Notionでワークフローの可視化は可能？可視化する方法や4つのメリットを解説
「Notionでワークフローの可視化は可能か知りたい」
「Notionでワークフローの可視化をする方法を知りたい」
Notionの導入を検討している方の中には、上記のような悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか。
Notionはドキュメント管理だけでなく、業務プロセスの可視化にも優れたツールです。適切に活用すれば、チームの生産性を大きく向上させられます。
本記事では、Notionでワークフローを可視化すべき理由やメリット、注意すべきポイントを詳しく解説します。
合同会社Metooでは、本質的な課題の可視化・分析を行なった上で、組織に関わる情報（ヒト・モノ・カネ）が円滑に回る仕組みをNotionで構築するサポートを展開しています。
ワークフローの可視化にお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。
また、以下の動画は1時間ありますが、Notionの使い方を日本一分かりやすく解説しています。Notionを使いこなせるようになりたい方は、ぜひご覧ください。
Contents
Notionでワークフローの可視化は可能？
Notionでは、データベース機能を活用することで、複雑なワークフローを可視化できます。
タスクや案件、依頼などの業務に関する情報をデータベースで一元管理すれば、それぞれの進捗状況をリアルタイムで把握できるようになります。
さらに、プロパティ設定で「ステータス」「期限」「担当者」などの項目を細かく設定することで、より具体的にワークフローの可視化が実現可能です。また、タスクの流れや承認フローが明確になれば、進行状況を即座に把握でき、スムーズな業務進行に役立ちます。
そのため、Notionでワークフローの可視化を進める際は、データベース機能を活用してみてください。
なお、データベースについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
関連記事：Notionデータベースとは？機能・基本的な要素、作成方法を徹底解説【2025年最新版】
Notionでワークフローを可視化すべき3つの理由
Notionでワークフローを可視化すべき理由は、主に以下の3つです。
- 属人化を解消するため
- 承認者が不在になるとワークフローが滞るため
- 書類の更新や閲覧などに時間がかかるため
ここでは、それぞれの理由を解説します。
属人化を解消するため
仕事の手順や対応方法が標準化されなければ、担当者ごとに対応方法が異なる場合があります。担当者ごとに業務の品質やスピードにばらつきが生じ、組織全体の生産性が低下する原因となります。
しかし、Notionを活用すれば業務マニュアルや社内wikiを作成し、管理可能です。さらに、誰でも同じ手順で業務を進められるようになるため、属人化の解消に大きく貢献します。
特定の担当者に依存しない体制づくりは、組織の安定的な成長に不可欠な要素です。
承認者が不在になるとワークフローが滞るため
ワークフローが可視化できていない状態では、承認者が不在の際にプロセスがどこで止まっているか把握できず、ブラックボックス化してしまいます。また、代理での対応やフォローがスムーズに行えない可能性があります。
そのため、ワークフローの現状を確認し、可視化して滞りを解消できるように対策する必要があります。
Notionでワークローを作成する場合、タスクごとのコメント機能やプロパティ設定による属性、ステータスの付与などの機能が備わっているため全体の把握が容易です。
書類の更新や閲覧などに時間がかかるため
ワークフローが可視化できていないと、関連する書類の更新や閲覧に時間がかかってしまう傾向があります。
ワークフローには、書類の確認や更新といった作業も含まれているため、単なる承認作業だけではありません。
プロセスが見えていない状態では、どの書類をいつ確認・更新すべきか判断するための手間がかかります。しかし、Notionのデータベースを活用すると、タスクと紐づけて必要な書類を一元管理できるため、検索する手間を省けます。
必要な情報へすぐにアクセスできる環境は、業務効率化の第一歩です。
Notionでワークフローを可視化する4つのメリット
Notionでワークフローを可視化するメリットは、主に以下の4つです。
- 意思決定にかかる時間の短縮
- 業務全体のフローの最適化
- リソース配分の最適化
- 働き方改革の推進に貢献
ここでは、それぞれのメリットを解説します。
意思決定にかかる時間の短縮
ワークフローをNotionで可視化すると、リアルタイムで進捗状況を確認できるため、状況に応じて適切に業務を遂行できます。さらに、トラブルが起きた際にも早期に発見して対処できるため、問題が大きくなる前に解決可能です。
現場の状況が正確かつ迅速に伝わることで、経営層やリーダーは根拠に基づいた意思決定を素早く行えるようになります。
そのため、変化の激しいビジネス環境において、意思決定のスピードを上げるためにも、Notionを活用したワークフローの可視化は有効です。
業務全体のフローの最適化
Notionを活用して各部署やプロジェクトごとのワークフローが可視化されれば、部署間やプロジェクト間での予定やコストなどの調整がしやすくなります。社内全体の業務フローが最適化され、全社的な業務効率化実現が可能です。
さらに、情報共有がスムーズになり、トラブル発生時の対処も早くなるため、組織全体の生産性向上にも役立つでしょう。
Notionでワークフローを可視化することは、部署単位でなく組織単位で業務プロセスを見直せるというメリットもあります。
リソース配分の最適化
ワークフローが可視化されると、タスクや案件ごとの進捗状況や、トラブルの有無を正確に把握でき、どのタスクや案件を優先的に対応すべきかが判断しやすくなります。
また、それぞれの優先順位や進捗状況に応じて、人員の再配置や時間の調整など最適なリソース配分が実現可能です。
そのため、ワークフローを可視化することで、特定の人に負荷が偏るのを防ぎ、チーム全体のリソースを無駄なく活用できるようになるでしょう。
働き方改革の推進に貢献
Notionには、データベースやプロパティ、テンプレートなど、ワークフローの可視化に役立つ機能が豊富にあります。
ワークフローを可視化することで業務効率化が進み、従業員一人あたりの業務負担を削減できるでしょう。その結果、長時間労働や残業時間の削減につながり、働き方改革の推進が可能になります。
また、従業員が健康的に働ける環境を整えることは、企業の持続的な成長にとって重要です。組織内で長時間労働や残業が常態化している企業は、Notionでワークフローを可視化し、不要な業務や工程がないか確認してみることをおすすめします。
Notionでワークフローを可視化する2つの方法
Notionでワークフローを可視化する方法は、主に以下の2つです。
- ボードビューを活用する
- リンクドビューを活用する
ここでは、それぞれの方法を解説します。
ボードビューを活用する
ボードビューとは、「未着手」「進行中」「完了」などのステータスごとにボードを設置し、タスクの進捗状況を視覚的に可視化できる機能のことです。
ドラッグ＆ドロップで簡単にボードを移動できるため、Notionを初めて使う方でも気軽に扱えます。さらに、タスクが滞っている場合、どの工程でどのような原因で止まっているのかを一目で把握できるようになるため、ボトルネックの早期発見に役立ちます。
リンクドビューを活用する
リンクドビューとは、タスクとプロジェクトの情報を一元管理し、業務の分析やレポート作成などに活用できる機能のことです。
作成した1つのデータベースを複数のページで何度でも表示でき、それぞれ異なるフィルタリングや並べ替えも可能です。
そのため、重要な情報を抽出して可視化したり、プロジェクトの進捗状況をまとめたダッシュボードを表示したりと、用途に合わせた柔軟な使い方ができます。
Notionでワークフローを可視化する際に注意すべき4つのポイント
Notionでワークフローを可視化する際に注意すべきポイントは、主に以下の4つです。
- ワークフローを可視化する目的を明確にする
- 現状のワークフローの問題点を洗い出す
- ワークフロー自体が適切かを確認する
- 業務プロセスを煩雑化させない
ここでは、それぞれの注意点を解説します。
ワークフローを可視化する目的を明確にする
ワークフローを可視化する目的を明確にすることで、Notionの機能を最大限に活かせるようになります。
まずは、「属人化の解消のため」「承認スピードを上げるため」など、どのような目的で可視化を行いたいのかをはっきりさせましょう。目的が明確になることで、それに必要な機能や設定が判断でき、スムーズに実行できるようになります。
現状のワークフローの問題点を洗い出す
新しいシステムを導入する前に、業務に携わっているメンバーへヒアリングを行い、業務の各段階における課題や問題点の洗い出しが大切です。
ワークフローの問題点を洗い出したら、改善すべき優先順位や緊急度を設定していきます。その後、「承認フローが滞るプロセスはどこか」「どのような原因で遅れるのか」まで詳細に確認しましょう。
現状を正しく理解することができると、より具体的に必要な機能や仕組みを把握できるようになります。
ワークフロー自体が適切かを確認する
ワークフローをNotionで可視化する前に、フロー自体が適切かを確認することが重要です。そもそものフローを見直すことで、Notionでワークフローを可視化しやすくなります。
例えば、担当者が二人おり、承認フローが二重体制になっている場合は、不要な承認フローを削減しましょう。このように、業務プロセスを必要最低限に抑えてから、どのようにNotionの機能を活用していくか検討することが大切です。
適切に整理されたワークフローをNotionで可視化することで、より効果的な業務効率化を実現できるでしょう。
業務プロセスを煩雑化させない
ワークフローの可視化をするためのプロセス自体が、煩雑化してしまっては意味がありません。
凝りすぎて複雑な設定をしたり、外部ツールやプラグインを複数使用して、複雑な確認工程を挟んだりしないように注意しましょう。
Notionでワークフローを可視化する際は、誰でも簡単にワークフローを把握できる状態にすることが重要です。Notionには豊富な機能が搭載されていますが、使用する機能によっては従業員が扱いきれない場合があるため、運用ルールはシンプルに保てるように意識しましょう。
Notionでワークフローを可視化したいなら「合同会社Metoo」にご相談ください！
業務の進捗状況や承認プロセスの滞りは、多くの企業で抱えている課題の1つです。しかし、Notionのデータベースやプロパティを活用することで、これらの課題を改善できます。
ワークフローを可視化すれば、業務効率化が進み、従業員の負担軽減にもつながるでしょう。そのため、これからワークフローの可視化を実施する企業には、Notionの活用がおすすめです。
合同会社Metooでは、本質的な課題の可視化・分析を行なった上で、組織に関わる情報(ヒト・モノ・カネ)が円滑に回る仕組みをNotionで構築するサポートを展開しています。ワークフローの可視化にお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。