Notionはナレッジ共有におすすめ？データベースの作り方や5つの成功のコツを解説

Notionを活用してナレッジを貯めたいと考えている方で以下のようにお悩みの方はいませんか。

「Notionがナレッジ共有に向いているって本当？」
「Notionでナレッジ共有を始めたいけど、どうやってデータベースを作ればいいんだろう…」

Notionは、その柔軟性と多機能性から、組織内の知識や情報、いわゆる「ナレッジ」を共有するツールとして非常に優れています。

この記事では、Notionがなぜナレッジ共有におすすめなのか、具体的なデータベースの作り方から成功させるためのコツまでを詳しく解説します。

Notionを活用したナレッジ共有の方法をしいたい方は、ぜひご参照ください。

なお、合同会社Metooでは、本質的な課題の可視化・分析をおこなった上で、組織に関わる情報（ヒトモノカネ）が円滑に回る仕組みをNotionで構築するサポートを展開しています。

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Notionがナレッジ共有におすすめな3つの理由

Notionが多くの企業でナレッジ共有ツールとして選ばれている理由は、主に以下の3つです。

• 情報を一元管理できる
• 機能やレイアウトを柔軟にカスタマイズできる
• さまざまな外部ツールと連携できる

それぞれ解説していきます。

情報を一元管理できる

Notionの最大の強みは、あらゆる情報を一つの場所に集約できることです。

テキスト文書や画像はもちろん、タスクリスト、複雑なデータベースまで、多様な形式の情報を一つのページで管理できます。

これにより、部署やチームごとに散らばりがちだったナレッジを横断的に検索・参照できるようになります。また、SlackやGmailといった日常的に使うツールと連携させることで、情報の分散を防ぎ、知識として蓄積していくことが可能です。

機能やレイアウトを柔軟にカスタマイズできる

Notionは、ページの構成をドラッグ＆ドロップの直感的な操作で簡単に編集できます。そのため、専門的な知識がなくても、業務内容や情報の種類に合わせて、使いやすいレイアウトを柔軟に設計できます。

また、テンプレート機能を活用すれば、議事録や日報など、定型的な文書のフォーマットを統一し、質の高いナレッジを簡単に作成できます。

関連記事：Notionのレイアウト機能の使い方とは？応用的な使い方や5つのコツを徹底解説

さまざまな外部ツールと連携できる

Notionは、APIを通じてさまざまな外部ツールと連携できるため、既存の業務フローを大きく変えることなくナレッジ共有を導入できます。

例えば、Slackのようなチャットツールと連携すれば、チャットでのやり取りをそのままナレッジとしてNotionに蓄積できます。また、Googleカレンダーと連携させれば、会議の予定と議事録を自動で紐づけて管理することも可能です。

関連記事：NotionとSlackを連携する4つのメリット！連携方法や活用例を解説

Notionでのナレッジデータベースの作り方【4STEP】

Notionで効果的なナレッジ共有を実現するには、土台となるデータベースの設計が非常に重要です。ここでは、ゼロからナレッジデータベースを構築するための具体的な手順を4つのステップで解説します。

1. ナレッジデータベースの設計
2. ページの設計
3. ナレッジテーブルの作成
4. ナレッジページの作成

それぞれの手順を解説していきます。

1. ナレッジデータベースの設計

最初のステップは、どのような情報をナレッジとして共有するのか、範囲を明確にすることです。

業務マニュアルや議事録、顧客情報など、組織の課題解決に貢献する情報は何かを洗い出します。次に、利用者が情報を探しやすいように、分類のルールやタグの付け方を設計します。

例えば、「部署別」「プロジェクト別」といったカテゴリー分けや、「#初心者向け」といったタグ付けのルールを決めておくことで、後の検索性が向上します。

2. ページの設計

次に、個々のナレッジを記載するページの構成を設計します。

一目で内容の全体像が把握できるように、見出しや箇条書き、画像の配置などを工夫し、視覚的に分かりやすいレイアウトを心がけることが重要です。

特に、チームでナレッジを蓄積していく場合は、ページのテンプレートを作成することをおすすめします。テンプレートを使えば、誰がページを作成しても情報の記載漏れがなく、統一された形式でナレッジが蓄積されていくため、情報の質を均一に保てます。

3. ナレッジテーブルの作成

個々のナレッジページを一覧で管理し、検索しやすくするために、ナレッジテーブル（データベース）を作成します。

この際、日付やカテゴリ、担当者といった属性情報を「プロパティ」として設定することで、後から多角的な視点で情報の並べ替えや絞り込みが可能です。

なお、タグや担当者を紐づけることで、情報の責任の所在を明確にし、管理しやすくなるというメリットもあります。

関連記事：Notionデータベースとは？機能・基本的な要素、作成方法を徹底解説【2025年最新版】

4. ナレッジページの作成

データベースの準備が整ったら、実際にナレッジページを作成していきます。業務手順書や議事録、ノウハウなど、具体的なナレッジを一つずつページにまとめていきましょう。

この際、関連するナレッジページ同士をリンクで繋ぐことで、情報の網羅性が高まり、利用者の理解を深める助けになります。

また、ページのコメント機能を活用し、誰もが補足情報を追記できるようにしておくことで、ナレッジが常に最新の状態に保たれます。

Notionでナレッジ共有を強化する2つの注意点

Notionでナレッジ共有を進める上で、以下の2点に注意が必要です。

• PC版とモバイル版で視認性が異なる
• 機能が多く使い方に慣れるまで時間がかかる

これらを事前に理解しておくことで、導入後のトラブルを未然に防げるでしょう。

PC版とモバイル版で視認性が異なる

NotionはPCとモバイルの両方で利用できますが、表示のされ方には違いがあります。

特に、PCで作成した複雑な表や多段組のレイアウトは、モバイル版では縦一列に表示が崩れてしまう場合があります。

そのため、外出先での閲覧が頻繁に想定されるナレッジは、PCでの閲覧を前提とした複雑なレイアウトを避け、シンプルな構成で作成するのが一般的です。なお、場合によっては、モバイル閲覧専用のシンプルなビューを用意するなどの工夫も必要になります。

関連記事：スマホ版Notionアプリの使い方 | 3つの特徴やデスクトップ版との違い、利用の注意点も解説

機能が多く使い方に慣れるまで時間がかかる

Notionは非常に多機能である反面、すべての機能を使いこなすにはある程度の学習時間が必要です。

特にITツールに不慣れなメンバーがいる場合、導入初期に戸惑ってしまう可能性があります。この課題を解決するためには、導入時に基本的な使い方をまとめたマニュアルを用意したり、テンプレートを活用して入力を簡略化したりする工夫が有効です。

また、社内でのサポート体制を整えることも、スムーズな定着には欠かせません。

Notionでのナレッジ共有の強化で期待できる3つの効果

Notionを活用してナレッジ共有の仕組みを強化することで、組織には主に以下3つの効果があります。

• 業務の可視化・効率化につながる
• メンバーのスキルアップが期待できる
• 新人の教育を効率化できる

それぞれ一つずつ解説していきます。

業務の可視化・効率化につながる

Notionでナレッジ共有を推進すると、各メンバーがどのような業務を行い、どのような知識を持っているかが一覧で把握できるようになります。

そのため、業務が特定の人にしか分からない「属人化」の状態を防ぎ、誰もが必要な情報にアクセスできる体制が整います。

結果として、同じような作業の重複や、過去の資料を探し回るといった無駄な時間が削減され、業務全体の生産性が向上するでしょう。

メンバーのスキルアップが期待できる

ナレッジ共有は、個人の成長にも大きく貢献します。他のメンバーが持つ優れたノウハウや業務手順に触れる機会が増えることで、自然と学びが促進されます。

より良い仕事の進め方や顧客対応のコツが組織全体に共有され、浸透していくことで、チーム全体の業務品質が向上します。

必要な情報にすぐにアクセスできる環境は、メンバーが自律的に問題を解決する能力を養い、組織全体のスキルアップへとつながるでしょう。

新人の教育を効率化できる

ナレッジ共有の仕組みは、新入社員の教育においても大きな力を発揮します。

業務に必要なマニュアルや手順書、過去の事例などをNotionに一元化しておくことで、新人は自分のペースで必要な情報を学習できます。業務フローが可視化されているため、仕事の全体像を理解しやすく、早期の独り立ちを促進できるでしょう。

また、不明点があっても、まずは自分で調べるという習慣がつくため、教育担当者の負担を軽減し、新人の定着率向上も期待できるでしょう。

Notionでのナレッジ共有を成功させるための5つのコツ

Notionを導入するだけで、ナレッジ共有が自動的に進むわけではありません。成功のためには、ツールの導入と合わせて、以下の取り組みが必要です。

• ナレッジ共有を導入する目的を周知する
• ナレッジの管理者を配置する
• ナレッジの蓄積・共有を積極的に行う文化を作る
• ナレッジの検索・参照を簡単にできる仕組みを作る
• 定期的な利用状況の分析・改善を行う

ナレッジ共有を成功させるためにも、それぞれ理解していきましょう。

ナレッジ共有を導入する目的を周知する

まず最も重要なのは、「なぜナレッジ共有を行うのか」という目的をチーム全体で共有することです。

例えば、「業務の属人化を防ぎ、チーム全体の生産性を上げるため」といった具体的な目的を明確に伝えましょう。

ナレッジ共有によってどのような課題が解決され、どのようなメリットがあるのかを全員が理解することで、メンバーの協力意識が高まり、主体的な参加を促すことができます。

ナレッジの管理者を配置する

ナレッジの質と鮮度を保つためには、専任の管理者を置くことが不可欠です。

管理者は、情報が古くなっていないか、ルール通りに情報が蓄積されているかなどを定期的にチェックし、必要に応じて修正や更新を促す役割を担います。

管理者がいることで、ナレッジデータベース全体の品質が維持され、安心して利用できる信頼性の高い情報基盤となります。

ナレッジの蓄積・共有を積極的に行う文化を作る

ナレッジは、共有されて初めて価値を生みます。「自分の知識を積極的に共有しよう」「他の人のナレッジから学ぼう」という意識を、組織文化として根付かせることが重要です。

定例会議でナレッジ共有の時間を設けたり、優れたナレッジを共有したメンバーを表彰したりするなど、情報共有を評価する仕組みを作ることも有効です。

ナレッジの検索・参照を簡単にできる仕組みを作る

蓄積したナレッジも、必要な時にすぐに見つけられなければ意味がありません。

ページのタイトルやタグの付け方を工夫し、誰でも直感的に情報を見つけられるように検索性を高める工夫が必要です。

Notionは情報がページの階層深くに埋もれやすい側面もあるため、できるだけシンプルな構造を心がけ、利用者が迷わず目的の情報にたどり着けるような設計が求められます。

定期的な利用状況の分析・改善を行う

ナレッジ共有の仕組みは、一度作って終わりではありません。

定期的にデータベースの利用頻度や検索キーワードを分析し、利用状況を把握することが大切です。あまり利用されていないページがあれば、内容を見直したり、構成を改善したりする必要があります。

このように、継続的に利用状況を分析し、改善を繰り返すことで、ナレッジデータベースの価値と使いやすさは向上し続けます。

Notionのナレッジ共有を効率化するにはNotion活用コンサルティングがおすすめ

Notionでのナレッジ共有を成功させるためには、ツールの設定だけでなく、組織全体の運用設計が重要です。

しかし、自社だけで最適な仕組みを構築するのは難しい場合も少なくありません。そのような場合には、Notion活用コンサルティングの利用がおすすめです。

コンサルティングでは、企業の業務内容や課題をヒアリングした上で、初期設計や最適なページ構成を提案してくれます。自社の業務に合ったテンプレートの設計や、スムーズな運用ルールの策定支援も期待できます。

また、導入後のトレーニングや定着支援まで包括的にサポートしてくれる会社もあり、最短距離での成功を目指したい方におすすめです。

Notionのナレッジ共有のお悩みは「合同会社Metoo」にご相談ください

Notionは情報の一元管理と柔軟なカスタマイズ性に優れており、ナレッジ共有の基盤として有効です。

ただし、成功のためには、導入目的の共有や管理者の設置、そして検索しやすいシンプルな構造設計が鍵となります。

もし、「自社に合ったナレッジデータベースの設計方法がわからない」「より効果的な運用方法について専門家のアドバイスがほしい」と感じているなら、ぜひ「合同会社Metoo」にご相談ください。

なお、合同会社Metooでは、本質的な課題の可視化・分析をおこなった上で、組織に関わる情報（ヒトモノカネ）が円滑に回る仕組みをNotionで構築するサポートを展開しています。

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