Notionの数式とは？基本的な書き方や活用場面3選・実際に使える数式一覧を紹介

Notionを利用している方で、以下のようなお悩みはありませんか？

「Notionの数式を使いこなしたい」

「業務を効率化するために活用方法を知りたい」

Notionの数式機能は、一見複雑そうに見えますが、基本的なルールを理解すれば、誰でも簡単に使えます

本記事では、Notionの数式の基本的な書き方から、数式を活用したタスク管理や売上管理方法などを詳しく解説しています。

数式機能を活用して業務効率化を図りたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

また、合同会社Metooでは、本質的な課題の可視化・分析をおこなった上で、組織に関わる情報（ヒトモノカネ）が円滑に回る仕組みをNotionで構築するサポートを展開しています。

Notionの数式機能に関して知識を深めたい方や、業務効率化に関してご相談があれば、以下のページより気軽にお問い合わせください。

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Notionの数式とは

Notionの数式機能（Formula）は、データベースをより有効に活用するための、Excelの関数に似た機能です。

数式機能を活用すると、以下のような計算が可能です。

四則演算
四捨五入
日数計算
条件分岐
フィルターを活用した計算
異なるデータベース間での計算

すべての関数を覚えるのは難しいですが、使いこなせるとNotionの活用範囲が大幅に広がるでしょう。また、基本的なルールを理解すると、初心者でも活用できるようになります。

なお、Notion公式サイトでは、Notionで利用できるすべての関数が紹介されているので、もし分からない関数があっても公式サイトで確認ができます。

参考：数式の構文と関数

Notionで数式を活用する3つのメリット

ここでは、以下のNotionの数式を活用する3つのメリットを解説します。

データ処理を自動化できる
複数のプロパティを連携してデータを抽出できる
データの抽出や分析を簡単に行える

Notionの数式は、データベースをより強力に活用するための重要な機能で、数式を活用するとさまざまなメリットが得られます。

データ処理を自動化できる

数式を使うと、毎回手動で計算する必要がなくなるため、ミスを減らしながらデータ処理を自動化できます。

例えば、以下のようなことを自動化できます。

期日までの残り日数を自動計算する
タスクの進捗状況に応じてステータスを自動更新する
数値データの合計や平均を自動計算する

また、if関数（条件分岐）やdateBetween関数（日付計算）など目的にあった関数を活用すると、計算するための時間の節約も可能です。さらに、同じ条件をコピーすると、簡単に複数の項目のデータ処理も行えます。

上記の自動化を活用すれば、作業時間を短縮し、ヒューマンエラーを減らせるでしょう。

複数のプロパティを連携してデータを抽出できる

Notionの数式では、複数のプロパティを連携させると、複雑な計算ができるため、在庫管理や売上管理などの計算も可能です。例えば、「単価」と「数量」をかけ合わせて「合計金額」を自動計算できます。

また、汎用的なデータベースの作成だけでなく、自社の業務に合わせたシステムの構築も可能です。

上記のように、複雑なデータ構造でも効率的に情報を管理し、必要なデータを簡単に抽出できるのも、Notion数式機能のメリットです。

データの抽出や分析を簡単に行える

数式を活用すると、目的の計算を自動化してくれるため、合計金額やカテゴリ別の集計など目的のデータを求められます。

例えば、「ステータス」が「完了」のタスクのみを表示したり、「金額」が10,000円以上の経費のみを抽出したりなどが可能です。

また、データ分析を行うと問題を発見しやすくなり、根拠に基づいた意思決定に役立ちます。抽出したデータをグラフにすると、視覚的に結果をフィードバックできるので、課題を見つけやすくなるでしょう。

Notionの数式の基本的な書き方

ここでは、Notionの数式の基本的な書き方を3つご紹介します。

数式の記述方法
基本的な関数と演算
型の違い

Notionの数式は、一見複雑そうに見えますが、基本的なルールを理解すれば、誰でも使いこなせます。

数式の記述方法

数式を活用するためには、データベースの「プロパティメニュー」から「数式」を選択し、関数や演算子を用いて記述します。

数式の記述方法は、関数を先に記述する「カッコ記法」と、プロパティ名の後に関数を付ける「ドット記法」の2種類です。

数式プロパティを編集する際には、演算子や関数の候補が自動で表示されるため、選択して利用できます。

それでは、カッコ記法とドット記法をそれぞれ見ていきましょう。

カッコ記法

カッコ記法は、関数を最初に書き、その後に括弧で囲んで引数を指定する記述方法です。

例えば、文字列の長さを取得するlength関数は、以下のように記述します。

length(“こんにちは”) // -> 5

カッコ記法は読みやすく、どのような計算をしているのかを視覚的に理解しやすいメリットがあります。

ただし、数式のネスト（入れ子構造）が深くなると括弧の数が増え、数式全体が複雑に見える場合があるため注意が必要です。

ドット記法

ドット記法は、プロパティや値の後にドット（.）を付けて関数を適用する記述方法です。例えば、文字列の長さを取得するlength関数は、以下のように記述します。

“こんにちは”.length() // -> 5

ドット記法はカッコのネストが不要なので、カッコ記法に比べてシンプルに記述できるメリットがあります。また、Notionではドットを入力すると利用可能な関数が表示されるため、補完機能が活用しやすいでしょう。

基本的な関数と演算

Notionの数式では、四則演算（+、-、*、/）や比較演算子（>、<、>=、<=、==、!=）など、基本的な演算子を使用できます。また、if関数のような条件分岐や、dateBetween関数のような日付計算など、さまざまな関数が用意されています。

主な関数と演算の詳細を、以下の表にまとめました。

演算・関数	詳細
四則演算	+：足し算-：引き算*：掛け算/：割り算
比較演算子	A>B：AがBより大きいのかを確認A<B：AがBより小さいのかを確認A>=B：AがB以上なのかを確認A<=B：AがB以下なのかを確認A==B：AとBが等しいのかを確認A!=B：AとBが等しくないのかを確認
IF関数	IF関数の構文を用いて条件分岐ができるIF(A1>=50, “合格”, “不合格”)と記載すると、50点以上なら「合格」、50点未満なら「不合格」と分けられる
dateBetween関数	dateBetween(prop(“開始日”), now(), “days”)のように、指定した日付の間の日数を計算できる
round関数	数値を四捨五入できるround(3.14) と記載すると「3」と表記される

型の違い

Notionの数式では、数値、文字列、日付、真偽値（Boolean）など、さまざまなデータ型を扱います。注意点として、型の違いでエラーが発生しやすいため、異なるデータ型を扱う場合は、型変換関数（データ型を変換するための関数）を使用して適切な型に変換する必要があります。

例えば、format()関数を使って数値を文字列に変換したり、toNumber()関数を使って文字列を数値に変換できます。

以下の表に、数値や文字列への変換例をまとめました。

関数名	説明	例
format()	数値、日付などを文字列に変換する	format(123) -> “123”
toNumber()	文字列を数値に変換する	toNumber(“123”) -> 123

データ型に関して理解できると、より複雑な数式を作成し、Notionのデータベースを最大限に活用できます。

Notionの数式の主なデータ型一覧

Notionの数式で使用できる主なデータ型は以下の通りです。

データ型	説明	例	関連関数・操作
テキスト	文字列データ。文章、タイトル、名前など、テキスト情報を扱う際に使用する。	“Hello, world!”, “Notionの数式”	length()：文字列の長さを取得contains()：特定の文字列が含まれているかを確認replace()：文字列を置換
数値	数値データ。整数、小数、パーセント、通貨などを扱う。	1, 3.14, -5, 10%, $100	四則演算 (+, -, *, /)round()：四捨五入mod()：剰余
日付	日付と時刻のデータ。タスクの期限管理やイベントの日程調整などに使用する。	now(), date(“2024-03-20”)	dateAdd()：日付の加算・減算dateBetween()：2つの日付の間の日数、月数などを計算formatDate()：日付のフォーマット指定
ユーザー	Notionのユーザーデータ。タスクの担当者などを設定する際に使用する。	@user	user.email(), user.fullName()：ユーザーのメールアドレスや氏名を取得
ブーリアン (Boolean)	真偽値（true または false）。条件分岐などで使用する。	true, false	and(), or(), not()：論理演算
ページ	Notionのページデータ。他のページへのリンクを作成する際に使用する。	prop(“ページ”)	prop(“ページ”).propertyName：リンク先のページのプロパティ値を取得
リスト (配列)	複数の値をまとめて扱うデータ型。タグやチェックリストなどで使用する。	prop(“タグ”), [1, 2, 3]	contains()：特定の値が含まれているかを確認length()：リストの要素数を取得join()：リストの要素を結合
Empty (空の値)	値が存在しないことを表すデータ型。数式でエラーが発生した場合などに返されることがある。	toNumber(“”), parseDate(“Not a date”)	empty()：値がEmptyかどうかを確認

上記のデータ型を理解し、適切な関数と組み合わせて使用すると、Notionの数式を最大限に活用できます。

参考：数式の概要 – Notion (ノーション)ヘルプセンター

Notionで数式を活用できる場面4選

ここでは、Notionで数式を活用できる4つの場面をご紹介します。

タスク管理
経費管理
在庫管理
売上管理

Notionの数式は単なる計算だけでなく、さまざまな場面で活用すると、データベースをさらに有効活用できます。

タスク管理

Notionの数式は、タスク管理を効率化するための強力なツールです。

利用できる主な機能を以下の表にまとめました。

機能	詳細
期日までの残り日数の計算	タスクの締切日まであと何日かを自動で表示できる
進捗状況の可視化	「未着手」「進行中」「完了」などの状態をプロパティで管理し、数式を使って進捗率を算出できる
優先順位の自動決定	期日、重要度、作業量など複数の要素を数式で組み合わせ、タスクの優先度を自動判定できる

上記の機能を活用できれば、タスク管理をよりスムーズに進め、作業効率を向上させられます。

経費管理

経費管理に関して、活用できる主な機能を以下の表にまとめました。

機能	詳細
合計金額の自動計算	sum(prop(“金額”)) を使用し、複数の支出項目の合計金額を自動算出できる
予算との差額表示	prop(“予算”) – (prop(“金額”)) で予算と実際の支出を比較し、残額や超過額を自動で表示できる
カテゴリ別集計	各経費のカテゴリをプロパティで設定し、リレーションを活用するとカテゴリごとの合計金額を集計できる

上記の機能を活用すると、経費管理を自動化し、正確かつ効率的に経費を把握できます。

在庫管理

Notionの数式は、在庫管理を自動化し、正確なデータ把握と迅速な意思決定を支援する強力なツールです。

利用できる主な機能を以下の表にまとめました。

機能	詳細
現在庫数の自動計算	入庫数（例: prop(“入庫”)）と出庫数（例: prop(“出庫”)）を用いて、現在の在庫数を自動で算出できる
発注必要数の自動判定	最小在庫数と現在庫数を比較し、在庫不足時に必要な発注量を自動的に表示できる
売上・使用量の予測連携	過去の売上データや使用量の推移から、将来の在庫減少傾向を数式で予測し、補充タイミングを自動提示できる

上記の機能を活用することで、在庫管理の精度向上と業務効率の大幅な改善が期待できます。

売上管理

Notionの数式は、売上データの自動計算や分析を行い、戦略的な意思決定を支援する強力なツールです。

利用できる主な機能を以下の表にまとめました。

機能	詳細
総売上金額の自動計算	個々の売上データをもとに、sum(prop(“売上金額”)) などの数式を利用して総売上金額を自動算出できます。
日別・月別売上の分析	日付プロパティと連動させた数式で、期間ごとの売上推移や平均売上を計算し、売上傾向の分析が可能です。
売上目標達成率の表示	設定した売上目標と実績を比較し、(prop(“実績”) / prop(“目標”)) * 100 などの数式で達成率を自動表示できます。

上記の機能を活用することで、売上管理の効率化と迅速な意思決定が実現できます。

なお、具体的な数式の設定方法などはこちらの動画をご覧ください。

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