定型的な業務の記録や運用にはkintoneが向いています。
Notionはページとデータベースを組み合わせて使えるため、議事録や手順、企画、進行状況などの情報を1か所にまとめやすいのが特徴です。
一方、kintoneはアプリ形式で業務データを登録でき、一覧表示やグラフ化、集計、進行管理までを画面上で簡単に扱える仕組みになっています。
要件が「情報をまとめて整理・検討する」ならNotion、「データを記録して運用する」ならkintoneを選ぶと判断がしやすくなります。
データベース機能の利便性
Notionはページの階層構造とプロパティを活用して情報を整理でき、同じデータベースでもテーブルやボードなどビューを切り替えて表示方法を変えられます。自由度が高く、案件や資料の関連付けもスムーズに行いやすいのが特徴です。
一方、kintoneはアプリ化されたデータベースとして利用でき、フォームで項目をそろえて入力できるほか、ExcelやCSVを取り込んで自動的に集計やグラフ化まで行えます。日報や請求書管理もテンプレートを使えばすぐに着手できるのが特徴です。
「見やすさの調整」にはNotionが強く、「入力内容の統一やデータの可視化」にはkintoneが適しています。両方を併用する場合は、Notionで議事録や設計を整理し、確定した情報をkintoneに登録する流れにすると混乱を防げます。
Notionのレイアウト機能に関して詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
関連：Notionのレイアウト機能の使い方とは？応用的な使い方や5つのコツを徹底解説
管理に適したデータの種類
文書やナレッジと紐づく案件メモはNotion、申請、案件、問い合わせなど構造化データはkintoneが向きます。
Notionはページ中心の蓄積に合い、学びや経緯を残しやすく、商談メモや提案書の管理などにも向いています。
kintoneは項目で揃えた記録を積み上げる設計で、履歴や集計を前提にした運用です。また、参照リンクで往復できる導線を用意すると、担当が迷わず必要な情報へ進められます。
なお、両者の得意分野を意識すると、無理のない情報設計に近づけるでしょう。
同時編集の可否
Notionは1つのページやデータベースを複数人で同時に編集でき、内容はリアルタイムで反映されます。編集履歴も自動で保存され、コメントやメンション機能により編集とコミュニケーションを同じ画面で完結できます。これにより、ナレッジ共有や共同作業が円滑に進められます。
一方、kintoneはアプリやレコード単位で複数人が利用可能ですが、同一レコードの同時編集は制御がかかるため、リアルタイムでの共同編集には対応していません。その代わり、変更履歴の記録やフィールドごとの権限管理が可能で、業務データの正確性や統制を重視する場面に適しています。
Notionの3つの特徴
Notionの代表的な特徴は以下の3つです。
- ドキュメント作成やナレッジ共有が得意
- 直感的にデータベース機能が使用可能
- 画像データの一元管理にも対応
各特徴の詳細を説明します。
ドキュメント作成やナレッジ共有が得意
Notionはテキスト・画像・動画・ファイルを1つのページにまとめ、章立てやブロックを使って知識を整理できます。
テンプレートを活用すれば、議事録や手順書の型をあらかじめ用意でき、入力のばらつきを抑えながら作成から配布まで一気に進められます。
また、編集履歴が自動で残るため、変更前の内容や更新者を後から確認可能です。新人のオンボーディングや業務引き継ぎにも強みを発揮します。
Notionの基本機能に関して詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
関連：Notionとは？初心者でも押さえておくべき基本機能を詳しく解説【2025年最新版】
直感的にデータベース機能が使用可能
Notionのデータベースはテーブルやボード、タイムライン、カレンダーなど複数ビューで直感的に扱えます。
タグやフィルター、検索で素早く絞り込み、ナレッジ基盤として情報を保ちやすいです。プロパティで担当や期日や優先度や関連資料をそろえ、リレーションとロールアップで案件と資料を結べます。
タスク管理や議事録やオンボーディングにも展開しやすいです。
Notionのデータベースに関して詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
関連：Notionデータベースとは？機能・基本的な要素、作成方法を徹底解説【2025年最新版】
画像データの一元管理にも対応
画像やファイルをページやデータベースに添付し、関連する記録と並べて扱えます。
設計図、スクリーンショット、制作物の比較を同じ画面で確認し、差分を追いかけやすいです。資料が分散しやすい現場でも、参照先が一つにまとまります。画像に説明のブロックを添えてレビュー履歴を残すと、判断の背景もたどれます。
更新の通知を活用すれば、関係者へ自然に共有が回り、確認抜けが減ります。
kintoneの3つの特徴
kintoneは「業務データの入力・共有・進行」をそろえたツールです。kintoneの特徴は主に以下の3つです。
- 業務アプリをノーコードで開発可能
- 構造化データの集計や分析が得意
- 業務プロセスの管理に便利
各特徴を詳しく説明します。
業務アプリをノーコードで開発可能
フォームを組み立てて項目を並べるだけで、業務に合わせたアプリをすぐに作成できます。Excelの一覧を取り込むだけでも基盤が整うため、導入時の手間を抑えられます。
運用後はチームで画面を確認しながら項目を調整でき、現場に合った形へ柔軟に近づけやすいのも特徴です。
さらに、必須項目や入力形式を設定しておけば記録の質が安定し、計算フィールドやルックアップを活用すれば手作業での転記も減らせます。
構造化データの集計や分析が得意
一覧、条件検索、グラフ、レポートで状況を把握しやすいです。定例の数値確認や事後の振り返りで、項目の粒度がそろった記録は強みになります。
案件の本数推移、対応の滞留、期日遅延などの傾向を、画面上で追いやすいです。条件通知やリマインドを組めば、遅延や抜けの早期発見にもつながります。
数式と集計の型を決めておくと、会議準備の手間が小さくなります。
業務プロセスの管理に便利
ステータスの遷移や承認の流れを定義し、担当に沿って進められます。アクセスの範囲や操作権限を細かく調整し、変更履歴の確認にも配慮された設計です。記録を動かしながら、統制と運用を両立させたい場面に合います。
受付→担当割当→対応→完了の流れを型にし、例外対応だけ別経路に分けると混乱を避けられるでしょう。なお、コメント機能を使えば、記録と会話が同じ画面でつながります。
Notionとkintoneの使い分け方
Notionとkintoneは、それぞれ違いがあり、目的やシーンに応じた使い分けが必要です。両ツールの違いを以下にまとめました。
- Notion：データ・ドキュメント管理におすすめ
- kintone：業務プロセスの管理におすすめ
詳細な使い分け方を説明します。
Notion｜データ・ドキュメント管理におすすめ
情報や資料の管理を主軸にするなら、Notionが適しています。テンプレートで議事録や手順の型を用意し、テーブルやボードなどビューを切り替えながら共有までスムーズに進められます。
また、同時アクセスや共同編集に強いため、更新の流れが途切れることはありません。さらにタスクも同じ空間で扱えるため、企画から進行まで関連情報を一か所にまとめられます。
Notionのプロジェクト管理に関して詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
関連：Notionでプロジェクト管理する３つのメリットとは？テンプレートを使用した管理方法を解説
kintone｜業務プロセスの管理におすすめ
kintoneは、申請や案件、問い合わせなど一連の流れを扱う業務に適しています。項目を基準に記録を積み上げ、一覧やグラフで状況を把握し、承認や割り当てを通じて次の工程へ進められます。ルールに基づいた運用を途切れさせず回したいときに選びやすいのが特徴です。
また、入力の必須化や選択肢の統一によってデータの揺れを防ぎ、通知やリマインド機能で期日を守る仕組みを整えられます。運用を始めた後は、現場の声に合わせて項目を少しずつ調整し、定例の指標を固定していくことで安定した管理が可能になります。
Notionとkintoneの連携でさらに業務効率化を狙える
両ツールを分担させつつ、重複入力を減らす連携を組むと運用が楽になります。たとえばNotion APIで外部サービスと接続し、フォーム送信や案件の進行をデータベースへ反映する設計が考えられます。
リンクプレビューや外部ツール連携を使えば、JiraやSlackなどの進捗もNotion内で把握しやすいです。まずは人の手で動く転記を洗い出し、通知や登録の流れから自動化へ広げましょう。
連携の起点は、入力フォーム、通知、台帳の3つが扱いやすいです。最初は小さく始め、成功例を増やしながら対象範囲を広げます。
Notion APIに関して詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
関連：Notion APIとは？4つの機能・使い方3ステップ・活用事例4選
Notionの高度な活用は専門家の支援の利用がおすすめな理由
情報設計や権限設計、テンプレート作成、移行、運用ルールまでを一気通貫で整えるには、専門家の支援が有効です。
目的と指標を定め、命名やプロパティの統一を決め、教育や運用の手順書まで用意しておくことで、日々の迷いを減らせます。社内だけで進めにくい場合は、要件整理から伴走する外部支援を検討するのも有効です。
導入後の定着を左右するのは、初期の設計品質と教育です。小さな改善を積み上げる仕組みをあらかじめ決めておくことで、継続的に運用が回る体制を整えられます。
Notionとkintoneの活用で迷っているなら「合同会社Metoo」にご相談ください
自社の業務と情報の分担を整理し、Notionとkintoneの使い分けと連携の計画を固めましょう。両ツールのメリットやデメリット、使用に適したシーンを理解することで、効率的な活用につながります。
なお、合同会社Metooでは、本質的な課題の可視化・分析を行った上で、組織に関わる情報（ヒト・モノ・カネ）が円滑に回る仕組みをNotionで構築するサポートを展開しています。
kintoneとの連携を含めたNotionの活用方法にお悩みの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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