【ここだけ見ればいい】ストック情報の集約によって自然とSlackまで整理されたNotionコンサル事例

See株式会社は、4つのレンタルスタジオを運営し、約10名のスタッフが現場を回す企業です。日々の連絡はSlack、ファイルは各自のPCや共有ストレージ、代表とはLINEで連絡といったようにツールや置き場所が分散し、「どこにあるか分からない」が日に何度も発生する状態が続いていました。

鈴木様は最初にご自身でNotionを導入しましたが、ルールなく作ったことで逆に散らかってしまい、当社にご相談いただきました。コンサルティングでは、Notionの情報設計を軸に、ポータルページの統合・Slackとの棲み分け・売上管理の刷新まで、3ヶ月かけて仕組みを構築。その結果、現場のストレスが減り、チームの情報共有のあり方が大きく変わりました。

今回は鈴木様に、導入の経緯から現在の変化までを伺っています。

この事例のキーワード

情報の散在解消、ポータルページ統合、権限設計、Slack整理、売上管理DB、ツールの棲み分け

     

プロフィール

会社紹介

See株式会社

• 事業： レンタルスタジオ運営（撮影・制作に関わる環境提供）
• 拠点数： 4スタジオ（NORMAL、Purple、her、GIRL）
• スタッフ数： 約10名
• 特徴： 代表の須江は写真家としても活動しており、撮影現場のニーズを熟知したスタジオ環境を提供

「どこにある？」がずっとあった。担当者しか知らない情報の散在

山田： 鈴木様、本日はよろしくお願いします。まずNotionを導入する前、業務管理や情報共有はどのようにされていましたか？

鈴木様： 基本はスタジオスタッフとはSlackです。ファイルは一度PCにダウンロードして、更新してという形で共有していました。代表とはLINEで連絡しています。書類が必要な場合は印刷してチェックしてもらうという流れでした。

山田： その中で特に困っていたことはありましたか？

鈴木様： まず「どこにある？」がずっとありました。担当者が個人的に管理していて、所在を知っているのがその人だけという状態になっていたんです。フォーマットも統一されていなくて、4つのスタジオがあるんですが、各スタジオの同じ情報を統一して保管しているわけではなく、バラバラに作られたものがそのまま置かれている状態でした。

山田： 4スタジオあると情報量も4倍ですからね。Slackの使い方にも課題があったんですよね。

鈴木様： そうなんです。スタジオに関する情報が細かくスタジオごとにあったり、日報もSlackにあげていたりと、とにかくストックしておくべき情報をSlackに流していたのでチャンネルが乱立していました。

自由度が高いからこそ、ルールがないと散らかってしまう

山田： Notionにはどのように辿り着いたのですか？

鈴木様： 代表の須江から紹介されました。リアルタイムで共有できるという点が魅力的で、PDFで保存して渡すのではなく、ノートに作業を入れてリアルタイムで編集できるのが便利だなと。

山田： 最初はご自身で始められたんですよね。

鈴木様： はい。ただルールがなく使い方も分からないまま作っていたので、逆に情報が散らかってしまいました。簡単に作れるんですけど、結局どこに情報があるか分からなくなって、これまで抱えていた課題は全然解決しなかったんです。

山田： Notionあるあるですね。自由度が高すぎて、設計なしに始めると逆に散らかってしまう。

鈴木様： 本当にその通りでした。YouTubeで勉強しようと思ったんですが、時間を作るのが大変で、何を作りたいかが分からないとただ動画を見るだけになってしまう。それなら直接相談した方が早いと思ってYouTubeで見ていた山田さんに連絡したんです。山田さんは業務全体を通してコンサルティングしてくれそうな方だなと感じました。

情報の棲み分けとポータル統合で、「ここだけ見ればいい」を実現

山田： 実際の支援で特に良かったと感じた部分はどこですか？

鈴木様： 大きく3つあります。まず1つ目は思わぬ副産物としてSlackが整理されたことですね。元々スタジオの傷の記録や日報などをSlackで都度報告する運用だったんですが、チャンネル数は多いし追いきれていなかったんです。そういったストック情報をNotionに移行したことによって、なんとかしたいと思っていたわけじゃないのに自然とSlackも整理されて、かなりすっきりしました。

山田： Slackのチャンネル数かなり多かったですもんね。

鈴木様： 2つ目はポータルページの統合です。もともとスタッフ用と管理者用でページが分かれていて、誰がどこを見ればいいか分からなくなっていたんです。それを権限管理した上でページ自体を1つに統一できたのが良かったです。「ここだけ見ればいい」と感じられるページを作りたかったので、それが実現できました。

山田： 権限管理は少し難易度が高い設定なので頼っていただけてよかったです。

鈴木様： 3つ目は売上管理の移行です。元々Excelで運用してたんですが、集計したり代表の須江に共有する度に資料をまとめ直していて非常に煩雑でした。でもデータベースを活用することでビューを切り替えるだけで必要な情報にすぐにアクセスできるようになりましたし、代表の須江専用のページを用意していただいたことで常にリアルタイムで情報を確認していただけるようになったので、共有すること自体が必要なくなりました。非常に楽になりましたね。

山田： その中でも一番大きな変化は何でしたか？

鈴木様： 「どこにあるの？」と聞かれることがなくなったのが本当に大きいです。聞く人はすぐに返信がないとストレスを感じるし、聞かれた人も「さっきここにあったのに」とストレスを感じる。双方の時間もメンタルも奪っていたのがなくなったのがとにかく快適になりましたね。

「頼んでよかった」と思えた理由と、これから始める方へ

山田： コンサルティングを受けること自体が初めてとのことでしたが、進め方はどうでしたか？

鈴木様： 正直に言うと、最初は「どこまで効率化してもらえるんだろう」と疑問に思っていました。当社の課題をうまく伝えられるか不安だったので、それを引き出す力はあるのかなという懸念を抱えていたんです。

でも実際に話してみたら、小さなことをたくさん言っても拾い上げて1つにまとめてくれたんです。汲み取る能力とそれを見せる能力がすごくて感動しましたし、本質が見えている方だと感じました。

山田： 不安を払拭できてよかったです。

鈴木様： セッションではその日の問題を解決して次に何をするかを示してくれたので、一歩ずつ進めていけたと思います。売上管理や複数ページの統一など自分たちでやったら相当な時間がかかったと思いますし、そもそもできたかどうかも分かりません。本当に頼んでよかったです。

山田： ありがとうございます。それでは最後に、Notion導入やコンサルティングを検討している方へメッセージをお願いします。

鈴木様： 情報がバラバラになっている企業や、日々のコミュニケーションや情報共有に面倒くささを感じている組織はぜひ試してみるのをオススメします。自分たちだけだと中々気づきにくいものですし、当社のように自分たちだけで始めると遠回りをすることもあるかと思います。Notionはすべてを使いきれなくても問題ないので、まず試してみてほしいです。

山田のあとがき

鈴木様とのヒアリングで最も印象的だったのは、「ここだけ見ればいい状態を作りたい」という言葉でした。

4つのスタジオ、約10名のスタッフ、そしてSlack・Excel・LINE・紙に散らばった情報。この環境で「全員の起点となる1ページ」を作ることがゴールだと、最初の段階で明確に見えました。

今回のケースで特筆すべきは、Notionの情報設計を正しく行ったことで、直接手を加えていないSlackまで自然と整理された点です。ストック情報とフロー情報の棲み分けを設計し、それぞれに適切な置き場所を用意する。Notionの構築だけでなく、周辺ツールとの関係性も含めた全体設計が効いた事例だと考えています。

これからは現場スタッフへさらに浸透させていくフェーズとなりますが、管理側がすでに毎日Notionを活用し、「どこにあるの？」という問い合わせがほぼ消滅した今、浸透の土台は十分にできています。引き続き伴走しながら、Notion活用がさらに広がり事業成長に繋がるよう支援していきます。