Notionの効果的な活用方法5選！初心者向けに使い方をわかりやすく解説
「Notionを使いこなせている気がしない」
「Notionを導入したいけど、具体的な活用方法がわからない」
このようにNotionに関する悩みを抱えている中小企業経営者の方もいらっしゃると思います。
Notionはタスクやプロジェクトの管理、議事録やポートフォリオなどの作成に対応したオールインワンワークスペースです。個人からビジネスまで幅広く活用できる機能を備えたNotionを導入すれば、業務効率・生産性の向上が期待できるでしょう。
この記事では、Notionの効果的な活用方法を5つ解説します。Notion活用のメリットや料金プランのほか、ビジネスシーンで役立つテンプレートも紹介します。ぜひ、この記事を参考にNotionを最大限に活用し、ビジネスの生産性を向上させましょう。
なお、Notionの導入や活用に関するご相談は「合同会社Metoo」までお気軽にお問い合わせください。
合同会社Metooでは、本質的な課題の可視化・分析を行なった上で、組織に関わる情報（ヒトモノカネ）が円滑に回る仕組みをNotionで構築するサポートを展開しています。
Notionの効果的な活用方法5選
Notionは個人のタスク管理からチーム全体のプロジェクト管理まで、幅広く活用できる汎用性の高いツールです。Notionの主な活用方法は、以下の通りです。
- タスク管理
- ドキュメント作成
- 複数人での情報共有
- データベース管理
- プロジェクト管理
それぞれの活用方法を解説します。
タスク管理
Notionはタスク管理機能が充実しています。
タスクの項目は、未着手や進行中、完了などステータスで管理できるため、各タスクの進捗状況が明確に把握できます。また、タスクは期限の設定にも対応し、リマインダー機能の活用も可能です。タスクの期限切れを防げるため、計画的に業務を進行できるよう仕組み化を行えます。
さらに、タスク管理画面には以下のような複数のビュー（表示設定）があります。
- カレンダービュー
- ボードビュー
- リストビュー など
ビューの使い分けにより、プロジェクト全体の把握や、個々のタスクの詳細をそれぞれ確認できます。カレンダービューではタスクの期限が一目でわかり、ボードビューではプロジェクトの進捗状況を視覚的に把握できます。
ドキュメント作成
Notionにはドキュメント作成機能も備わっており、以下のようなドキュメントの作成・管理を行えます。
- 議事録
- 企画書
- レポート
- 仕様書 など
Notionのドキュメント機能は柔軟性が高く、テキストや画像、動画、テーブルなど、あらゆるコンテンツを自由に組み合わせることも可能です。ページの階層分けにも対応しているため、複雑な情報の管理が行えます。
Notionはテンプレートも豊富にあり、議事録のテンプレートを使用すれば、議題や参加者、決定事項などの記録がスムーズに進みます。また、Notion上で作成した議事録や企画書は、チーム内で共有・編集も可能です。
複数人での情報共有
Notionにはリアルタイムで複数人が共同編集を行える機能が搭載されています。情報の更新や共有の手間を省くだけでなく、チーム全体が常に最新の情報を把握できる環境になります。
プロジェクトの進捗状況を共有する場合、Notion上で進捗状況を更新すれば、チームメンバー全員がリアルタイムで進捗状況の確認が可能です。会議の議事録をNotion上で作成・共有すると、参加できなかったメンバーも議事録をすぐに確認できます。
また、Notionはページごとにアクセス権限の設定が可能です。機密性の高い情報を含むページはアクセス制限を行うことで、情報漏洩のリスクを抑えられます。
例えば、経営戦略に関する情報を共有する場合、アクセス権限を「経営陣のみ」に設定すると情報の安全性を確保できます。
データベース管理
Notionはデータベース機能を備えており、顧客情報や商品情報などさまざまな種類のデータを柔軟に管理できます。
データベース管理では、以下のようなビューの表示が可能です。
- テーブルビュー
- リストビュー
- ボードビュー
- カレンダービュー
- タイムラインビュー など
データの種類や目的に合わせてビューを選択できるため、情報管理を効率的に行えるようになります。
さらにデータベースは、以下の操作にも対応しています。
- データの絞り込み
- 並び替え
- 計算 など
必要な情報を素早く探し出せるため、データ分析にも役立つでしょう。ECサイトを運営している企業がNotionで商品情報を管理すれば、在庫状況の把握や売上分析の効率化が期待できます。
データベース機能の活用により、データ管理にかかる手間の削減、データに基づいた意思決定の促進につながります。
プロジェクト管理
Notionはプロジェクトの計画立案からタスク管理、進捗状況の確認、成果物の共有まで、プロジェクト管理に必要なあらゆる機能を備えています。また、ページをプロジェクトごとに作成し、関連する情報をまとめて管理できる機能もあります。
例えば、以下のような情報を一つのページにまとめておくことで、プロジェクトに関する情報の一元化が可能です。
- プロジェクトの目標
- スケジュール
- 担当者
- 関連ドキュメント など
さらに、プロジェクトメンバーと共有できるようにデザインデータや議事録、報告書などをデータベース上に登録すれば、成果物を効率的に管理できます。
スケジュールやタスクが視覚的に把握できるため、プロジェクトの進捗管理をスムーズに行えます。
Notionを活用する2つのメリット
Notionを導入する主なメリットは、以下の2つです。
- 洗練されたUIで直感的な操作が可能
- 柔軟なカスタマイズ性でさまざまなニーズに対応
それぞれのメリットを解説します。
洗練されたUIで直感的な操作が可能
Notionのユーザーインターフェース（UI）は、シンプルかつ洗練されたデザインで、初心者でも直感的に操作可能です。ミニマルなデザインにより、必要な情報へ素早くアクセスできるため集中して作業を行えます。
例えば、タスクリストは項目を入力するだけで簡単に作成可能で、複雑な設定はいりません。また、ドラッグ＆ドロップ操作でコンテンツの移動やレイアウト変更をスムーズに行えます。
さらに、プロジェクト管理や議事録など多用途に対応した豊富なテンプレートが用意されており、効率的なページの作成が可能です。
柔軟なカスタマイズ性でさまざまなニーズに対応
Notionは高いカスタマイズ性を備えており、個々のユーザーやチームのニーズに合わせて自由にワークスペースの構築ができます。テキストやリスト、テーブルなどのブロックを自由に組み合わせてオリジナルページの作成が可能です。
例えば、プロジェクト管理ページを作成する場合、タスクリストやカレンダー、ファイルリストなどを組み合わせて必要な情報を一元管理できます。
また、NotionはAPI連携にも対応し、GoogleカレンダーやSlack、Trelloなどの外部機能との連携にも対応しています。
Notionの利用料金【プラン別】
Notionは4つのプランを提供しており、それぞれ機能と料金は異なります。プランの詳細を以下の表にまとめました。
| プラン | 月額料金 | 年額料金 | 主な機能 |
| フリー | 無料 | 無料 | ・個人利用に適しているプラン |
| プラス | 2,000円/月 | 1,650円/月 | ・チーム利用に適しているプラン |
| ビジネス | 3,000円/月 | 2,500円/月 | ・ビジネス利用に適しているプラン |
| エンタープライズ | 要問い合わせ | 要問い合わせ | ・ビジネスプランのすべての機能を搭載 |
フリープランは、個人利用でNotionの基本的な機能を試してみたい場合に最適です。高度な機能や大容量のファイルアップロードが必要な場合は、プラスプランへの登録をおすすめします。
チームでNotionを利用したい場合は、ビジネスプランが適しています。大規模な組織で高度なセキュリティやサポートが必要な場合は、エンタープライズプランの導入を検討しましょう。
なお、プラスプラン・ビジネスプランは年払いをすると20%OFFの価格でNotionを利用できます。
各プランの機能と料金を比較し、最適なプランを選ぶことで、Notionの機能を最大限に活用できます。
参考：Notion「Notion (ノーション)の料金プラン」
Notionの活用に役立つテンプレート5選
ここではNotionに用意されている豊富なテンプレートから、ビジネスシーンで役立つ5つのテンプレートを紹介します。
- タスク管理テンプレート
- 予算管理テンプレート
- ポートフォリオ用テンプレート
- OKRテンプレート
- ワードリスト管理テンプレート
これらのテンプレートは、Notionの公式テンプレートギャラリーから入手できます。それぞれのテンプレートの特徴を理解し、自身の業務に最適なテンプレートを活用してみましょう。
タスク管理テンプレート
タスク管理テンプレートでは、タスクごとにステータスの設定ができます。タスクには期限を設定できるほか、以下のような項目の追加も可能です。
- 担当者の割り当て
- タグ
- 優先度 など
タスク管理テンプレートは、テーブルビューだけでなくボードやカレンダーなどのビュー形式でも表示・管理可能です。
ボードビューでは、タスクをカード形式で表示し、ドラッグ＆ドロップでステータスを更新できます。視覚的にタスクの進捗状況を把握できるため、チーム全体での進捗管理に有効です。
参考：Notion「タスク管理テンプレート」
予算管理テンプレート
Notionには予算管理に最適なテンプレートも用意されており、収入と支出をカテゴリごとに分類して記録できます。Notionの予算管理テンプレートを活用すれば、収支を可視化でき、計画的な支出の実現が可能です。
例えば、収入を「売上」「受託収入」などに分類し、支出を「人件費」「広告費」「家賃」などに分類すると、収支の状況を詳細に分析できます。予算と実績を比較すれば、予算超過を防ぎ、支出の最適化を図れるでしょう。
また、データベース機能もあわせて活用すれば、データの絞り込みや集計なども簡単に行えます。特定期間の収支を抽出したり、支出をカテゴリ別に集計したりできるため、より詳細な分析が可能です。
参考：Notion「予算管理テンプレート」
ポートフォリオ用テンプレート
ポートフォリオは、自身のスキルや実績をアピールするために重要なツールです。
ポートフォリオテンプレートを利用すれば、自身のスキルや経験、実績などを整理して掲載できます。また、画像や動画の埋め込みにも対応しているため、視覚的に訴求力のあるポートフォリオを作成したい場合にも適しています。
ポートフォリオを作成する際は、閲覧者に対する配慮が欠かせません。データベース機能を活かすことで、Webデザインやグラフィックデザイン、ライティングなどカテゴリ別にプロジェクトを分類できるため、スムーズに閲覧できる状態での提出が可能です。
参考：Notion「ポートフォリオ用テンプレート」
OKRテンプレート
OKR（Objectives and Key Results）は、目標設定に関連するフレームワークの一つです。目標設定と進捗管理を効率化したい場合には、OKRテンプレートの活用がおすすめです。
OKRテンプレートを活用する際、最終的な目標と目標達成度合いを測るための指標を定める必要があります。
例えば、「Webサイトのアクセス数を増加させる」と目標を設定した場合、結果では「月間アクセス数を前月比20%増加させる」などの具体的な数値目標が検討できるでしょう。
OKRテンプレートを活用すれば、目標達成に向けた進捗状況をリアルタイムに把握でき、必要に応じて軌道修正も行えます。また、共同編集にも対応しているため、チームメンバーのOKRをまとめて管理し、進捗状況の共有も行えます。
参考：Notion「OKRテンプレート」
ワードリスト管理テンプレート
新しいスキルを習得したり、専門知識を深めたりするうえで用語の理解は不可欠です。Notionのワードリスト管理テンプレートは、専門用語や重要な言語を効率的に学習したい場合に役立ちます。
ワードリスト管理テンプレートには、単語や意味、例文などを記録できます。学習状況を未学習や学習中、習得済みなどに適宜分類できるため、進捗管理も可能です。さらに、単語のカテゴリ分けや検索にも対応しています。
学習状況を視覚的にとらえながら、効率良く学習を進めたい方におすすめのテンプレートです。
参考：Notion「ワードリスト管理テンプレート」
Notionの活用でお悩みなら「合同会社Metoo」の無料相談を利用しましょう！
Notionはタスク管理やプロジェクト管理だけでなくドキュメントやポートフォリオの作成なども行える多機能で汎用性の高いツールです。共有機能もあるためリアルタイムで編集できることから、ビジネスのあらゆる側面で活用できます。
その反面、初めて利用する方や、これまで十分に活用できていない方にとっては、最適な使用方法を見つけるのが難しい場合もあるでしょう。Notionの機能を最大限に活用するためには、それぞれのニーズに合わせたカスタマイズや、効果的なテンプレートの選定が重要です。
Notionの活用方法でお悩みなら、「合同会社Metoo」の無料相談をぜひご利用ください。
合同会社Metooでは、本質的な課題の可視化・分析を行なった上で、組織に関わる情報（ヒトモノカネ）が円滑に回る仕組みをNotionで構築するサポートを展開しています。
以下よりお気軽にお問い合わせください。