Notionのチーム活用をおすすめする3つの理由は？活用方法やテンプレート5選を解説
Notionをチームで活用している方で、以下のようなお悩みはありませんか？
「Notiionをチームで活用するための方法やコツを知りたい」
「Notionをチームで活用する際におすすめの機能やテンプレートを知りたい」
Notionは、チームでの情報共有、タスク管理、プロジェクト進行をスムーズにするオールインワン・ワークスペースです。
しかし、多機能であるがゆえに、初めてチームで導入する際は、どこから手をつけたらよいか迷ってしまうこともあるでしょう。
本記事では、Notionのチーム活用によるメリットや具体的な活用方法、テンプレートまで、Notionをチームで最大限に活用するための情報を解説します。
なお、合同会社Metooでは、本質的な課題の可視化・分析をおこなった上で、組織に関わる情報（ヒトモノカネ）が円滑に回る仕組みをNotionで構築するサポートを展開しています。
Notionをチームで活用していきたいと考えている方は、以下のページから気軽にお問い合わせください。
Notionをチームで活用するために必須の「スペース」とは？
Notionをチームで使いこなすには、「スペース」の概念の理解が不可欠です。
ワークスペースとは、「作業空間」や「作業領域」を意味し、Notionのアプリケーション画面全体を指す言葉でもあります。
スペースは主に、以下のページが存在しています。
| スペースの種類 | 特徴 |
| チームスペース | チームスペースは、チームメンバー全員がアクセスできる共有の作業領域プロジェクトの情報、会議の議事録、ナレッジベースなど、チーム全体で共有したい場合に活用 |
| シェア | 特定のメンバーと情報を共有するための作業領域プロジェクトチームや部署内など、限定されたメンバーで情報を共有したい場合に活用 |
| プライベート | 自分だけがアクセスできる個人専用の作業領域個人のタスク管理、日々のメモ、アイデアの記録など、プライベートな情報などを管理する際に活用 |
なお、Notionではワークスペース単位で課金するため、チームで1つのワークスペースの利用がおすすめです。
Notionのチーム活用をおすすめする3つの理由
Notionをチームで活用すると、主に以下3つのメリットがあります。
- チーム内でのコミュニケーションコストの削減
- タスクやプロジェクト管理の効率化
- 情報の透明性向上による信頼感の醸成
Notionは、チームワークを強化し、生産性を向上させるためのツールです。チームでの活用を検討している方は、一つずつ確認していきましょう。
チーム内でのコミュニケーションコストが軽減されるため
Notionをチームで活用すると、リアルタイムでの情報共有やドキュメントの同時編集が可能です。
従来のメールやチャットツールなどを用いたコミュニケーションコストを減らせるため、連絡がスムーズに行えます。
また、コメント機能を活用すると、特定のメンバーへの質問やフィードバックが容易になり、コミュニケーションのスピードと質を向上させられます。
そのため、確認作業や進捗管理に要する時間を短縮し、本来の業務に集中できる時間を増やせるようになるでしょう。
タスクやプロジェクトの管理が容易になるため
タスク管理機能を活用すれば、タスクの優先順位や期限、担当者、進捗状況などを一元管理し、チーム全体で状況を共有できます。
プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで把握できるため、必要に応じた対応が可能です。
また、テンプレート機能を活用すると、プロジェクトの立ち上げに必要なタスクや情報をあらかじめ設定できるため、すぐにプロジェクトを開始できます。
プロジェクト管理の手間を省けると、チームメンバーが本来の業務に集中できる環境を構築できるでしょう。
情報の透明性が高まり信頼感も高まるため
Notionをチームで活用すると、チームメンバー全員が必要な情報にアクセスできるようになります。これまで一部の管理者のみしか閲覧できなかった情報をチーム全体で閲覧可能です。
また、情報の透明性が高まると、チームメンバー間の信頼関係の構築につながります。
その結果、チーム全体のモチベーション向上につなげられるでしょう。
Notionをチームで活用するための5つの方法
Notionをチームで有効活用するためには、以下5つのポイントを押さえておきましょう。
- 適切な有料プランの選択
- Notionに関する社内研修の実施
- 編集権限の設定による誤操作の防止
- テンプレートの活用による効率化
- チーム操作に適した機能の活用
上記の方法を実践することで、チームの生産性向上、コミュニケーションの活性化、よりよいチームの構築につなげられます。
有料プランを選択する
Notionをチームで利用する際は、下表のようにチームの人数や必要な機能に応じて適切なプランを選びましょう。
| プラン名 | 月額料金(年払い) | ゲスト招待可能人数 | 主な機能 |
| フリー | 無料 | 10名 | 基本的な機能 |
| プラス | 1,650円 | 100名 | ゲストの無制限追加、ファイルアップロードの容量増加など |
| ビジネス | 2,500円 | 250名 | SAML SSO、高度な権限設定、監査ログなど |
| エンタープライズ | 要問い合わせ | 250名 | SAML SSO、高度なセキュリティ機能、専任サポートなど |
フリープランではゲストアカウントの招待数が10名までに制限されています。10名を超えるチームで利用する場合は、プラスプラン以上の有料プランへの加入が必要です。
各プランの料金と機能の違いを理解し、チームにとって最適なプランを選択しましょう。
なお、上記の料金は年払いの場合です。月払いの場合は割高になるため、年間契約をする方が費用を抑えられます。
出典：Notion (ノーション)の料金プラン:フリー、プラス、ビジネス、エンタープライズ(プランと機能)
Notionに関する社内研修を実施する
Notionをチームでスムーズに導入するためには、メンバー全員が基本的な操作方法や活用方法を理解していることが大切です。
Notionに関する知識がなければ操作や管理が十分にできず、業務負担が増えてしまいます。
そのため、社内研修を実施し、画面共有などでNotionの機能や使い方を丁寧に説明しましょう。
また、チーム独自の運用ルールや活用事例などを共有することで、メンバーの理解をより深められ、Notionの活用を促進できます。
編集権限を設定して誤操作を防止する
Notionでは、ページごとに編集権限を設定できるため、誤操作を防止できます。基本的に編集する必要のないページにはページロック機能を付けて編集できないように設定しておきましょう。
また、プロジェクトごとに編集権限を設定しておけば、関係者以外のメンバーが誤って情報を変更してしまうリスクを軽減できます。
たとえば、重要な資料やテンプレートなど、編集されるべきでないページには「閲覧のみ」の権限を設定すると、不用意な変更を防げます。
テンプレートを利用して使いやすくする
Notionでは、タスク管理やポートフォリオ、AI活用やSNS用などのテンプレートが提供されてます。
テンプレートを活用するとページ作成の手間を省けるため、作業の効率化が可能です。
また、チーム独自のテンプレートを作成し、共有しておけば、チーム全体で作業の標準化を図れるため、生産性の向上につながるでしょう。
チーム操作に適した機能を使用する
チームでの作業を円滑に進めるためには、以下の機能を有効活用しましょう。
- @機能（メンション機能）：特定のメンバーへ通知できる
- タイムライン機能：プロジェクトの進捗状況を視覚的に管理できる
- コメント機能：リアルタイムでフィードバックや質問を共有できる
上記の機能を効果的に活用することで、チームのコミュニケーションが活性化し、生産性向上が期待できます。
Notionをチームで活用する際におすすめのテンプレート5選
Notionには、さまざまな業務や目的に合わせて利用できるテンプレートが用意されています。ここでは、チームで活用する際におすすめのテンプレートを5つご紹介します。
- タスク管理テンプレート
- 予算管理テンプレート
- プロダクトロードマップテンプレート
- リモート会議：チームミーティングテンプレート
- 営業CRMテンプレート
上記のテンプレートは、チームワークの向上や情報共有の促進、業務効率化などに貢献してくれるでしょう。
タスク管理テンプレート
タスク管理テンプレートは、チームのタスクを一元管理し、進捗状況を可視化するためのテンプレートです。
タスク名や担当者、期限や優先度、ステータスなどを設定できるため、チームメンバー全員がリアルタイムでタスクの進捗状況を把握できます。
また、ビューの切り替え機能により、カンバン方式やリスト形式など、チームの好みに合わせた表示形式での管理も可能です。
フィルター機能を使えば、特定の担当者や期限のタスクのみを表示できるため、柔軟にタスク管理できます。
予算管理テンプレート
予算管理テンプレートは、チームの予算を管理するためのテンプレートです。
主に、以下の5項目のシンプルなプロパティで構成されています。
- 費用
- 金額
- 種別
- コメント
- 日付
収入や支出、残高などを記録できるため、予算の状況を把握できます。カテゴリ分けやフィルター機能を活用すると、支出の内訳を分析でき、予算の最適化も可能です。
また、グラフ機能を利用すれば、予算の推移を視覚的に確認できます。
参考：予算管理テンプレート
プロダクトロードマップテンプレート
プロダクトロードマップテンプレートでは、ガントチャートを利用したプロジェクト管理が可能です。
タイムラインやボード、カレンダーなどの多彩なビューに切り替えられるため、必要に応じて見やすく表示させられるのがメリットです。
また、複雑なプロジェクトでも簡単に管理できるため、スムーズに進められるようになります。
情報共有やタスクの優先順位、方向性の決定などがより効率的に実行できるのが特徴です。
リモート会議：チームミーティング
チームミーティングは、リモートワークでのチームミーティングでおすすめです。
テンプレートを活用すると、事前に会議のアジェンダを設定できるため、参加者はあらかじめ議題を把握可能です。
また、会議中は議事録をリアルタイムで記入できるため、終了後にすぐにまとめられ、振り返りしやすい環境を整えられます。
さらに、画面共有をしておくとチーム全員が気軽に確認できるため、情報共有がスムーズにできるのがメリットです。
営業CRM
営業CRMテンプレートは、顧客情報を管理し、営業活動を効率化するためのテンプレートです。リード獲得から成約までのプロセスもすべて追跡して管理できます。
顧客名や連絡先、商談状況や取引履歴なども記録できるため、顧客との関係性をより深められます。
また、営業活動の進捗状況を可視化しておくと、営業戦略の改善に役立てることも可能です。
参考：営業CRMテンプレート
Notionのチームで上手に活用するなら「合同会社Metoo」への相談がおすすめ
Notionをチームで活用すると、コミュニケーションコストの軽減やタスク・プロジェクト管理が容易になります。
ただし、Notionではワークスペース単位で課金するため、チームで1つのワークスペースを利用することがおすすめです。
また、公式ではテンプレートを豊富に提供しているため、チームの目的や課題に応じてカスタマイズできるのが魅力です。
なお、合同会社Metooでは、本質的な課題の可視化・分析をおこなった上で、組織に関わる情報（ヒトモノカネ）が円滑に回る仕組みをNotionで構築するサポートを展開しています。
Notionをチームで活用していきたいと考えている方は、以下のページから気軽にお問い合わせください。