Excelで顧客管理はできる⁉︎顧客管理表の作成手順やミスを防ぐポイントを解説
「顧客情報が散在していて管理できていない」
「Excelを活用して顧客管理を効率化する方法を知りたい」
日々の業務を進める中で、上記のお悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
顧客情報は企業の重要な資産ですが、適切に整理されていないと営業チャンスを逃す原因になります。しかし、最初から高額なシステムを導入するのはハードルが高いと感じる場合もあるはずです。
本記事では、身近なExcelを活用して低コストで顧客管理を始める方法を解説します。管理表の作成手順や、入力ミスを防ぐ設定なども紹介しているので最後までご覧ください。
合同会社Metooでは、本質的な課題の可視化・分析を行なった上で、組織に関わる情報（ヒト・モノ・カネ）が円滑に回る仕組みをNotionで構築するサポートを展開しています。
顧客管理にお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。
また、以下の動画は1時間ありますが、Notionの使い方を日本一分かりやすく解説しています。Notionを使いこなせるようになりたい方は、ぜひご覧ください。
Contents
Excelでの顧客管理がおすすめな4つの理由
Excelでの管理が選ばれる主な理由は以下の4点です。
- 低コストで始められる
- 業務の実態に合わせてカスタマイズできる
- 社内共有がしやすくスムーズに導入できる
- 無料テンプレートが豊富に提供されている
多くの企業が顧客管理の第一歩としてExcelを選ぶのには、明確な理由があります。それぞれの理由を具体的に解説します 。
低コストで始められる
Microsoft 365をすでに契約している企業であれば、追加のライセンス費用は発生しません。
専用のシステムを導入する場合、初期費用や月額利用料が必要となり、年間で大きな出費になる可能性があります。
また、Web上で公開されている無料テンプレートを活用すれば、制作費もかかりません。予算をかけずに管理体制を整えたい企業にとって、金銭的なリスクが低いのは大きなメリットです。
業務の実態に合わせてカスタマイズできる
パッケージ化されたシステムとは異なり、自由度が高い点もExcelの特徴です。汎用的な表計算ソフトであるため、入力項目の数や内容を自社の業務フローに合わせて自由に設定できます。
Excelは不要な項目を削除したり、独自の分析項目を追加したりする変更も容易です。関数や条件付き書式を活用すれば、独自の分析機能を追加することも可能です。
自社の成長や変化に合わせて、フォーマットを柔軟に進化させられる点は、Excelならではの魅力でしょう。
社内共有がしやすくスムーズに導入できる
Excelであれば、多くの社員が日常業務で使用しており、基本操作をすでに理解しています。そのため、新たなツールの使い方を教育する研修時間や費用を削減可能です。
また、既存のファイルサーバーやクラウドストレージを活用して、すぐに共有を開始できる点も強みです。
使い慣れたインターフェースであるため、現場の抵抗感も少なく、スムーズに運用を定着させられます。
無料テンプレートが豊富に提供されている
一から表を作成する手間を省ける点も、Excelをおすすめする理由のひとつです。Microsoft公式サイトをはじめ、Webサイト上では多数の無料テンプレートが公開されています。
業種や用途に応じたさまざまな形式が用意されており、自社の業務に近いものを選んでダウンロードするだけで土台が完成します。テンプレートをベースにすれば、作成時間を短縮可能です。
ゼロから項目を設計する必要がなく、必要な項目を追加・修正するだけで運用を開始できる手軽さは、担当者にとって魅力的でしょう。
Excel顧客管理表の作り方【5STEP】
必要な項目が決まったら、実際にExcelで管理表を作成していきます。作成手順は大きく分けて以下5つのステップが存在します。
- 管理項目を決める
- 顧客データを入力する
- テーブル機能でデータベース化する
- フィルターや並べ替えを設定する
- ウィンドウ枠の固定と共有設定をする
順を追って作業を進めると、使いやすい管理表が完成します。各ステップを詳しく見ていきましょう 。
1.管理項目を決める
まずは、Excelの1行目に見出しとなる管理項目を入力します。
BtoBとBtoCでは管理すべき情報が異なるため、自社の顧客特性に合わせて適切な項目を設定しましょう。
最初から完璧を目指して項目を増やしすぎると、入力の手間が増えてデータが雑になる恐れがあります。運用のしやすさと情報量のバランスを考慮し、将来的なデータ活用の方法を見据えて、必要最小限の項目に絞り込むのがポイントです。
BtoB企業の場合の必要項目
法人を相手にするBtoBビジネスでは、組織としての基本情報と、窓口となる担当者の情報を組み合わせて管理します。
具体的には、企業名や担当部署などの組織情報に加え、担当者名や役職、決裁権の有無など、意思決定に関わる情報を記録しましょう。また、商談履歴や案件の進捗状況など、営業活動に必要な項目を含めておくと、担当者が変わった際もスムーズに引き継ぎを行えます。
BtoC企業の場合の必要項目
個人を対象とするBtoCビジネスでは、顧客の属性や過去の行動履歴に焦点を当てて項目を設定します。
氏名や住所、電話番号などの個人を特定する基本情報を中心に管理してください。さらに、年齢や性別、家族構成などの属性情報を記録しておくと、ターゲットに合わせたきめ細かな提案がしやすくなります。
購入履歴や過去の問い合わせ内容など、顧客との接点を詳細に残すことも、リピート率向上に向けた分析に役立ちます。
2.顧客データを入力する
項目が決まったら、2行目以降に実際の顧客データを入力していきます。
データの入力段階で重要なのは、データの正確性です。決定した管理項目に沿って、正確にデータを入力してください。特に、半角・全角の混在や、不要なスペースの混入は、検索や集計の際にエラーの原因となります。
データの一貫性を保つため、日付は「yyyy/mm/dd」形式に統一する、電話番号はハイフンを入れる・入れないを決めるなど「入力ルール」を明確に定めておきましょう。チーム全体でルールを共有すると、きれいなデータベースが構築できます。
3.テーブル機能でデータベース化する
データを入力したら、入力範囲全体を選択し、「挿入」タブから「テーブル」をクリックします。
単なるセルへの入力状態からテーブル機能を使って変換すると、Excelが該当範囲を「一つのデータベース」として認識します。テーブル化すると、行数が増えても数式や書式設定が自動的に引き継がれるため、管理の手間が減るでしょう。
また、テーブルの書式設定で見やすいデザインを選択できるため、視認性も向上します。縞模様の行設定などを活用すれば、行の読み間違いを防ぐ助けにもなります。
4.フィルターや並べ替えを設定する
テーブル化を行うと、見出し行に自動的に「▼」ボタンが表示され、フィルターや並べ替え機能が使えるようになります。
フィルター機能を使えば、「東京都の顧客だけを表示する」「先月の購入者だけを抽出する」など、特定の条件に合致するデータを素早く抽出できます。
また、並べ替え機能を使って、売上金額の高い順や登録日の新しい順に顧客情報を見やすく整理することも可能です。複数の条件を組み合わせると詳細な絞り込みができ、リストの作成が容易になります。
5.ウィンドウ枠の固定と共有設定をする
最後に、使い勝手をよくするための仕上げを行います。データ量が増えて縦にスクロールすると、見出し行が見えなくなってしまい、入力すべき内容がわからなくなることがあります。
そのため、「表示」タブから「ウィンドウ枠の固定」を設定し、項目名を常に表示させてデータの視認性を向上させましょう。スクロール時に項目名が隠れないため、作業のしやすさが改善されます。
完成したファイルは、共有サーバーやクラウドストレージなどの共有フォルダに保存してチーム内で活用します。
Excelでの顧客管理で入力ミスを防ぐ3つのポイント
Excelでの顧客管理で入力ミスを防ぐ3つのポイントを紹介します。
- ドロップダウンリスト（プルダウン）を活用する
- 条件付き書式でステータスを可視化する
- 重複チェックでデータの重複を防ぐ
Excel管理で課題となるのが「入力ミス」です。人間が手入力する以上、完全になくすのはむずかしいですが、Excelの機能を活用するとミスの可能性を抑えられるでしょう。
ドロップダウンリスト（プルダウン）を活用する
担当者名や都道府県、対応ステータスなど、入力する内容が決まっている項目には「データの入力規則」を設定します。
プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）を作成し、あらかじめ設定した選択肢から選ばせるようにすると、入力の統一性を確保できます。
例えば「見積提出済」「受注」「失注」の選択肢を設定しておけば、「見積もり提出済み」や「見積済」などの表記ゆれを防げます。
条件付き書式でステータスを可視化する
データの入力漏れや対応遅れを防ぐために、「条件付き書式」を活用します。条件付き書式は、特定の条件を満たすセルに自動で色をつける機能です。
例えば、「最終対応日から30日以上経過しているセルを赤くする」と設定を行えば、対応が必要な顧客が一目でわかります。
顧客のステータスや対応状況を色分けすると、視覚的に状況を把握しやすくなります。また、重要度の高い顧客や至急対応が必要な案件を一目で識別できるため、機会損失のリスクを減らせるでしょう。
重複チェックでデータの重複を防ぐ
同じ顧客情報が二重に登録されていると、DMの二重送付などのトラブルにつながります。
「条件付き書式」の「重複する値」機能を使えば、重複チェックで同じ顧客情報が複数登録されていないか確認できます。
電話番号やメールアドレスなど、ユニーク（一意）であるべき項目に対して、「重複する値」の設定を行いましょう。
重複するデータがあると管理が煩雑になるため、定期的にチェックする習慣が必要です。重複する値を見つけたら該当データが強調表示されて修正が容易になるため、データのクリーニング作業がスムーズに進むはずです。
Excelで顧客管理をする際の3つの課題
Excelで管理を続ける上で直面しやすい課題は、主に以下の3点です。
- データ量が増加すると動作が重くなる
- セキュリティ面でのリスクがある
- 入力ミス・入力漏れが発生しやすい
手軽に始められるExcelですが、運用規模が大きくなるにつれて限界も見えてきます。メリットだけでなく、デメリットやリスクも理解した上で運用するのが大切です。
データ量が増加すると動作が重くなる
Excelはあくまで表計算ソフトであり、大規模なデータベースとしての利用は想定されていません。
そのため、顧客データが数千、数万件と増えると処理速度が低下し、フリーズのリスクが高まります。ファイルを開くだけで時間がかかったり、保存時に固まってしまったりすることで、業務に支障が出るケースも少なくありません。
また、複雑な関数や数式を多用すると、さらに動作が重くなる傾向があります。大量データを扱う場合は、定期的にファイルを年度ごとに分割したり、バックアップを取ったりするなどの対策が必要です。
セキュリティ面でのリスクがある
顧客情報は企業にとって重要な資産であり、厳重な管理が求められますが、Excelのセキュリティ機能には限界があります。
Excelファイルは簡単にコピーできるため、情報漏洩のリスクが高い側面があります。パスワード設定は可能ですが、個々のパソコンにダウンロードして保存できるため、管理が困難になりやすいのが実情です。
誰がいつファイルを持ち出したかを追跡するのがむずかしく、アクセス権限の設定も複雑で適切なセキュリティ対策を講じにくい点が課題です。
入力ミス・入力漏れが発生しやすい
Excelの顧客管理表は手動入力が中心のため、人的ミスによるデータの不正確さが避けられません。
特に複数人で管理する場合、入力ルールの統一が難しく、表記ゆれが発生しやすくなります。また、誰かが誤って数式を削除してしまったり、行をずらして入力してしまったりする事故も起こりがちです。
入力規則を設定していても、完全にミスを防ぐことは困難であるため、定期的なデータチェックや修正作業が必要になります。
Excelでの顧客管理が向いている企業・向いていない企業
Excelでの顧客管理には「向き・不向き」が存在します。ここでは、Excelでの運用が適しているかどうかを判断する基準を紹介します。
- Excelでの顧客管理が向いている企業の特徴
- Excelでの顧客管理が向いていない企業の特徴
自社の状況と照らし合わせながら、Excelでの顧客管理を導入するかどうかを判断しましょう。
Excelでの顧客管理が向いている企業の特徴
Excelでの顧客管理が向いている企業の特徴は、以下のとおりです。
- 管理する顧客データが少数で、複雑な分析が不要な小規模事業者
- 一人または少人数のチームで顧客情報を管理する場合
- 顧客管理を試験的に始めたい企業や、コストを最小限に抑えたい場合
Excel管理は、小規模かつシンプルな運用に適しています。つまり、上記の特徴に当てはまる場合は、Excelで十分な効果を得られるでしょう。
まずはExcelで管理の基礎を作り、軌道に乗ってから専用システムへの移行を検討するのもおすすめです。
Excelでの顧客管理が向いていない企業の特徴
以下の特徴を持つ企業では、Excel管理が業務のボトルネックになる可能性があります。
- 顧客データが大量にあり、複数部署で同時に情報を更新する必要がある企業
- リアルタイムでのデータ共有や、高度な分析機能が求められる場合
- セキュリティ要件が厳しく、情報漏洩リスクを最小化したい企業
チームメンバーが同時にファイルを編集しようとして「読み取り専用」になってしまうストレスや、データ消失のリスクを避けるためには、クラウド型のデータベースツールの導入を検討しましょう。
Excel以外で効率的な顧客管理を実現したいなら「Notion」がおすすめ
「Excelでは同時編集がしにくい」「スマートフォンから入力しにくい」と感じる場合は、「Notion（ノーション）」がおすすめです。
Notionはデータベース機能とドキュメント管理を統合したクラウドツールです。Excelのように表形式で管理できるだけでなく、リアルタイムでの共同編集が可能で、複数人での顧客管理に最適です。
また、柔軟なカスタマイズ性とテンプレート機能で、業務に合わせた運用ができます。案件ごとに詳細ページを作成する、議事録や関連資料を紐づけるなど、Excel単体ではむずかしい情報の一元管理が実現します。
下記の記事では、Notionを使った顧客管理のメリットや具体的なテンプレートを紹介しています。脱Excelを検討している方は、あわせてご覧ください。
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顧客管理にNotionを活用したい方は「合同会社Metoo」にご相談ください！
Excelを活用すれば、低コストで顧客管理を効率化できます。Web上で公開されているテンプレートをベースにすると、より手軽に顧客管理表を作成可能です。
大量の顧客データを管理したい場合、セキュリティリスクを可能な限り低減したい場合は、Notionの導入も検討しましょう。
しかし、Notionは多機能である反面、「どう活用すべきかわからない」と悩んでしまうこともあります。
合同会社Metooでは、本質的な課題の可視化・分析を行なった上で、組織に関わる情報（ヒト・モノ・カネ）が円滑に回る仕組みをNotionで構築するサポートを展開しています。
顧客管理にお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。