Notionでページを共有する4つの方法！共有機能の3つのメリットや注意点を解説
Notionでの情報共有に関して、以下のお悩みや疑問はありませんか？
「Notionで情報共有したいけど、どうすればいいの？」
「Notionの共有機能ってどのようなメリットがあるの？」
Notionの共有機能は、チームでの共同作業を円滑に進める上で非常に便利です。しかし、Notionを導入したばかりで、共有機能をうまく使いこなせない方も多いでしょう。
本記事では、Notionでページを共有する4つの方法をステップごとに解説します。共有機能を活用するメリットや注意点なども紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。
本記事を参考にすれば、Notionの共有機能をマスターして、チームワークを向上させられるでしょう。
なお、合同会社Metooでは、本質的な課題の可視化・分析を行なった上で、組織に関わる情報（ヒトモノカネ）が円滑に回る仕組みをNotionで構築するサポートを展開しています。
もし、Notionの活用方法や業務効率化に関するご相談があれば、以下よりお気軽にご連絡ください。
Notionで作成したページの4つの共有方法
Notionで作成したページを共有する方法は、大きく分けて以下の4つです。状況に応じて最適な方法を選択すると、スムーズに情報共有を進められます。
- チームスペースに共有する
- 特定のユーザー/複数人に共有する
- 外部メンバーにページを共有する
- Webにページを共有する
それぞれの方法を、詳しく見ていきましょう。
チームスペースに共有する
チームスペースとは、組織や会社内のチーム専用のスペースのことです。
チームスペースを作成すると、チームメンバーだけがアクセスできる専用のワークスペースが作られ、情報共有や共同作業が容易になります。
また、チームスペースのオーナーは、スペースの設定やカスタマイズを行うことも可能です。
共有したいページをチームスペースに移動するには、サイドバーにある「チームスペース」に、共有したいページをドラッグ&ドロップするだけです。
チームスペースを活用することで、チーム内の情報共有をスムーズに行い、プロジェクトの進捗管理や情報の一元化を実現できます。
なお、チームスペースは有料プランのみ利用することができる機能です。
特定のユーザー/複数人に情報を共有する
特定のユーザーや複数人のグループで情報を共有したい場合は、以下の手順で行います。
- 共有したいページを開き、右上にある「共有」ボタンをクリック
- 「ユーザーを追加する」をクリック
- 共有したいメンバーのメールアドレスを入力。複数人に共有する場合は、カンマで区切ると入力可能
- アクセス権限を設定（「フルアクセス」「編集可能」「コメント可能」「閲覧のみ」から選択）
- 「招待」をクリック
グループを追加する場合は、「グループを追加する」を選択し、「グループを作成」でメンバーを選択して情報を共有してください。
外部メンバーにページを共有する
Notionでは、取引先や顧客など、ワークスペースに参加していない外部メンバーにページを共有することも可能です。外部メンバーにページを共有する手順は以下のとおりです。
- 共有したいページの右上にある「共有」ボタンをクリック
- 「ユーザーを追加する」をクリック
- 招待したい外部メンバーのメールアドレスを入力
- アクセス権限を設定（「フルアクセス」「編集可能」「コメント可能」「閲覧のみ」から選択）
- 「招待」をクリック
外部メンバーに共有する場合は、権限レベルの設定を特に慎重に行う必要があります。情報漏洩のリスクを最小限にするためにも、必要な権限のみを付与するようにしましょう。
Webにページを共有する
NotionのページをWebページとして公開し、不特定多数の人と共有することも可能です。公開されたページは、Notionのアカウントを持っていない方でも閲覧できます。
Webに公開する手順は以下のとおりです。
- 共有したいページの右上にある「共有」ボタンをクリック
- 「Webで公開」をオンに設定
- 必要に応じて、「複製を許可」「コメントを許可」「編集を許可」のオプションを設定
Webで公開する際は、誰でもアクセスできるようになるため、公開する情報の取り扱いには十分注意する必要があります。公開前に、個人情報や機密情報が含まれていないかを確認しましょう。
Notionでの情報共有のセキュリティ設定
Notionでの情報共有のセキュリティ設定を以下の項目に沿って解説します。
- 共有するユーザーのアクセス権限設定
- 共有の停止設定
Notionで情報共有を行う際には、セキュリティ設定を適切に行うことが重要です。
情報漏洩や不正アクセスを防ぐために、共有するユーザーのアクセス権限設定と共有の停止設定に関して理解しておきましょう。
共有するユーザーのアクセス権限設定
Notionでは、共有するユーザーに対して、4段階のアクセス権限を設定できます。
- フルアクセス：ページの閲覧、編集、コメント、共有、削除など、すべての操作が可能です
- 編集可能：ページの閲覧、編集、コメントができますが、他者への共有はできません
- コメント可能：ページの閲覧とコメントができますが、編集はできません。
- 閲覧のみ：ページの内容を閲覧することのみ可能で、コメントや編集はできません
共有する情報の内容や相手との関係性に応じて、適切なアクセス権限を設定するのが重要です。
機密性の高い情報を共有する場合には、「閲覧のみ」など、必要最低限の権限を付与するようにしましょう。
共有の停止設定
一度共有したページの共有を停止したい場合は、以下の2つの方法があります。
- プライベートセクションに移動：共有を停止したいページを、サイドバーのワークスペースからプライベートセクションにドラッグ&ドロップで移動
- アクセス権限の削除：共有を停止したいページの右上にある「共有」ボタンをクリックし、共有しているユーザーのアクセス権限を削除
共有を停止すると、該当のユーザーはページにアクセスできなくなります。
不要な情報共有を続けることは、セキュリティリスクを高めるため、必要に応じて共有を停止するようにしましょう。
Notionで情報共有する3つのメリット
Notionで情報共有を行うことで、チームワークの向上や業務効率化など、さまざまなメリットを得られます。ここでは、Notionの情報共有による3つのメリットを紹介します。
- チーム全体の情報を一元管理できる
- 複数人がリアルタイムで情報を確認・編集できる
- 情報の透明性を高められる
これらのメリットを活用することで、チーム全体の生産性を向上させることができるでしょう。
チーム全体の情報を一元管理できる
Notionの情報共有機能を活用すると、チーム全体の情報を一元管理できます。
チームメンバーがそれぞれ個別に情報を管理していると、情報の散逸や重複が発生しやすく、最新の情報を探すのに時間がかかるケースが少なくありません。
一方、Notionでデータベースに情報を追加・更新すれば、共有しているメンバー全員が常に最新の情報にアクセスできるようになります。
また、NotionはチャットツールSlackと連携することも可能です。Notionのページが更新された際に、Slackに通知が行われるよう設定しておけば、情報更新の確認漏れを防げるでしょう。
NotionとSlackの連携に関して詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
複数人がリアルタイムで情報を確認・編集できる
Notionの共有機能では、ページの閲覧だけでなく、編集も可能です。複数人が同時に同じページにアクセスし、リアルタイムで情報の確認と編集を行えます。
例えば、会議の議事録をNotionで作成し、共有すれば、参加者全員がリアルタイムで議事録を確認・編集できます。
また、NotionはスマートフォンアプリやWebブラウザからアクセスできるため、場所を選ばずに情報共有や共同作業を行える点も特徴です。
出張中やリモートワーク中でも、必要な情報にアクセスし編集できるのは、Notionならではの魅力でしょう。
情報の透明性を高められる
Notionで情報を共有することで、チーム内の情報の透明性を高められます。
全員が同じ情報にアクセスできるようになるため、情報格差がなくなり、意思決定のスピードを向上させられるでしょう。
また、情報の透明性が高まれば、チームメンバー間の信頼関係も構築されます。誰がどのような情報を保有しているかが明確になるため、情報の隠蔽や不正を防ぐことにもつながります。
さらに、情報へのアクセスが容易になると、チームメンバーの情報収集にかかる手間を大幅に削減可能です。
情報を探す時間を短縮し、本来の業務に集中できるようになるため、チーム全体の生産性向上に貢献します。
Notionで情報共有する際の3つの注意点
Notionで情報共有を行う際には、以下の注意点を理解しておく必要があります。
- 多機能なため編集のルールを詳細に設定する
- ユーザーに付与する権限が適切か確認する
- 万が一漏洩してもリスクが低い情報のみ共有する
注意点を意識すると、情報共有をより安全かつ効果的に行うことが可能です。それぞれ詳しく解説するので、参考にしてください。
多機能なため編集のルールを詳細に設定する
Notionは、カスタマイズ性の高さや多機能性が魅力のツールです。しかし、ページの構成や編集ルールが統一されていないと、情報管理が複雑になってしまう可能性があります。
例えば、ページの階層化やタイトルの付け方、使用するテンプレートなどがバラバラだと、必要な情報を探すのが難しくなり、情報共有の効率が低下します。
そのため、Notionで情報共有を行う際には、チーム内で使用するテンプレートを統一したり、編集ルールやフォーマットを詳細に設定したりするのが重要です。
ルールを明確にして情報の一貫性を保ち、誰でも簡単に情報を見つけられるようにしましょう。
ユーザーに付与する権限が適切か確認する
Notionで情報共有を行う際には、ユーザーに付与する権限が適切かどうかを確認するのも重要です。
誤った権限設定を行うと、意図しない情報の編集や削除、情報漏洩などのリスクが上がります。
例えば、「閲覧のみ」の権限を付与するべきユーザーに誤って「編集可能」の権限を付与してしまうと、当該ユーザーが情報を改ざんしてしまう恐れがあります。
また、外部ユーザーに「フルアクセス」権限を付与してしまうと、情報が外部に漏洩する可能性もあるでしょう。
Notionで情報共有を行う際は、共有するユーザーごとに、必要な権限を慎重に検討し、適切な権限を設定するのが重要です。
権限設定を確認する習慣を身につけると、情報漏洩などのリスクを最小限に抑えられます。
万が一漏洩してもリスクが低い情報のみ共有する
Notionの共有機能は、権限設定や共有ユーザーの設定を適切に行えば安全に利用できます。しかし、複数人で情報を共有する場合、情報漏洩のリスクをゼロにはできません。
例えば、共有ユーザーを誤って設定したり、権限設定を間違えたりした場合、情報が意図しない相手に漏洩する可能性があります。
また、悪意のある第三者によってアカウントが不正アクセスされるリスクも考えられます。
Notionで共有する情報は、万が一漏洩した場合でもリスクが低い情報にとどめるのが賢明です。
特に、個人情報や機密情報など、漏洩した場合に重大な影響が生じる情報は、Notionで共有しないようにしましょう。
Notionのアカウントを持っていない人に共有する方法
Notionのアカウントを持っていない方にも、情報を共有することが可能です。
共有したいページをWebで公開することで、Notionアカウントを持っていない方でも、Webブラウザからページを閲覧できます。Webで公開する手順は、以下のとおりです。
- 共有したいページの右上にある「共有」ボタンをクリック
- 「Webで公開」をオンに設定
- 必要に応じて、「複製を許可」「コメントを許可」「編集を許可」のオプションを設定
スマートフォンでも同様の操作でWebに公開できます。ただし、Webで公開したページは、誰でもアクセスできるようになるため、公開する情報は十分精査しなければなりません。
また、公開する情報のアクセス権限を適切に設定することも重要です。
notionでの共有がおすすめな業務
notionでの共有がおすすめな業務は、以下の2つです。
- プロジェクト管理
- 社内の情報の一元管理
上記の業務でNotionを活用すると、チーム全体の生産性を大幅に向上させられるでしょう。それぞれ詳しく解説するので、参考にしてください。
プロジェクト管理
Notionは、プロジェクト管理ツールとしても非常に優れています。
プロジェクトの進捗状況やタスクの管理、議事録の作成など、プロジェクトに関わるさまざまな情報をNotionで一元管理できます。
Notionの共有機能を活用すれば、プロジェクトの進捗状況をチームメンバー全員に共有し、常に最新の情報を確認することが可能です。
また、タスクの担当者や期限を明確にすると、タスク管理の効率化にも期待できます。さらに、Notionで作成した議事録を共有することで、会議の内容を参加者全員が確実に把握できます。
Notionのプロジェクト管理機能に関して詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
Notionでプロジェクト管理する３つのメリットとは？テンプレートを使用した管理方法を解説
社内の情報の一元管理
Notionは、社内情報の一元管理にも役立ちます。社内規定、マニュアル、連絡事項、議事録など、さまざまな情報をNotionに集約すると、情報を探す時間を短縮することが可能です。
また、Notionの共有機能を使えば、社内情報をチーム全員で共有し、いつでもどこでもアクセスできる環境を整えられます。
複数人が同時に情報を編集できるため、情報の更新もスムーズに行えるでしょう。
その他、社内チャットで共有された情報やフィードバックなどをNotionに記録すると、情報が散逸するのを防ぎ、チーム全体のナレッジとして蓄積することも可能です。
Notionの活用についてお悩みなら「合同会社Metoo」への相談がおすすめ!
Notionは情報共有に最適なツールであり、複数人が同時にデータの閲覧や共同編集を行える点が特徴です。
ただし、Notionの共有機能を最大限に活用するためには、共有するメンバーの指定やアクセス権限の設定などを適切に行う必要があります。
本記事を参考にして、Notionの共有機能をマスターし、社内のチームワークを向上させてください。
なお、合同会社Metooでは、本質的な課題の可視化・分析を行なった上で、組織に関わる情報（ヒトモノカネ）が円滑に回る仕組みをNotionで構築するサポートを展開しています。
もし、Notionの活用方法や業務効率化に関するご相談があれば、以下よりお気軽にご連絡ください。