【書類作成が1時間→5秒⁉︎】社内に溢れる情報迷子を解決したNotion構築

株式会社MAKE YOU SMILEは、重度障害者向けの在宅訪問介護サービスを主軸に、フィリピン人向け日本語学校の運営など多角的に事業を展開する成長企業です。創業から10年以上、「現場への還元」を第一に掲げ、バックオフィスの少数精鋭化による高利益体質を実現しています。

「山田」が現在進行形で、Notionを活用したバックオフィスDXの並走支援を実行。アナログ管理からの脱却、複雑な医療ケア書類の自動化など、組織の急成長を支える「情報の器」づくりについてお話しをお伺いしました。

この事例のキーワード

Notion導入、バックオフィスDX 情報のデータベース化、脱属人化、ペーパーレス化

経営資源の最適化、プロフェッショナル外注、コスト削減

     

プロフィール

会社紹介

Webサイト：https://www.makeyousmile.jp/

従業員数：50名

主な業種：指定居宅介護​重度訪問介護事業（https://angelcare.makeyousmile.jp/）

外国人材育成開発雇用支援事業（https://www.jinzaikaihatsulabo.jp/）

ご依頼いただく前の状況を教えてください！

山田：伊藤様、本日はよろしくお願いします。今はNotionで業務が自動化されてスムーズに回っていますが、ご依頼いただいた当初は、かなり「情報の管理」に苦労されていましたよね。

伊藤様：苦労なんてものじゃありませんでしたよ（笑）。本当に社内が「情報の迷子」状態でした。会社を始めて10年以上になりますが、僕は新しいもの好きなので、その時々で便利そうなSaaSやアプリを取り入れてきたんです。最初はEvernote、ファイル共有にはGoogleDrive、連絡はLINEWorks……と。

山田：「良かれと思って導入したツール」が、逆に情報を分断させてしまうパターンですね。

伊藤様：まさにそれです。必要な情報を探すために各ツールを巡回して、過去のファイルをコピーして、中身を書き換える……そんな「コピペ作業」に追われていました。

山田：具体的に、どんな業務が一番大変でしたか？

伊藤様：間違いなく、「喀痰（かくたん）吸引等研修」の申請書類作成ですね。これが本当に大変でした。弊社では重度障害者の方を対象としているので、人工呼吸器の管理といった医療的ケアが必要になります。喀痰吸引をするには、特定の研修を受けたヘルパーさんだけが実施できるんですが、新しいヘルパーさんが担当になるたびに、この申請書類を作らなきゃいけないんです。

山田：書類の記載ミスは手戻りの原因になるので避けたいですよね。

伊藤様：そうなんです。ヘルパーさんの生年月日、住所、基礎研修の番号、受講した事業所名……散らばったツールから情報をかき集めて、絶対に間違えないように記載する。慣れたスタッフがやっても、1通作るのに早くて1時間はかかっていました。それを何回もやるわけですから、書類作成は大変なものでした。

なぜ「自分で作る」を捨て、プロによる“情報の整理”を選んだのか？

山田： 書類1通作成するのに1時間……経営者としても看過できないコストですね。そこで解決策として、Notionに目を付けられたわけですか？

伊藤様： いえ、実は違うんです。正直なところ、最初から「Notionを使いたい」と思っていたわけではありません。そもそもNotionのことは名前を知っている程度で、よく分かっていませんでしたから。私が惹かれたのはツールではなく、山田さんご自身だったんですよ。

山田： 私ですか？ それはYouTubeチャンネルをご覧になってですか？

伊藤様： はい。「管理の山田」チャンネルですね。Notion機能の解説以上に「大手の総務やプロは、こうやって情報を整理・合理化しているのか」という“思考の裏側”が衝撃的でした。

僕、元々は何でも自分でやらないと気が済まないタイプでして、最初は動画を見ながら「よし、勉強して自分でやってみるか」と意気込んでいた時期もありました。

でも、「これは素人が生半可に手を出して使いこなせるレベルじゃない」「社長の自分が作業すること自体が、会社の成長のブレーキになっている」と痛感しました。

山田： なるほど。そこで「自分で作る」ことを諦めたんですね。

伊藤様： そうです。また「この人の脳みそを借りれば、弊社のカオスな状況も整理できるんじゃないか」「この人に教えてほしい」と確信して問い合わせたんですよ。

山田： ありがとうございます。

Notion構築がもたらした情報管理の効率化

伊藤様：初回のセッションの衝撃は忘れられません。正直、山田さんのこと「魔法使い」かと思いましたから（笑）。

山田：魔法使いですか（笑）。

伊藤様：普通のシステム開発って、「持ち帰って検討します」とか「開発に1ヶ月かかります」ってなるじゃないですか。でも山田さんは違いました。僕が「こういう情報がバラバラで困ってるんです」と伝えると、その場で目の前でNotionを組み上げていったんです。

あのスピード感には驚きました（笑）。「あ、ここには看護師さんの情報も紐付けたいです」って言うと、「じゃあこうしましょう」って、数分後にはその機能されている。1〜2時間のセッションが終わる頃には、僕の頭の中にあったモヤモヤが、きれいに整理されたシステムとして目の前に完成していました。

山田：業種は違っても、組織が抱える「情報の詰まり」や「業務フローのボトルネック」の構造は共通しているので、お話を聞きながらデータベースを構築していきました。

結果として、あの「1時間かかっていた書類作成」はどうなりましたか？

伊藤様：「5秒」になりました。

いや、クリックするだけだから2秒かもしれません（笑）。必要な情報を選択するだけで、全てが自動で反映されて書類が完成するんです。社内のメンバーに見せたら、みんな目が点になっていました。「え、社長、これで終わりですか？」って。今まで特定の社員しかできなかった複雑な業務が、誰がやっても同じ手順で作れる状態になり、確認や手戻りが激減しました。

なぜ「管理の効率化」が高利益を生んだのか？他社の1/4の人数で運営できる理由

　

山田：多くの中小企業では「管理部門のコンサル投資」をコストと考えがちですが、伊藤様はそのあたり、どうお考えですか？

伊藤様：僕は逆だと思っています。「管理にお金をかけないから、利益が出ない」と考えます。

介護業界は「人手不足」と「利益率の低さ」で倒産が多い業界です。いろんな経営者に話を聞きましたが、原因は間違いなく「バックオフィスの肥大化」です。同規模の他社を見ていると、事務員を5〜8人雇っているところも珍しくありません。紙とExcelで管理しているから、どうしても人の手が必要になるんです。

山田：確かに、事務員さんの人件費は固定費として経営を圧迫しますね。

伊藤様：でも弊社は私とパートスタッフの計2名だけでバックオフィスを回しています。

山田：5〜8人分の仕事を、たった2人ですか。

伊藤様：ええ、Notionで仕組み化したおかげです。事務員を雇わなくて済む分、浮いたコストを現場のヘルパーさんの給与に還元しています。給与を高く設定できるから、良い人材が集まる。人が辞めないから、採用コストもかからない。サービスの質も上がる。

結果として高利益体質になる。この好循環を生み出せたのは、間違いなく「プロに任せて仕組みを作ったから」です。

山田：そこまで言っていただけて光栄です。

伊藤様：中小企業が専門家を正社員として雇うのは、コスト的にも難しいのが現状です。でも、外部パートナーとしてなら、月額費用でその「脳みそ」を借りられるのがメリットですよね。

「人を一人雇って育てるコスト」と比較すれば、プロへの外注費なんて安いものです。圧倒的にコスパがいいと考えます。Notionを勉強していた過去の自分に、「それが一番の損失だぞ」と言ってやりたいですね（笑）。

Notionを「魔法の杖」に変えるプロの伴走支援

山田：最後に、Notion導入を迷っている経営者の方へメッセージをお願いします。

伊藤様：僕からのメッセージはシンプルです。「Notionは勉強するな」。これに尽きます。

YouTubeを見て「便利そうだな」「自分でもできそうだな」と思うかもしれません。でも、そこにかける時間は無駄です。そんな時間があるなら、本業の経営判断や、社員とのコミュニケーションに使うべきです。

特に、これから伸びていくスタートアップや急成長中の企業こそ注意してほしいと思います。「組織が大きくなってから整理しよう」と思っていると、10倍のコストと労力がかかる可能性があります。

そのため、今のうちに山田さんのようなプロに入ってもらって「情報の整理整頓」することです。それが、会社を最速で成長させる一番の近道だと思います。

山田のあとがき

多くの経営者が「ツールの導入・活用方法」に時間を割いてしまいますが、非常にもったいないと考えています。仕事の本質はシステムを作ることではなく、経営者の脳内にある「やりたいこと」を実現することです。

しかし、Notionは魔法の杖ではありません。ツールを導入する際、目的が明確でなければ、どんなに高機能なツールでも有効活用できないのです。

また、伊藤社長の事例で特筆すべきは、浮いたコストを「利益」ではなく「現場への還元」に回した点です。 バックオフィスを極限までスリム化し、その分を現場の待遇改善に充てる。これこそが、管理部門が直接売上を作らなくとも、間接的に会社の利益体質を強化できる「攻めのバックオフィス戦略」の理想形ではないでしょうか？

ツールを導入して満足するのではなく、「その先でどう組織を強くするか」。そこまでを見据えて伴走するのが、私の役割だと思っています。