【原始的な手作業からの脱却】貢献度の可視化でチーム風土まで変わったNotionコンサル事例

株式会社FUNNYは、名古屋を拠点にInstagramやTikTokのショート動画運用代行を手がける急成長ベンチャー企業です。企画から撮影・演者手配・編集・投稿までをワンストップで提供し、顧客の集客や採用を支援しています。

今回「山田」が実施したのは、Notionを活用した業務進捗管理の自動化と、タスクポイントによる貢献度の可視化。LINEグループと手作業に頼っていた管理体制を刷新し、リモートワーカーを含む全メンバーの業務量が数値で把握できる仕組みを構築。さらに分析ビューの導入により、メンバーから自発的に改善提案が上がる組織文化が生まれた事例についてお話を伺いました。

この事例のキーワード

Notion導入、ショート動画運用代行、業務進捗の自動化

タスクポイント、貢献度の可視化、リモートワーク管理、業務改善文化

     

プロフィール

会社紹介

所在地：愛知県名古屋市

主な事業：SNS運用代行（ショート動画制作・運用 / TikTok・Instagram）

LINEと手作業に頼っていた「原始的」な業務管理

山田： 森實様、本日はよろしくお願いします。御社はショート動画の運用代行を手がけていらっしゃいますが、Notionを導入する前はどのように業務を管理されていましたか？

森實様： 実は自分が参加した時にはすでにNotionを使い始めてはいたんですけど、うまく使えていなかったというのが正直なところです。Notion以外だとLINEでグループを作ってやりとりしながら、すごく原始的な方法で業務を進めていました。

山田： 原始的な方法という表現は面白いですね。

森實様： そうですね。今はほぼSlackに置き換えていますが、前はグループLINEでやりとりをしていて、そこで話した企画・撮影・編集の進捗状況をNotionに手作業で入力していくという方法でした。LINEはすぐ流れていってしまうので話した内容を探すのが毎回大変でしたし、今考えるとすごく工数がかかるやり方でしたね。

山田： 今考えると、ということは当時はあまり感じていなかったんですか。

森實様： まさにそうです。その時は正直あまりストレスは感じていなかったかもしれません。それが普通になってしまっていたので。でも今のように案件数が増えて会社が大きくなってきた状況で同じことをしていたら、すごくストレスだっただろうなと思います。

決め手は寄り添ってくれそうな人柄とヒアリング力

山田： そんな状況の中、当社にお声がけいただいた経緯を教えていただけますか？

森實様： 会社が急激に成長してきたので、もっと簡単に進捗を管理できるツールを求めて調べていたときに、Notionでもそこまでできるらしいということを知ったんです。そこからYouTubeでNotionの活用方法を調べたときに紹介していた方が2〜3人いて、その全員とお話を聞いた上で、一番良かったのが山田さんでした。

山田： ありがとうございます。どういったところが決め手になりましたか？

森實様： 純粋にいろいろ親身にしてくれそうだなという印象が強かったですね。最初のヒアリングが一番丁寧で、この人ならただ伝えたことをやるだけじゃなくて、こちらの要望を汲み取って形にしてくれそうだなというイメージが湧きました。あとは人柄的にも寄り添ってくれそうかなという印象を感じたので、そこが一番良かったと思います。

山田： 最初の印象と比べて、実際どうでしたか？

森實様： 思っていた以上でした。抽象度の高いものを具体的なアイデアに落とし込んで形にしてもらえています。当社が達成したい状態をいかに実現できるかを大事にしてくれて、認識をすり合わせた上で、Notionにこだわらない手段をいくつか提案してくれるところがありがたいですね。

進捗管理から貢献度分析へ、段階的に進化するNotion活用

山田： 実際どんな提案が印象的でしたか。具体的な支援内容を教えてください。

森實様： まず最初は、すごく原始的な方法で業務の進捗を動かしていたところを、工数のかからない方法で管理する仕組みを作っていただきました。さらに実際に業務で使っていく中で、もっと活用したいという要望が出てきて、生産性を測るためのタスクポイントや再生回数ポイントという指標もNotionに導入していただきました。

山田： 最初のステップで業務フローを整理した上で、メンバーの貢献度を可視化するフェーズに入っていきましたよね。

森實様： そうですね。最近は、社員が動画1本を作るのにどれだけ貢献しているかを可視化したり、各編集進捗の担当者によって動画の完成速度がどれくらいかといった業務効率を測るための分析ビューも作っていただいています。

山田： 関わる人が多いからこそ成果指標の仕組み化は非常に大事ですね。

森實様： そうなんです。この指標についても、「こういった成果指標の考え方ってどう思いますか？」という話をしたところ、山田さんなりの見解や意見をいただいた上で取り入れていきました。

Notionに限らず二人三脚で物事を見てくれるというところは強く感じますね。依頼前は「1から10までこちらから言わないとダメなのかな」と思っていたんですが、「実現したいのはこういう状態ですか？ではこの方法はどうですか？」と提案ベースで進めてくれるところがすごくありがたいです。

考えてもいなかった分析活用とメンバー意識の変化

山田： 導入後、具体的にどのような変化がありましたか？

森實様： うちは基本的にリモートで働いている人が多かったので、Google Meetで顔を映しながら仕事はしていたんですが、当然手元までは見えません。実際にその人がどのぐらいの仕事量をこなしているか、どれだけ業務に貢献しているかが数値では可視化されていなかったんです。

山田： タスクポイントの導入でそこが変わったわけですね。

森實様： はい。Notionを使ってタスクポイントが可視化されるようになったので、実際にどのぐらいの業務量で働けているかが数値化できて分かりやすく変わりました。しかも数値だけ見て少し疑問に思うような値だったとしても、詳細まで見に行けるんです。各々の仕事量が数値と実態の両方で見れるようになったのが大きいですね。

山田： データの見方を柔軟に切り替えられるのはNotionの大きな特徴ですね。チームの働き方やコミュニケーションはどう変わりましたか？

森實様： メンバーはパソコン周りに詳しい人ばかりではないんですが、Notionでできることや可視化されている部分がどんどん増えていくので、「もっとこういうのが欲しい」という声がメンバーから上がるようになりました。業務をやりやすい方向にどんどん変えていけるんだ、改善していけるんだなという雰囲気がメンバーの中に浸透してきていると感じます。

山田： 導入前に期待していた効果と実際の効果で、ギャップはありましたか？

森實様： Notion導入前は業務進捗を管理するためだけに使うものだと思っていました。それが数値分析の面でもいろいろ使えるんだなというところが一番大きかったです。これを自分たちでやろうと思ったらとんでもない時間と労力がかかりますし、そもそもどこまでできるのか分からない。それを親身に話を聞いてくれた上でまるっと仕組みにしてくれるので非常にありがたいですね。

あとはNotionの可能性が山田さんに入っていただいてからよく分かりました。今はツールを増やさなくても大抵のことはNotionでできるんだなと思っています。

「Notionでこんなことができるんだ」——まず使ってみることが一番の近道

山田： 今後、Notionをどのように活用していきたいですか？

森實様： うちはまだ始まったばかりのベンチャーなので、業務のやり方にはまだまだ改善の余地があると思っています。その改善のために「これができてないよね」「これはできてるよね」というところをNotionで可視化させたいですね。企画段階から投稿するところまでの業務の進捗管理をNotionで行っているので、「ここでつまずいているな」というのはNotionを見れば分かる設計を組んでいただいている。そこから業務改善につなげていきたいです。

山田： 最後に、Notion導入やコンサルティングを検討している方へメッセージをお願いします。

森實様： 私が一番強く感じたのは「Notionでこんなことができるんだ」ということです。はじめはここまでできると思ってなかったんですが、山田さんに入ってもらってから、「もっとこうした方がいいよね」「こういうものを作ってみたいよね」といったことがほぼ実現できてしまっています。

その可能性を見るためにも、まずは山田さんに相談してみて会社の改善余地を発見してもらうと、最短距離で理想の状態に近づけると思います。

実は社内では山田さんのことを「Notionのことやったら何でも知ってる神」って呼んでるんですよ（笑）。人柄的なところも含めてめちゃくちゃ頼れる存在ですね。

山田のあとがき

「原始的な手作業」と森實様が振り返る導入前の管理方法には、多くの成長企業が経験する壁が凝縮されています。

案件が少ないうちは手作業でも回ります。しかし事業が拡大し、チームが増え、外部パートナーも関わるようになると、マンパワーでは限界を迎えてしまいます。しかも当事者はその渦中にいるため、ストレスにすら気づかないんです。

株式会社FUNNY様の事例で特筆すべきは、業務進捗の自動化にとどまらず、タスクポイントという独自の指標を導入し、メンバー一人ひとりの貢献度を「数値と実態の両面」で可視化した点です。ただ効率化するだけではなく会社が成長するための情報を可視化することで、公正な評価とチームの信頼関係に繋げています。

さらに情報を整理し可視化するという仕組みは、ただ業務を効率化するだけではなく、改善提案が自然と上がるような組織のカルチャーそのものを変化させる力もあるんです。

ツールを導入するだけではなく、組織の成長に伴走することが私の役割だと思っています。