Notionを活用した企業の導入事例 | 導入するメリットや注意点、ポイントを解説
「Notionを活用した企業の導入事例が知りたい」
「企業がNotionを導入するメリットや、注意すべき点は何だろう」
Notionは、その柔軟性と多機能性から多くの企業で導入が進んでいる情報共有ツールの1つです。しかし、具体的にどのように活用されているのか、自社で導入した場合にどのようなメリットがあるのか、疑問に思う方もいるでしょう。
そこで本記事では、Notionを活用している企業の導入事例4選や導入するメリットや注意点、そして導入を成功させるためのポイントを詳しく解説します。
なお、合同会社Metooでは、本質的な課題の可視化・分析を行なった上で、組織に関わる情報（ヒトモノカネ）が円滑に回る仕組みをNotionで構築するサポートを展開しています。Notionの導入や運用でお悩みの場合は、ぜひお気軽にご相談ください。
また、以下の動画は1時間ありますが、Notionの使い方を日本一分かりやすく解説しています。Notionを使いこなせるようになりたい方は、ぜひご覧ください。
Contents
Notionを活用した企業の導入事例4選
Notionを活用した企業の導入事例は、主に以下の通りです。
- トヨタ自動車株式会社
- 大阪ガス株式会社
- 株式会社 Legal On Technologies
- 株式会社Leo Sophie Group
各社がどのような課題を持ち、Notionをどう活用したのかを見ていきましょう。
トヨタ自動車株式会社 | ワークフローの改善で工数削減を実現
トヨタ自動車株式会社これまで別々のツールで管理されていた年間スケジュールの可視化や、複雑だった承認フローの簡略化を行いました。その結果、工数の3分の2を削減することに成功しています。
Notionにあるデータベース機能やタスク管理機能などの機能を活用し、リモートワークでもスムーズな情報共有や業務遂行が可能になりました。
組織規模が大きいトヨタ自動車株式会社においても、Notionを導入することでさまざまな業務改善が可能です。
参考：Notionで変えるトヨタの未来の仕事。情報集約と一元管理で業務効率化を加速
大阪ガス株式会社 | シームレスな情報共有を実現
大阪ガス株式会社は、Notionの導入によって、部門を越えたシームレスな情報共有を実現しました。
大阪ガス株式会社では、リモートワークの導入が進む一方で、情報共有の方法が統一されておらず、必要な情報が探しにくいという課題を抱えていました。必要な情報が探しにくい状況は業務効率の低下を招きます。
そこでNotionを導入し、情報をカテゴリー別に管理し、検索性を向上させることで、情報共有の仕組みを整備しました。その結果、従業員が必要な情報へすぐにアクセスできる環境が整い、スムーズな連携が可能になりました。
参考：シームレスな情報共有で毎月2000時間の削減。大阪ガスの未来を担う最新のAI技術
株式会社 Legal On Technologies | 全従業員向けの情報共有スペースの確立
株式会社Legal On Technologiesは、組織の急拡大に伴う情報共有の複雑化という課題を、Notionを導入することで解消しました。
株式会社Legal On Technologiesでは、Notionを活用して研修制度の整備や社内ドキュメントの一元管理、全従業員がアクセスできる情報共有スペースの確保などを実施しました。その結果、情報が整理され、業務プロセスが改善されただけではありません。
Notion上で研修用の学習コンテンツを作成するなど、ナレッジの蓄積と活用を進めるようなりました。
参考：少人数のチーム利用から470名以上の全社利用へ。急拡大する組織の成長土台は変幻自在なツール
株式会社Leo Sophie Group | 分散していたナレッジの集約・共有に成功
株式会社Leo Sophie Groupは、組織の急拡大に伴って発生していたナレッジの分散という問題を、Notionを導入して解決しました。
事業が多角化し、従業員が増える中で、情報やノウハウがさまざまなツールに点在し、探し出すのが困難な状態になっていました。情報やノウハウを適切に扱うことができなければ、品質や業務効率の低下を招く場合があります。
そこでNotionを導入し、社内の情報を一元管理する仕組みを構築、ナレッジを集約しました。その結果、従業員間の情報共有がスムーズに行えるようになり、Notionは会社全体で利用される重要な情報基盤となりました。
企業がNotionを導入する3つのメリット
Notionを導入するメリットは、主に以下の3つです。
- 膨大な情報をスムーズに整理できる
- 管理や情報共有がリアルタイムでできる
- セキュリティ対策が充実している
これらのメリットが、なぜ多くの企業に選ばれる理由となっているのかを解説します。
膨大な情報をスムーズに整理できる
企業がNotionを導入するメリットは、膨大な情報をスムーズに整理できることです。
Notionのページには、テキストだけでなく、画像や動画、WebサイトのURLなどを自由に貼り付けられます。さらに、データベース機能を使えば、情報に「タグ付け」をしたり、「カテゴリー分け」をしたりできます。
そのため、情報量がどれだけ増えても、検索機能やフィルター機能によって、必要な情報をすぐに見つけ出すことが可能です。また、組織の拡大に伴って複雑になりがちな情報管理体制を、Notionによって可視化され管理しやすくできます。
管理や情報共有がリアルタイムでできる
タスクの管理や情報共有がリアルタイムでできることも、企業がNotionを導入する大きなメリットの1つです。
複数人のメンバーが同じページを同時に編集しても、変更内容が反映されるため、常に最新の状況をチーム全員で把握できます。また、Notionのページには、特定の箇所に対して直接コメントを残す機能があります。
修正指示やフィードバックをページ上で行えるため、チャットツールなど別のツールを開く必要がなく、連絡や業務連携がよりスムーズに行うことが可能です。
セキュリティ対策が充実している
Notionは、ビジネスでの利用を想定しているため、セキュリティ対策が充実していることもメリットです。
具体的には、保存されるデータの暗号化、ページごとの詳細なアクセス管理、万が一のためのデータのバックアップといった機能が備わっています。さらに、エンタープライズプランなどの有料プランでは、SAML SSO機能が使用可能です。
SAML SSOとは、IDとパスワードを一度認証するだけで、複数の連携サービスにログインできる仕組みです。SSO機能により、不正アクセスを防ぎ、より強固なセキュリティ対策を実現できます。
企業がNotionを導入する際の注意点
Notionは非常に高機能でセキュリティ性も高いツールですが、導入する際には主に以下3つの注意点があります。
- アクセス管理の設定を誤って情報漏えいが起きるリスクがある
- 共有権限の設定ミスやセキュリティの管理体制が疎かだと不正アクセスのリスクがある
- 連携するツール側のセキュリティの脆弱性が影響する
Notionでは、本来見せてはいけない情報を全社に公開してしまうなどの人的ミスやSlackやZoomなど、外部のツールと連携する際は、も考慮する必要があります。
そのため、Notionを導入する際は、「誰にどのページの閲覧・編集権限を与えるか」などのルールを明確に定めることが大切です。また、適切なセキュリティ管理体制を構築し、運用することで、安全性の高い状態で業務に活用できます。
Notionの始め方・初期設定の方法【4STEP】
Notionの始め方・初期設定の方法は、主に以下の4ステップです。
- 1. アカウントを作成する
- 2. ワークスペースの初期設定を行う
- 3. テンプレートを活用してページを作成する
- 4. ページをカスタマイズする
この手順に沿って進めれば、すぐにNotionを使い始められます。
ここでは、それぞれの手順を解説します。
1. アカウントを作成する
Notionを始めるには、最初にNotion公式サイトにアクセスしてアカウントを作成します。
操作手順は、主に以下の通りです。
- 画面の右上にある「無料でNotionを始める」と表記されたボタンをクリックする
- アカウント作成画面を開く
Notionのアカウントは、主に「登録はメールアドレス」「Googleアカウント」「Appleアカウント」の3つの方法で登録できます。
そのため、使いやすい方法を選んで登録を進めましょう。
2. ワークスペースの初期設定を行う
アカウント登録が完了したら、続いてワークスペースの初期設定を行います 。ワークスペースとは、Notionでページやデータをまとめるための作業スペース全体のことです。
個人で利用する場合は自分の名前、チームで利用する場合は会社名や部署名などを入力しておくと分かりやすくなります。
設定は「個人で使用する」か「チームで使用する」かのどちらかを選択して設定します。また、チームで利用する場合は、チームメイトを招待できますが、後からでも追加は可能です。
なお、Notionワークスペースについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をぜひご参照ください。
関連記事：Notionのワークスペースとは？ 5つの機能や基本的な使い方を徹底解説
3. テンプレートを活用してページを作成する
ワークスペースの作成が完了したら、実際にページを作成していきます。
Notionには、タスク管理、日報、議事録、業務マニュアルなど、用途に応じた豊富なテンプレート（雛形）が用意されています。そのため、ゼロからページを作るのは難しく感じる場合でも、「テンプレートを使う」ボタンをクリックし、目的に合ったものを選択するだけで、すぐにページを使い始めることが可能です。
テンプレートを活用する際は、Notionで提供されているテンプレートから目的に応じて最適なものを選択しましょう。
関連記事：Notion のおすすめテンプレートを紹介！ 業務効率化・ビジネスでの使い方を解説
4. ページをカスタマイズする
テンプレートを使ってページを作成した後、または白紙のページから作成した場合、最後にページを使いやすいようにカスタマイズします。
Notionでは、「ブロック」と呼ばれる単位で情報を追加していきます。また、必要に応じて、見出しや箇条書きリスト、テーブル（表）、画像、チェックボックスなどのブロックを挿入しましょう。
利用できるブロックの一覧が見たい場合は、ページ上部の「+」ボタンをクリックするか、半角で「/（バックスラッシュ）」を入力すると表示されます。
Notionの導入を成功させるための3つのポイント
Notionの導入を成功させるためのポイントは、主に以下の3つです。
- 導入する目的や業務内容を明確にする
- 一部の業務から段階的に導入する
- 組織全体でサポート体制を構築する
これらのポイントを押さえることで、導入後の混乱を防ぎ、Notionの活用を軌道に乗せやすくなります。
ここでは、それぞれのポイントを解説します。
導入する目的や業務内容を明確にする
Notionの導入を成功させるためには、導入する目的や活用する業務内容を明確にすることが大切です。
「多機能で便利そうだから」などの曖昧な理由で導入してしまうと、どの業務で使えばよいかわからず、結局誰も使わなくなってしまう可能性があります。
そのため、「マニュアル作成と管理を一元化するため」「プロジェクトのタスク進捗を可視化するため」など、具体的な目的を洗い出し、計画を立てましょう。
一部の業務から段階的に導入する
Notionの導入を成功させるためには、一部の業務から段階的に導入することが重要です。
Notionの利用経験がない企業が、初めから全ての業務で活用しようとすると、現場が対応しきれず業務に支障をきたすリスクがあります。
まずは特定の部署やプロジェクトなど、限定的な範囲で試験的にNotionを導入し、実際の運用を通じて効果を検証することが必要です。この過程で明らかになった課題や改善点を分析し、具体的な改善施策を立案することで、より効果的な活用方法を確立できます。
得られた知見をもとに導入範囲を段階的に拡大していくことで、組織全体へのスムーズな展開が可能になります。
組織全体でサポート体制を構築する
組織内には、Notionなどのデジタルツールの扱いに不慣れな従業員も存在するため、組織全体でサポート体制を構築することが不可欠です。
操作方法や活用事例について気軽に質問できる環境や、困ったときにすぐに相談できる担当者を配置することで、従業員はNotionの操作や業務フローをスムーズに習得できます。
サポート体制が整っていれば、導入初期のつまずきを最小限に抑えられ、早期に実務での活用が定着します。その結果、業務効率化や生産性の向上が実現し、組織全体での円滑な情報共有が促進されるでしょう。
特に複数部署にまたがる導入では、各部署にキーパーソンを配置し、横断的なサポートネットワークを形成することが、導入成功の鍵となります。
Notionの導入に関するお悩みなら「合同会社Metoo」にご相談ください
Notionには、業務効率化や工数削減、ナレッジの一元管理などができる機能が豊富に搭載されているため、Notionを導入し活用している企業が多く存在しています。
ただし、具体的な目的を持って計画的に導入しなければ、社内に定着しにくくなり、最終的に不満や業務効率の低下を招くリスクがあるため、導入には慎重な計画が必要です。
しっかりとNotionを導入する目的や導入計画を明確にし、組織全体でサポート体制を構築することで、大幅な業務効率化や生産性の向上が実現できます。
なお、合同会社Metooでは、本質的な課題の可視化・分析を行なった上で、組織に関わる情報（ヒトモノカネ）が円滑に回る仕組みをNotionで構築するサポートを展開しています。
Notionの導入や運用でお悩みの場合は、ぜひお気軽にご相談ください。